集客獲得がうまく進み、予約管理に手が回らなくなったときは、予約システムを導入するのがおすすめです。
予約システムはスタッフの代わりに予約を24時間365日自動で受け付け、事務作業の効率化や売上の向上につなげます。
今回は、予約システムを導入するメリットと、選ぶポイントについて解説します。
目次
予約システムを導入する5つのメリットとは？
ここでは、予約システムを導入するメリットを5つ紹介します。美容室の業務や予約の管理などにおいて悩みや不満を抱える方は、予約システムの導入によって改善につなげられないかをイメージしながら読み進めましょう。
1. 営業時間外でも予約を受け付けられる
予約システムを導入すると、24時間365日いつでも予約を受けられます。予約システムがないと、電話やメールでのやりとりが中心になるため、スタッフ側もお客様側も不便に感じるシーンが多くあります。
とくに不定休のお店だと、お客様のタイミングによっては予約ができず、他店を利用する可能性があります。
予約ができないことはお客様に不便さを与え、お店側も集客獲得の機会損失につながります。
予約システムはいつでもどの時間帯でも予約を受け付けられるので、不定休や営業時間が短い美容室であっても、利益の向上はもちろん、顧客開拓や集客獲得にも役立ちます。
2. 施術に集中できる
予約システムの導入によって施術に集中できるメリットもあります。予約の電話が鳴るたびに手を止める必要がないので、スタッフが施術に集中できます。
お客様の来店が多いお店では、施術はもちろんスタッフとの会話を楽しみにされるお客様もいらっしゃいます。
お客様が楽しみにしていた施術や会話を中断する機会を減らせるので、顧客満足度の向上にも役立ちます。
3. スケジュール管理の手間とミスが減る
スケジュール管理の手間やヒューマンエラーを減らせるメリットもあります。予約システムを導入すれば、スケジュールを自動で管理できるので、管理にかかる手間が大幅に減ります。
また、予約記載ミスなどといったヒューマンエラーも減らせるので、大切なお客様の予約を忘れたり、ダブルブッキングしたりといったトラブルも未然に防げます。
4. 集客に利用できる
予約システムは、予約時に登録されたお客様の氏名や連絡先、予約履歴などをすべて自動で記録し蓄積できる機能も搭載。さらに、メニュー記録もあるので、お客様の情報から前回の予約までをすみやかに取り出すことができます。
紙媒体で管理していると、お客様の施術や予約にまつわる情報を取り出すのに多くの時間がかかります。効率的に把握したい美容室にとっては、予約システムはおすすめと言えるでしょう。
5. ドタキャンを減らせる
予約システムの機能には、自動メッセージ配信も搭載。お客様の来店前日に自動メッセージを配信することでリマインドにつながり、ドタキャンを防ぎます。
当日のキャンセルはほかの予約を受けることができないため、売上にも影響します。ドタキャンに悩む美容室は、予約システムの導入で対策を取り入れるのがおすすめです。
美容室に合った予約システムを選ぶポイントは？
ここでは、美容室で導入されることの多い予約システムに搭載された機能について紹介します。具体的な機能を押さえ、導入する際の資料として役立ててください。
予約管理機能
美容室では、予約台帳が必要不可欠です。紙媒体で管理する美容室もありますが、お客様の数が多いと、記入や変更といった作業に時間がかかります。
また、紙媒体は時間の経過によって劣化したり書き間違いによって見づらくなったりすることもあり、保管や書き込みは慎重に行わなければなりません。そんなときは、スマホやタブレットなどを使って管理できる予約システムがおすすめです。
美容業界に特化した予約システムのリザービアは、インターネット上で管理する予約システムです。スマホやタブレットでかんたんに操作できるので、予約管理にかかっていた労力や時間を施術に充てることができます。
予約の一元管理機能
美容室の集客獲得を意識するなら、SNSやクーポンサイト、ホームページやブログなどで情報を発信することが大切です。
しかし、多くの予約を受け付ける場合、それぞれの媒体や電話、メールで対応しなければなりません。そんなときは、予約を一元管理ができる予約システムがおすすめです。
リザービアでは、BMS（ビューティーマネジメントサービス）と呼ばれるシステムを使うことでLINEやX（旧Twitter）、GoogleなどのSNSやクーポンサイトからの予約を一元管理できます。
顧客管理機能
多くのお客様を管理するには、氏名や住所、電話番号に前回の施術記録などが欠かせません。しかし、紙媒体で管理すると、紛失や書き損じなど、さまざまな懸念があります。
リザービアには、顧客管理機能が搭載されています。お客様の個人情報はもちろん、施術記録も確認できます。
これまで多くのお客様が来店したものの、リピート率につながらず改善したい美容室には最適な機能です。
メッセージ配信機能
予約システムの多くには、メッセージ配信機能もあります。たとえば、メールアドレスを登録してくれたお客様へ、クーポンつきのダイレクトメールを送信することが可能です。
さらに、予約前日にリマインドメールを送ることもできるので、遅刻やドタキャンを防ぐ効果も期待できます。
リザービアには、メッセージ自動配信機能も搭載。顧客管理機能とあわせて活用すれば、しばらく来店のないお客様を掘り起こし、フォローアップメールやキャンペーンのお知らせなどを送信でき、再来店のきっかけにつなげられます。
スタッフ管理機能
スタッフ管理機能は、スタッフが対応できるメニューを個別設定できたり、専用URLを設定してスタッフ紹介ページから指名予約をかんたんに行える便利機能です。
スタッフ管理機能を使えば、スタッフのそれぞれの売上を閲覧できるので、モチベーションアップにつながります。
リザービアにもスタッフ管理機能があり、ヘア担当やネイル担当など、スタッフの多様性を活かした管理ができるほか、指名売上の強化、経営戦略などに役立ちます。
予約データ分析機能
予約データ分析機能は、予約受付で獲得した顧客情報を自動で集計できる機能です。利用日や施術内容、顧客データがすべて集計されるので、手動で計算する必要がなく、業務負担を最小限に抑えることが可能です。
リザービアには、インターネットでの予約受付における予約集計機能も搭載。POSレジを導入せずに開業したい方やスモールビジネスで始めたい方、それぞれの予約経路数を把握して、リピーターの向上につなげたい方におすすめです。
外部サービスとの連携機能
集客やブランディング化を意識するなら、外部サービスと連携できる予約システムがおすすめです。
外部サービスのなかでも注目したいのがSNSです。InstagramやX（旧Twitter）、日本国内シェア率トップのLINEなどのSNSを使えば、幅広いユーザーに積極的にアプローチできます。
リザービアは、ホームページやブログだけでなく、LINEやInstagramと連携して予約を受け付けることが可能です。すでにこれらのSNSを利用しているお客様がかんたんに予約できるようになります。詳しい連携方法については下記ページでご確認ください。
決済機能
予約システムには、決済機能がついたものもあります。オンライン予約のときに事前決済ができるもので、自動で会計集計を行い、売上管理の効率化につながります。さらに、事前決済機能を利用しておくと、施術前に会計が行われるので、ドタキャンを防ぐ効果も。
対面での決済にあわせて、予約時の事前決済も併用したい美容室や、QRコード決済を導入したい美容室におすすめです。
美容室で活かせる予約システムの機能とは？
ここでは、美容室にあった予約システムを選ぶポイントを紹介します。予約システムの機能をもとに、美容室での業務効率化や顧客満足度、集客獲得につなげられるかを判断しながら検討を進めましょう。
1. 予約連携機能は充実しているか
美容室向け予約システムを選ぶときは、LINEやInstagramといったSNSと連携できるかをチェックしましょう。
とくに、マップから店舗情報が見られるGoogleや、幅広い世代の人に多く利用されるInstagramやLINEと連携していれば、効果的なアプローチが可能になります。
2. 予約の一元管理ができるか
SNSをはじめ、クーポンサイトやホームページ、ブログなどからの予約を一元管理できる機能も大切です。
アプローチ方法が増えれば、その分だけ予約が増加します。LINEやInstagram、ホームページをそれぞれ運用していれば、トーク画面を開いたりメールボックスを確認したりなど、スタッフの時間や労力がかかります。さらに、ネット予約と電話予約で管理方法をわけていると、ダブルブッキングを招いてしまうなど、思いがけないトラブルが起きることも。
さまざまな媒体を使って集客強化を図るなら、予約の一元管理ができるかについても確認しましょう。
3. 操作性はよいか・使いやすいか
予約システムの操作性についても確認しましょう。使い方にくい予約システムは、導入しても使いこなせず、費用が無駄になってしまいます。お客様にとっても使いづらいと予約してもらえなくなってしまいます。
スタッフはもちろん、お客様にとっても使いやすい操作性かどうかチェックしましょう。
4. 導入後もサポートを受けられるか
予約システムを導入しても、操作方法がわからなければ集客強化やリピート率の向上が図れません。そういったときでも安心して質問できるサポートの有無についてもチェックしましょう。
5. セキュリティ機能は充実しているか
お客様の個人情報はもちろん、美容室の大切な情報は万全のセキュリティ機能を使って守ることが大切です。
予約システムの導入では、セキュリティ機能の有無や内容についてもチェックしましょう。
リザービアは美容室の運営に適した予約システム！
今回は、美容室に予約システムを導入するメリットと、予約システムの選び方について解説しました。
リザービアの予約システムには、予約情報を一元管理できる予約管理機能のほか、お客様が予約できる予約枠の設定が可能な予約枠設定機能、自動メール送信機能などがあります。
これらの機能を活用することで、スタッフが細かくチェックする必要がなくなり、事務作業の効率化や売上の向上につなげることが可能です。さらに、利用者の多いSNSと外部連携した予約システムを利用すれば、これまで以上の集客につなげられます。
なお、リザービアは導入前・導入後のどちらでもメールや電話、チャットで相談できるサポートがあります。導入にあたっての不安や利用方法などはもちろん、導入後も手厚いサポートが受けられるので、導入前後を気にすることなく気軽に相談できます。
美容室の運営に適した予約システム。美容室の集客やリピート率を高めたい方、スタッフのモチベーションの向上に役立つシステムを検討する方は、ぜひこの機会に検討してみてください。
