最近予約が増えてきて予約管理が大変になった、と悩んでいるサロンオーナーの方もいるのではないでしょうか。予約管理業務は、予約システムを導入すると効率化を図ることができます。
しかし、予約システムとひとことで言ってもさまざまな種類があり、どこに注目して比較すればよいのかわからず迷ってしまうことも。また、利用料が高額そうで導入に踏み切れない、と不安を覚える場合もあるかもしれません。
そこで今回は、予約システムを比較する6つのポイントと無料でも導入できる方法、予約システムを導入するメリットなどを解説し、おすすめの予約システム「リザービア」について紹介します。
目次
予約システムはどこで比較する？ 選び方のポイントを紹介
予約システムには多くの種類があるため、いざ導入しようと思ってもどれを選べばよいのかわからず悩んでしまうこともあることでしょう。そこでまず、予約システムを比較するポイントを紹介します。
どこに着目するべきかを理解し、各予約システムの特徴を把握して比較しましょう。
1. 導入する目的に合っているか
予約システムは、予約管理機能だけでなく、さまざまな機能が搭載されています。まず大切なのは、なぜ予約システムを導入したいのか、予約システムでどんな業務を行いたいのかを明確にし、求めている機能が搭載されているかを確認することです。
各予約システムに搭載されている機能のなかから、代表的なものを見ていきましょう。
顧客管理機能
店舗の経営を続けていくうちに、顧客が増え、多くの顧客情報が集まってきます。カルテなどの紙やExcelなどの表計算ソフトでは、書き間違いや記入ミスで別の顧客の情報と混ざってしまったり、紛失してしまったりするトラブルのリスクがあります。
予約システムに搭載されている顧客管理機能は、氏名や年齢、住所といった個人情報のほか、来店日時や利用メニューなど、さまざまなステータスを自動的に記録・管理することができます。
ちなみに、美容業界に特化した予約システム「リザービア」には、顧客管理機能が搭載されています。詳しくはこちらをご覧ください。
集客に役立つ機能
顧客情報をデータとして収集することで、管理以外にも活用することができます。たとえば、利用数の多いメニューや来客の多い曜日・時間帯といった情報を分析することで、経営戦略に役立てられて、集客にも利用できます。
リザービアでは、顧客情報など基本的なデータ以外にも、予約経路ごとの予約数やクーポンの利用数、利用クーポンの内訳など、予約に関するさまざまな情報を集計する機能があります。
また、クーポン発行機能も搭載されており、新規顧客と再来顧客別のクーポンはもちろん、使える期間が限定されたクーポンや曜日限定のクーポン、学生向けのクーポンなど、幅広く柔軟な設定が可能です。
リザービアの予約集計機能とクーポン発行機能について、詳しくはこちらをご覧ください。
一元管理機能
とくに複数店舗を展開している場合は、顧客情報や予約などの一元管理機能が欠かせません。
リザービアでは、一元管理ができるBMS（ビューティーマネジメントシステム）という機能を搭載しています（※オプション）。BMSは、ポータルサイトやクーポンサイトをはじめ、SNS、アプリ、LINEなど、複数の予約経路から受け付けた予約を一元化することができる機能です。
また、POSシステム「A’staff Cloud Smart」と連携することで、店舗をまたいで利用されるお客様の情報の管理に加え、会計管理も可能になります。
BMSとA’staff Cloud Smartについて、詳しくはこちらをご覧ください。
美容サロン向け予約ダブルブッキング防止ができる予約システム
電子カルテ、分析、会計ができるリザービアと連携可能なPOS【A’staff】
2. 同じ業界の導入実績は十分にあるか
同じ予約システムでも、業種によって使いやすいかどうかが異なります。自サロンに向いているかどうかを判断するには、美容院やエステなど、同じ業界の導入実績がどれくらいあるのかを確認してみましょう。
数字がすべてではありませんが、同じ業界の店舗の導入実績が大きければ、その業界にとって使いやすい予約システムである、という指針になります。
リザービアは、業界を牽引する大手美容室や急成長サロンをはじめ、全国で4,500店舗以上の導入実績をもつ予約システムです。美容業界に特化し、美容室やエステサロン、ネイルサロンなど、さまざまな幅広い業種でご利用いただいています。
実際に導入いただいているサロンの事例について、詳しくはこちらをご覧ください。
成功事例 | 予約システム「リザービア」
3. セキュリティ対策は万全か
予約システムでは、お客様の住所や氏名をはじめとした個人情報を扱います。お客様のプライバシーに関わる情報ですから、万が一にも、不正アクセスや情報流出などがあっては、店舗の信頼性を著しく損なってしまう恐れがあります。
そのため、予約システムにどんなセキュリティ対策がされているかを確認することは、非常に重要といえます。お客様の情報をきちんと守るためにも、万全なセキュリティ対策がされている予約システムを選びましょう。
4. 決済機能はあるか
予約の時点であらかじめ決済を済ませてしまいたいという人や、予約情報から会計管理までをひとつのシステムで行いたいという人も少なくないでしょう。
予約システムで決済まであわせて行いたい場合は、決済機能があるかどうかを調べましょう。また、どんな決済方法に対応しているかも確認してください。
予約システム自体に決済機能が搭載されていなくても、ほかの決済システムやPOSシステムと連携できるものなら、予約情報と紐づけて会計処理ができるものもあります。
5. 連携できるアプリにはどんなものがあるか
前述したように、予約システムには、ほかのシステムや外部サイト、アプリなどと連携できるものがあります。どんなアプリと連携できるのかは、予約システムによって異なります。そのため、連携できるアプリにはどんなものがあるかをチェックしましょう。
たとえば、リザービアにはLINE連携予約とInstagram連携予約が搭載されています。これは、LINEのトーク画面やInstagramの投稿を予約窓口にすることができる機能です。
LINE連携予約とInstagram連携予約について、詳しくはこちらをご覧ください。
公式LINEと連携できる予約システム【リザービア】
インスタと連携可能なWEB予約システム【リザービア】
6. スタッフ・お客様どちらにも使いやすいシステムか
今まで解説したように、予約システムには便利な機能が搭載されており、使いこなせればさまざまな業務を効率化することも可能です。しかし、操作性が複雑であっては、かえって手間がかかってしまい、業務負担が増加してしまうかもしれません。
また、予約を取るのに必要な操作が多いと、お客様が予約までたどり着かずに離脱してしまう可能性もあります。
スタッフだけでなく、お客様にとっても使いやすいかどうか、操作性のチェックも大事だと言えるでしょう。
予約システムは無料でも設置できるの？
予約システムの機能や選び方についておわかりいただけたところで、気になるのは利用にかかるコストではないでしょうか。ここからは、予約システムを無料で利用する方法について見ていきましょう。
Googleカレンダーを利用する
予約システムを無料で利用する方法のひとつ目は、Googleカレンダーを利用することです。Googleカレンダーとは、検索エンジンのGoogleが提供しているサービス。クラウド上に作成したカレンダーにスマホやPCなどの端末からアクセスして、スケジュールを共有することができる機能です。
Googleカレンダーは基本は無料で利用することができるので、活用すれば無料で予約システムを利用することができます。
反面、カレンダーにアクセスするすべての人にGoogleアカウントが必要、ひとつの枠にひとつの予約しか入れることができない、無料では最低限の機能しか利用できないなどの注意点もあります。
Googleカレンダーを利用して予約管理をする方法については、別記事でも紹介していますのであわせてご覧ください。
プラグインを利用する
ふたつ目は、プラグインを利用してホームページに予約フォームを設置する方法です。プラグインとはWordPressの機能を拡張するツールのことで、非常に多くの種類があるため、予約システムを構築することのできるプラグインもあります。
予約システムを構築できるプラグインをインストールすれば、ホームページに予約ページや予約フォームを設置することができます。
ただし、この方法が利用できるのは、自社ホームページをＷordPressで構築している場合のみですので注意してください。
予約システムを導入するメリットとは？
予約システムは無料で導入することもできますが、機能が制限されていたり、デザインの自由性がなかったり、導入にパソコンスキルを求められたりすることが多いです。
コストの必要な予約システムは、無料で導入する予約システムよりも便利になるケースがほとんど。では、有料の予約システムを導入するとどんなメリットがあるのか、見ていきましょう。
1. 機会損失を防げる｜24時間受付可能
ほとんどの予約システムは、予約受付・管理を自動的に行ってくれるため、スタッフが対応できない時間帯でも予約を受け付けることができます。
24時間365日、いつでも予約受付ができるようになるので、お客様も営業時間を気にする必要がなくなり、予約の機会損失の防止につながるでしょう。
2. 予約管理の煩わしさを減らせる・ミスを防げる
人の手で予約管理を行うのは、案外手間がかかります。予約日時や内容の書き間違いや記載もれが起きてしまうリスクもあります。
予約システムでの予約管理は、そういった業務をすべて自動化できるため、業務負担を軽減することが可能です。また、ヒューマンエラーによる予約のミスを減らすこともできます。
3. 集客に活かせる｜顧客データの分析など
予約システムでは、予約管理だけでなく、顧客情報管理などもできると前述しました。こういったデータを収集して分析すれば、より効果的な集客方法を打ち出すことができます。
4. 予約忘れを防止できる
予約システムの機能であるリマインドメールを利用すれば、予約忘れによる無断キャンセルを防止する効果も期待できます。
リザービアにはメッセージ自動配信機能が搭載されており、リマインドメールはもちろん、来店後のお礼メールやフォローメール、一定期間後の来店促進メッセージ、キャンペーンのお知らせなど、さまざまなメッセージを送信することができます。
メッセージ送信機能について、詳しくはこちらをご覧ください。
予約システムを導入する際の注意点とは？
予約システムを導入すると多くのメリットが得られますが、一方で注意点も存在します。予約システムを導入する際の注意点について、見ていきましょう。
1. コストがかかる・メンテナンスが必要
予約システムを導入するには、コストが必要です。導入にかかる初期費用や月額の使用料金などのコストのほか、利用を続けるなかでメンテナンスが必要になることもあります。
コストが気になる方は、まず最初に前述で紹介したような無料の方法を試してみて、使いにくさや物足りなさを感じてきたら、有料のシステムを利用するのがおすすめです。
2. 従来の予約方法と併用になる
予約システムが新たに予約方法として追加されるため、従来の電話や口頭での予約方法と併用することになり、新しいシステムに慣れる時間が必要な場合もあります。
慣れるまではスタッフの手間が増えてしまうことと、従来の予約方法とのすり合わせがうまくいかずダブルブッキングが発生してしまうことがある点に注意しましょう。
3. 予約システム自体には集客効果はない
予約システムは集客活動にも利用できますが、予約システム自体に集客効果があるわけではありません。収集したデータなどを上手に利用して、集客に活かすことが必要です。
リザービアでは、導入後にも電話やメール、チャットなど、充実のサポート体制があります。システムの使い方や集客への活用方法など、わからないことや不安な点があれば、いつでもお問い合わせください。
リザービアでサロン業務の効率化を図ろう！
予約システムにはさまざまなものがあり、それぞれ搭載されている機能や特徴が異なります。また、予約システムの導入には多くのメリットがある反面、いくつかの注意点も存在します。
搭載されている機能や同業種の導入実績、操作性などを比較して、自サロンに合った予約システムを探してみましょう。
リザービアは、今回紹介した機能以外にも、サロンのスムーズな運営や集客をサポートする、多彩な機能が搭載されています。集客できるお店づくりを支える予約システム、リザービアの導入を検討してみてください。
