脱毛サロンを開業・営業するなかで、予約や顧客情報などの管理といった細かな業務を効率化し、施術に専念したいと考える方もいらっしゃるでしょう。
そんなときは、予約・顧客情報の管理がスムーズに進められる予約システムがおすすめです。本記事では、予約システムの概要やメリット、選び方を紹介します。
まずは資料をご覧ください
目次
脱毛サロン向けの予約システムとは？
予約システムとは、予約の問い合わせやスケジュール管理を、人の手に変わって自動的に行ってくれるシステムのことです。接客を伴うさまざまな業務・業種用に多岐にわたった予約システムがありますが、脱毛サロンなどサロンに特化した予約システムももちろん存在します。
予約システムはオンライン上で予約情報を一括管理するため、システムによっては電話をはじめ、クーポンサイト・各種SNS・Google検索などからの予約も即時更新・確認できます。
スタッフがそれぞれの媒体を細かくチェックする必要がなくなり、また予約を受けた時点で顧客情報が登録されるので、業務効率化・生産性の向上に役立ちます。
脱毛サロン向けの予約システムとしては、来店履歴や過去に受けたメニューがわかる「カルテ機能」や、いつでもお得なクーポンが利用できる「チケットクーポン機能」などがついているシステムがおすすめです。
脱毛サロンが予約システムを導入したほうがよい理由
脱毛サロンが予約システムを導入したほうがよい理由には、利用者であるユーザーの消費者行動が強く反映されています。具体的にどういうことなのか見ていきましょう。
ネット予約の有無がリピート理由の第1位
脱毛サロンが予約システムを導入した方がよい理由には、継続利用を検討するお客様にあわせていつでも予約を受けられることが挙げられます。
というのも、スマートフォンやタブレットなどの端末を多く利用する機会が増えた近年は、美容サロンをリピートしたいと考えるお客様の多くが、ネット予約できるサロンを優先しています。
これは美容業界やカスタマーに関する独自調査・研究をするホットペッパービューティーアカデミーの調査でも明らかになっていて、15～69歳の男女を対象としたアンケートで継続利用の理由を調査したところ、女性全体の37.6％、男性の27.6％が「ネットで予約できる」がいずれもトップに。
予約システムを導入すれば、営業時間外・定休日・施術中であっても24時間365日いつでも予約を受けられます。アンケート結果からネット予約需要の高さがわかるように、脱毛サロンでネット予約を導入すれば、これまで以上の既存客のリピートが見込めるでしょう。
口コミから予約へ誘導することが重要
ネットの口コミから予約につながるのも、予約システムを導入したほうがよい理由のひとつです。
ホットペッパービューティーアカデミーの調査によると、脱毛サロンの初回来店時にサロン選びで重要視したポイントとして、男女ともに「ネットの口コミがよい」ことを理由としています。特に女性は30.1％と突出しており、初めての利用だからこそ、すでに利用した人の口コミで選んでいることが明らかになりました。
男性の場合は、「ネットの口コミがよい」ほか、「ネットに掲載されている情報で自分に合いそうなスタッフを見つけられる」「ネットに掲載されているデザインやスタイルがよい」と、ネット上の情報を重視している人も多い印象です。
これらの情報からわかるように、利用を検討する人の多くは口コミで来店を決めています。口コミからのお客様を獲得するためには、予約システムを導入し、スムーズな予約につなげるのが望ましいでしょう。
引用元：
ホットペッパービューティーアカデミー：美容センサス2023年上期 資料編（詳細版） ＜エステサロン編＞ 「15～69歳男女の美容サロン利用実態」
脱毛サロンが予約システムを導入する店舗側のメリット
脱毛サロンが予約システムを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは7つのメリットを紹介します。
予約状況や顧客情報を一元管理できる
予約システムの導入によって、予約状況や顧客情報を簡単に確認できるようになります。たとえば、小規模で運営している店舗や、プライベートサロンといった形式で運営している店舗では、少数のスタッフで運営していることが多いでしょう。
予約システムを導入すると、予約の空き状況などをすぐに確認でき、業務効率化や集客に役立たせることが可能です。
1対1での施術でプライベート感を売りにしている店舗では、施術中に予約の電話などがかかってくると施術を中断せざるを得なくなります。
そのような店舗でも、予約管理システムの導入によって施術に集中でき、高品質なサービスの提供につなげることも可能です。
さらに、予約システムは顧客の予約スケジュールだけではなく、一人ひとりの顧客情報も管理できます。
脱毛サロンでは新規客とリピーターでは施術内容が違ったり、初回ではヒアリングの時間を多く取ったりと、顧客に合わせてサービスの内容が変わってきます。
予約システムにより新規客かリピーターの顧客かが把握できれば、顧客に合わせて担当者の割り振りを決めるなど、接客の手法を最適化することができるため、大きな業務効率化になるでしょう。
予約の取りこぼしを防げる
24時間365日予約できるということは、予約の取りこぼしを防ぐことにもつながります。予約の手段が電話のみの場合、どうしても営業時間内に連絡をしていただく必要がありますが、お客様によってはその時間に連絡をすることが難しい場合があります。
仕事などでどうしても営業時間内に連絡ができない、折り返し連絡をもらったが外出先で電話に出ることができなかった、といった理由で予約を先延ばしするお客様もいらっしゃることでしょう。
予約システムを導入すれば、店舗の営業時間に関わらずお客様の都合のよい時間に予約できるという、予約しやすい環境をつくることができるため、予約を取りこぼさずホームページからの誘導も可能になります。
スタッフの業務負担を軽減し、お客様の満足度をアップさせられる
ほかにも、予約システムの導入によってスタッフの業務負担を軽減し、お客様の満足度向上にも役立ちます。
これは予約システムによって予約管理やスケジュール確認などのために、スタッフの手を使うことがなくなるためです。
脱毛サロンによっては小規模ならではの丁寧な接客を売りにしたり、プライベートサロンの形式で運営したりする店舗も多く、予約管理の業務が接客などほかの業務を圧迫することも。業務や接客がおろそかになれば、お客様を満足させることができず、客離れにつながってしまうでしょう。
質の高いサービスを提供するためには、顧客との有意義な関係構築が必要であり、そのためにはお客様の会員属性や誕生日、来店回数、利用したことのあるメニューや趣味など、顧客ごとの情報を記録し、接客時に活かすことが大切です。
予約システムの導入によってスタッフの業務負担が軽減すれば、その分提供するサービスの質を向上できます。
リピートにつながる
新規で来店した顧客のリピートにもつなげることができます。
メールなどを自動配信することができるシステムなら、施術日の数日後にメッセージを送信するように設定しておくことができます。
来店のお礼のメッセージやフォローメッセージ、再来店を促すためのメッセージなどに自動配信メールを利用することで、よりよい顧客関係の構築にもつながり、再来店率や売上アップにもつなげることができるでしょう。
新規客獲得にも有効
予約システムを用いることで新規客の獲得にもつながります。
システムによってはクーポン機能が付いている場合があり、システムを通じて状況に応じたクーポンを発行することができます。
脱毛サロンに限らず、はじめて利用する店舗を選ぶ際に、クーポンがあり少しお得にサービスを受けられることが決め手になった、ということは少なくありません。先着クーポンなどで限定感を演出し、新規顧客の集客につなげましょう。
また、利用したお客様のレビューを記載できるシステムもあります。利用したことのない店舗では、サービス内容や雰囲気を知るために口コミを確認する人は多いです。新規客にとって、口コミが来店するかどうかの後押しになる場合があります。
予約忘れを防止することができる
「予約が入っていたのに、予約時間にお客様が来店しなかった…」という経験がある方も多いかもしれません。そこで、お客様の予約忘れ防止機能が付いている予約システムを選ぶのがおすすめです。
たとえば店舗で運用している公式LINEアカウントと連携することにより、予約忘れ防止のためのリマインダーがLINEを通じてお客様に通知される、といった機能です。こういった機能はお客様のドタキャンや、予約忘れなどの防止に役立ちます。
集計で改善施策を打ち出せる
集計機能のある予約システムなら、どこからの予約が多かったのか、予約のうち既存の予約と新規の予約が何件か、あるいは何件キャンセルがあったのかといった予約比率のデータを確認することができます。
また、期間ごとの集計でどんなクーポンがどれだけ使われたのかも集計可能です。これらのデータは、売上げアップを図るための基本です。脱毛サロンを運営する上で、PDCAを回しながら改善施策の打ち出しに大いに役立てることができるでしょう。
脱毛サロンが予約システムを導入するお客様のメリット
脱毛サロンが予約システムを導入すれば、サロン側には業務効率化によってスタッフが施術に集中できることや、高品質なサービス提供による相乗効果から、お客様満足度の向上などが期待できます。では、お客様にとってのメリットはどのようなことがあるのでしょうか。
予約しやすくなる
第一の理由として、予約しやすくなることが挙げられます。というのも、予約システムはオンラインで予約受付ができるシステムであることから、営業時間外や定休日であっても、24時間365日いつでも予約を受けることができます。
たとえば、週末に脱毛サロンを利用したいと考えたお客様が予約しようと思うものの、すでに時間が深夜だった場合を考えてみましょう。予約システム導入前であれば、当然ながら予約を受けることができず、機会損失を招くでしょう。
しかし、予約システムを導入すれば、ユーザーの予約したいタイミングで予約を済ませられるため、機会損失が大幅に減少します。
脱毛サロンは幅広い年代が通いますが、その中でもとくに需要が高いと思われる大学生～社会人の若い年齢層は、電話やメールでの予約よりもスマホでかんたんに予約できることを好む傾向にあります。
予約システムの導入によっていつでも予約を受けられるため、予約の間口を広げることにつながるでしょう。
予約を確認しやすくなる
予約システムの機能では、お客様の予約日にあわせてリマインドメールでお知らせすることもできます。これまでドタキャンが多かったサロンでも、予約システムの導入によってお客様に予約を自動でリマインドできるので、お客様は予約を確認しやすくなり、ドタキャンの防止につながります。
脱毛サロンが予約システムを導入するデメリットについて
脱毛サロンが予約システムを導入するにあたっては、予約管理の効率化をはじめとしたスタッフの業務負担軽減、提供サービスの品質向上や集客・売り上げアップの可能性など、実に多くのメリットが挙げられます。
その一方で、予約システムを導入することによるデメリットも存在します。ここからは、予約システムを導入するデメリットについて解説します。
固定費がかかってしまう
まず一つめに挙げられるデメリットは、固定費用がかかってしまうことです。
脱毛サロンで利益を上げるには、固定費をいかに抑えるかという点が重要になってきますが、予約システムを利用するには機器の費用やシステム利用料など、毎月のコストがかかってしまいます。
また、新しくシステムを導入するためには、初期費用も必要です。
だからといってあまりにも利用料金が安いシステムを導入すると、予約数に上限があったり、一部の機能が使用できないなどの制限があったりといったこともあります。
予約システムの導入を考える際には、初期費用や毎月の利用料金などのコストと、導入したあとのメリットのバランスを考慮に入れるようにしましょう。
新しいシステムをスタッフに共有する必要がある
予約システムに限らず、新しいシステムを導入するにあたっては、使用方法をスタッフ全員に共有する必要があります。
しかし、スタッフ全員がシステムの使い方に慣れるためには研修を行うなど、一定の時間が必要になってしまい、システムを導入してすぐにはスムーズな運用ができない可能性があります。
メリットを最大限に享受するには時間が必要です。スタッフ全員で使い方を共有し、スムーズに予約システムを利用できるようになるまでは、業務効率や生産性が低下してしまう恐れもあるということを考慮しましょう。
ネット予約の導線を考える必要がある
予約システムを導入しても、顧客に認知してもらえなければ意味がありません。ホームページ上にネット予約システムを設置する場合、どこのページに配置し、どのように予約ページまで誘導するか、といった導線を考える必要があります。
導線によってコンバージョンは大きく変わってくるため、慎重に考えなければいけません。
ホームページのデザインやリンクボタンの配置などを大幅に変更する必要がでてくるなど、改修などにコストがかかってしまいます。システムの初期費用や毎月の利用料とともに、これらの費用も導入コストとして考慮しておく必要があります。
利用しないお客様もいる
残念ながら、利用しないお客様もいます。ネットに詳しくない、ネットに不信感を抱いている、ネットを介して個人情報を送信することに抵抗がある、会員登録や新しいアプリのインストールがわずらわしい、といった理由が挙げられます。
せっかく予約システムを導入しても、利用してもらえなければコストがかさむだけになってしまいます。
脱毛サロンで欲しい予約システムの機能は？
予約システムは、システムによって機能が異なります。脱毛サロンに導入するなら、どんな機能が必要なのでしょうか。脱毛サロンで欲しい予約システムの機能について、見ていきましょう。
予約管理機能
まず必須なのが、予約管理機能です。予約の埋まった時間や空き時間をひと目で把握でき、システムによっては複数の店舗にまたがった管理も可能です。
また、システムによっては予約を受け付けることができる予約枠の設定をしたり、枠が埋まっていたら自動でキャンセル待ちや時間の振り替えなどをしてくれるものもあります。
顧客情報管理機能
予約と連携できる、顧客情報の管理機能も重要です。お客様の氏名や住所、連絡先のような個人情報を登録し、管理する機能です。
来店履歴や過去に利用したメニューなどを紐づけ、電子カルテとして利用できるものなら、紙のカルテをペーパーレス化し、たくさんの顧客情報のなかから必要な情報を瞬時に検索することができます。
メールやメッセージの自動配信
定型文を登録し、来店後のサンキューメールやフォローメールなどを一定期間ごとに自動的に送信してくれる、メールやメッセージの自動配信機能もあると便利です。予約日が近づいたときに、お客様に予約日時を通知するリマインドにも利用できます。
外部サイトや他サービスとの連携
Googleやクーポンサイトのような外部サイトや、LINEのような他サービスと連携して、予約を受け付ける機能があるものもあります。
とくにLINEは、すでに利用しているユーザーが多く、デメリットで挙げた「会員登録や新しいアプリのインストールがわずらわしい」という理由がなくなるため、お客様がシステムを利用して予約するまでのハードルを下げる効果が期待できます。
データ分析機能
予約状況や利用メニューのデータ集計、来店頻度など、売上に関するデータの集積機能があると、曜日や時間帯ごとの予約数を把握でき、今後の集客対策や経営戦略に役立てることができます。
POSレジ連携機能
POSシステムと連携できる予約システムなら、レジスターを設置しなくても、いま使用しているスマホやタブレット、パソコンで会計業務を行うことができるようになります。
ひとつ前で紹介したデータ分析機能と併せると、商品の売れ行きや客層ごとで人気のあるメニューなどの把握をすることができ、マーケティングにも役立ちます。
事前決済機能が搭載されているものも
POSレジとあわせて事前決済機能が搭載されていると、予約時に決済を完了することができるようになり、会計業務の負担がさらに軽減されます。事前に会計をしているため、お客様の無断キャンセルの防止にもつながります。
脱毛サロンの予約システムを選ぶ上でのポイント
予約システムを選ぶ上でどのような点に気をつければよいのでしょうか？ここからは、予約システムの導入を考える際に押さえておきたいポイントを解説します。
導入実績がどれぐらいあるか？
まず、導入したい予約システムが、どれくらい導入実績があるかを見てみましょう。
システムの信頼性にも関係するため「どれだけの導入実績があるか」を数字で把握することは大切です。
また、導入実績の多さは、それだけノウハウを蓄積してきたという証しでもあります。美容業界の傾向を把握し、導入後のサポート体制なども充実していると考えられるでしょう。
操作性
導入したい予約システムの操作性を確認することも大切です。
デメリットのなかで、新しいシステムをスタッフの間で共有しなければならないことを伝えましたが、操作性が良ければ、スタッフ間での共有に必要な時間を短くできます。
また、「マニュアルが充実しているか」「システム自体をカスタマイズすることができるか」などに重点を置いてもよいでしょう。「スタッフ同士で予約システムの使用方法をかんたんに共有できそうかどうか」を事前に確認しておきましょう。
お客様が予約しやすいシステムか？
予約システムの操作性は、運用する店舗側だけでなく、お客様にとっても重要です。
予約までの操作が複雑だったり、画面が見づらかったりすると離脱してしまうお客様もいらっしゃることでしょう。
店舗側が運用しやすいかだけではなく、予約画面の見やすさや操作性のよさなど、お客様が予約しやすいシステムかどうかも大切です。
求める機能の充実性
脱毛サロンでの予約システムを導入する上で、どのような機能を求めるかは店舗によって違うでしょう。
たとえば、会員制の脱毛サロンであれば会員予約とゲスト予約の両方の機能があればよいと考える店舗があるかもしれません。メニューや実際に対応するスタッフを事前に指定しておく機能がほしい、と考える店舗もあるでしょう。
また、近年はキャッシュカードや電子マネーによるキャッシュレス決済の利用が増えてきています。予約と決済を同時に行うことで当日はサービスを提供するだけでほかの手続きがいらなくなり、スムーズに店舗を利用してもらうことができます。
それだけでなく、すでに料金を支払っているため、ドタキャンが発生しにくくなるという点もメリットでしょう。
このように、店舗によって求める機能が異なるため、脱毛サロンごとに適したシステムを選ぶことが重要です。
候補システムの比較
導入実績や操作性、機能の充実性でいくつかの候補を選んだら、それらのシステムを比較することが必要です。とくに脱毛サロンでは、業務効率化が求められるため、その点に重点を置いて比較するとよいでしょう。
クラウド型の予約システムのなかには、期間を限定して無料で使える試用版などが用意されているものや、無料で使えるフリープランがあるものも少なくありません。
お試しで使ってみることで実際の操作性を確認できます。また、疑問点や不満点が出てきたときにどんなサポートが受けられるのかや、マニュアルの充実度なども確認しておくとよいでしょう。
連携機能がついているか？
外部ツールとの連携機能があるかどうかも、システムを選ぶポイントのひとつです。
最近の予約システムでは連携機能がついているものもあり、たとえばLINEと連携することにより、店舗が運営する公式LINEアカウントから顧客あてに通知が届くようになったり、そのままスマホのリマインダーを追加することができたりするものもあります。
Googleアカウントと連携することができれば、Googleカレンダーに予約の日時を追加してリマインダーを追加しておく、といったことができます。
このように、外部ツールとの連携機能がある予約システムを導入することにより、利便性を高めることができます。
集計機能の有無
システムを通じて予約をした件数を集計する機能の有無は、脱毛サロンを運営するなかで売上アップを図るために重要と言えるでしょう。
インターネットを通じて予約をしたのか、店舗で直接予約をしたのかなど、どこでどうやって予約をしたかの比率や、キャンセルが何件あったのかなどの集計ができる機能がついていることにより、PDCAを回して業務内容を改善し、サービスの品質向上や目標の設定に役立てることができます。
セキュリティ対策がされているか
お客様の個人情報や、売上のような経営情報は、悪意のある第三者による不正アクセスで覗かれてしまったり、外部流出してしまったりすると、店舗の信頼を著しく損なってしまう恐れがあります。
流出や外部からの不正アクセスに対するセキュリティ対策がきちんとされている予約システムを選ぶ必要がある、といえるでしょう。
通信の暗号化やアクセスログの管理機能、パスワードが設定できるかといったことを基準に選びましょう。予約システムを開発している企業が、プライバシーマークやISMSの認証を取得しているかどうかも、ひとつの目安となります。
脱毛サロンの予約システムなら「リザービア」
脱毛サロンに予約システムを導入するメリットや、予約システムを選ぶ際に押さえるべきポイントについて解説してきました。
これまでお伝えした予約システムにおけるメリットや、選ぶ際のポイントを押さえている脱毛サロン向けのおすすめ予約システムに「リザービア」があります。
リザービアは、大手サロンから個人サロンまで、5,000店舗以上の導入実績がある美容サロンに特化した予約システムです。
多くのサロンに選ばれる理由には、集客最大化を実現するさまざまな機能をはじめ、使いやすさ、サポート体制の充実度などがあります。ここでは脱毛サロンだからこそおすすめしたい機能を6つ紹介します。
設備管理で柔軟に予約を制御
設備管理とは、サロンのメニューと使用する設備を紐づけて、設備の数以上の予約を受け付けないようにできる機能のことです。
個人で脱毛サロンを開業するときやスモールビジネスで始めるときは、最小限の設備で運営することが少なくありません。届く予約を全部受けてしまえば、設備を使うことができず、お客様を待たせてしまう可能性があります。
そのような可能性を未然に防げるのがリザービアの設備管理です。
関連記事：
チケットクーポンでお得な回数券をデジタル化
新規客のお会計時や、既存客にアプローチするのに効果的なのがチケットクーポンです。
チケットクーポンとは、デジタル化した回数券のことで、お客様も店舗側もリアルタイムで使用状況や残りの回数を確認できる機能のことです。
リザービアのチケットクーポンは、予約時に自動でチケットやクーポンを適用できるので、紛失の心配がなく、より気軽にサロンを楽しめるようになります。
さらに、店舗側は紙で発行する必要がなくなるので、経費や会計業務も減らせます。
関連記事：
LINEやGoogleとの連携も
LINEと連携してトーク画面から予約をしたり、Googleと連携して検索結果に予約ボタンを設置したり、といったことが可能です。
普段から使っているツールやサービスを予約窓口とすることで、お客様が予約するまでに離脱してしまうことを防ぐことが期待できます。
関連記事：
LINE連携予約
予約アプリ「サロンカード」
予約アプリ「サロンカード」を使えば、スタンプカードのデジタル化、お友達紹介機能、過去予約履歴からのカンタン予約、口コミ投稿、クーポン受信ができるようになります。
1to1でダイレクトにメッセージを伝達できるため、キャンペーンやイベントの告知も、ほかのメッセージに埋もれて見逃してしまった、ということを防げます。
関連記事：
海外のお客様も安心の多言語対応
店舗操作側、ユーザー側ともに多言語に対応していることも、国際化が著しい昨今では必要な機能のひとつといえるでしょう。日本語・英語・中国語（簡体字/繁体字）・韓国語・タイ語の5ヵ国語対応で、海外のお客様の来店はもちろん、海外への出店時にも活用できます。
関連記事：
導入後も手厚いサポート体制
営業時間内の電話とメール、オンラインミーティングのほか、チャットは24時間対応。疑問や不安は、いつでも問い合わせることができます。また、リザービア導入店が受講可能なセミナーや講座も開催しており、導入時だけでなく導入後も手厚いサポートを受けられます。
リザービアと連携できる！POSシステム「A’staff Cloud Smart」
予約システム「リザービア」とあわせて、POSシステム「A’staff Cloud Smart」の導入もおすすめです。ここからは、「A’staff Cloud Smart」の特徴を紹介します。
関連記事：
A’staff
スムーズで使いやすい操作性
シンプルで直感的なデザインで、優れた操作性を実現しています。リザービアからA’staffへ直接スムーズに移動できるため、迷わず直感的に操作でき、サロン業務を円滑に進められます。
複数店舗の情報も一元管理
多店舗経営をしていると、ひとりのお客様が複数の店舗を利用することもあるでしょう。店舗をまたいだお客様のデータや、複数経路からの予約受付も、すべて一元管理することが可能です。
POS端末や周辺機器の提供も
POSシステムといったソフト面だけでなく、パソコンやPOS端末といったハードも提供しています。ハードとソフト、両方の提供を任せることで、万が一のトラブルも素早いサポートを受けられます。
キャッシュレス決済端末との連携も可能
クレジットカードや電子マネー、交通系ICカード決済、QRコード決済といった、あらゆるキャッシュレス決済が可能な端末と連携することも可能です。決済手段に対応し、さらにレシートプリンタ内蔵で、決済処理からレシート排出まで、1台の端末でこなせます。
なお、キャッスレス決済端末を利用するには、別途オプション契約が必要です。
まずは資料をご覧ください
脱毛サロンの運営には予約システムを活用しよう！
脱毛サロンは、口コミやネットの情報を参考にしながら予約する人が多いことから、スムーズな予約につながるよう工夫することが大切です。
さらにリピーターの多くは、ネット予約できることを理由に継続利用している背景もあることから、電話やメール、店舗での受付だけでなく、24時間365日いつでもオンラインで完結できる予約システムを導入しておくのが有効と言えるでしょう。
脱毛サロン向けの予約システムには、予約の管理だけでなく、顧客管理やクーポンの発行、ポイントシステムなど、さまざまな機能があります。
さらにGoogleなどの外部ツールとの連携や、事前決済システムなども活用すれば、スタッフの業務負担を軽減できるでしょう。
脱毛サロンを運営する方は、充実した機能の予約システム「リザービア」の導入をぜひご検討ください。
