予約確認メールを送るとどんなメリットがある?予約確認メールに必要な内容や例文を紹介

予約確認メールを送るとどんなメリットがある?予約確認メールに必要な内容や例文を紹介
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サロンや美容室では、予約に関するお知らせやDMなどメールの存在が重要です。過去には、DMを利用するメリットなどを解説した以下の記事もお届けしました。
参考記事:エステ・美容サロンがDMを利用するメリットと活用のコツ|作成のポイントとおすすめ例文を紹介

今回は、予約確認(リマインド)メールをテーマに、予約確認メールを贈るメリットや送信するメールの作り方、さらに詳しい文例文例も紹介します。ポイントを押さえてお客様の信用度アップに役立ててください。

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予約確認メールとは?

予約確認メールとは?
予約確認メール(リマインドメール)とは、予約内容の詳細を確認するとともに、数日前や前日に予約日をリマインドさせるメールのことです。リマインド(remind)とは「思い出させる」という意味で、再確認や念押しといったニュアンスでも用いられます。

予約確認メールは、お客様の希望する日時の予約を受け付けたことをお知らせするメールです。予約者名や予約日時、予約したメニューなどを記載し、お客様が予約した内容を確認してもらうために送信します。

万が一内容に誤りがあった場合は、訂正の連絡をしてもらうように伝えましょう。

お客様の予約日時が近づいた頃に、再度予約確認メールを送信します。一般的には、こちらが「リマインドメール」と呼ばれています。リマインドメールは、お客様が予約した日時や内容について改めてお知らせする目的で送信します。

これらはキャンペーンやイベントの告知とは違い、来店の催促をするものではなく、あくまで予約内容を確認してもらうために送信するメールです。

予約確認メールの内容については後ほどくわしく解説します。

予約確認メールのメリット

予約確認メールのメリット
予約確認メールを送信することは、サロンにとっていくつかのメリットがあります。まずは、予約確認メールを送信するメリットについて見ていきましょう。

お客様に予約日時を忘れずにリマインドできる、思い出してもらえる

予約確認メールを送信するメリットのひとつ目は、お客様に予約日時をリマインド(思い出す)できることです。

お客様が予約を入れた日から実際の来店まで期間が空いてしまうと、お客様自身が予約したことを忘れてしまい、無断キャンセルになってしまうというケースがあります。予約確認メールを送信すれば、予約した日時を思い出してもらうことができ、予約忘れによる無断キャンセルを防ぐことができます。

無断キャンセルはサロン側はもちろん、お客様がサービスを受けるきっかけを損失してしまうことになります。予約した日時を思い出してもらうことは、予約確認メールを送信する目的のなかでも、重要な役割のひとつに挙げられます。

事前の電話確認や直前の確認が減らせる

予約確認メールに当日のメニュー内容や注意事項などを記載しておけば、事前の電話確認や直前の確認などを減らすことができます。

事前の問い合わせは、サロン側にとってもお客様にとっても、貴重な時間を奪ってしまいます。あらかじめ当日必要な持ち物や注意事項、確認しておいてもらいたい点などを記載しておけば、事前の確認を減らすことができます。

ただし、あまりにも記載が長いと読んでもらえなくなる可能性があるので、特に必要な項目をピックアップし簡潔に記載するようにしましょう。

お客様に安心感を与えられ、サロンのホスピタリティをアピールできる

予約確認メールを送信することは、お客様に安心感を与えることにもつながります。

ひとり一人に予約確認メールを送信することで、お客様に「自分の予約を大切にしてくれている」「顧客一人にも真摯に対応するサロンだ」といった印象を与えることができます。

予約確認メールという小さな気遣いから、お客様に安心感を与えられ、サロンのホスピタリティのアピールをすることができます。

予約確認メールのデメリット

予約確認メールのデメリット
予約確認メールを送信することには、メリットがあることが理解していただけたのではないでしょうか。しかし、大きなメリットがある予約確認メールですが、少なからずデメリットも存在します。

前項で、予約確認のメリットのひとつに「予約日時を思い出してもらえる」と紹介しましたが、予約日時を思い出した結果、キャンセルにつながってしまう可能性も存在します。

予約をした日から当日の来店日まで期間が空いていると、お客様が予約日時を忘れて他の予定を入れてしまうケースがあるからです。その場合どちらの予定を優先するのかはお客様自身の判断となり、結果として予約のキャンセルが発生してしまうことがあります。

とはいえ、無断キャンセルという最悪の結果にならない、と考えることもできるでしょう。予約がキャンセルになってしまうのは残念ですが、無断キャンセルを防止することができると考えれば、大きなデメリットとはいえないかもしれませんね。

予約確認メールに書く内容

予約確認メールに書く内容
つづいては、予約確認メールにどんな内容を書けばよいのかについて見ていきましょう。

予約日時や予約の内容

まずは、予約に関する基本的な情報はすべて記載しましょう。予約したお客様の氏名や予約日時、予約したメニューなどといった情報が必要です。予約番号や施術担当者といった項目があれば、それらも記載しておきましょう。

万が一にも、お客様が希望する日時やメニュー、担当者などに誤りがあると、お客様に満足していただけるサービスを提供することができません。予約内容の情報をしっかりと記載しましょう。

店舗の場所や連絡先

次に必要なのは、店舗の住所や連絡先といった情報です。番地やビル名、階数などまで記載しましょう。再来店のお客様ならば問題なく来店できますが、新規のお客様は住所を頼りに来店する方がほとんどだと思います。

周辺地図とアクセスルート、最寄りのバス停・駅名や所要時間の目安なども記載できれば、より親切です。お客様が迷わず来店できるよう、正確な情報を記載しましょう。

また、お客様が迷ってしまった、道路が混雑している、事故でダイヤが乱れているなどで、予約時間に遅れてしまう可能性も考えられます。緊急時の連絡先も記載しておきましょう。

持ち物や注意事項

施術メニューによっては、お客様自身に用意してもらう必要がある持ち物や、気をつけてもらいたい注意事項があるかもしれません。必要な持ち物や注意事項は、予約確認メールに記載して事前に確認できるようにしておきましょう。

事前に告知していないと、注意事項を知らなかった、必要な物を持ってきていないなど、施術を受けられないリスクが発生してしまいます。トラブルを防ぐためにも、注意事項は記載しておきましょう。

キャンセルの方法

予約をした日から予約の日時が空いていると、お客様自身が予約したことを忘れて別の予定を入れてしまうケースがある、とデメリットの項で前述しました。万が一、お客様の予定が合わないなど来店できなくなってしまうことを想定して、キャンセルの方法も記載しておきましょう。

電話やメールといった連絡方法や、何日前までならキャンセル料がかからないなど、キャンセルポリシーも記載しておくと、不要なトラブルを避けられます。

予約確認メールの例文を紹介

予約確認メールの例文を紹介
ここからは、予約確認メールの例文を紹介します。例文を参考に、サロンやお客様、予約内容に合わせた予約確認メールを作成してみてください。

リマインドメールの例文|一般的

<タイトル>
「【サロン◯◯】ご予約確認」

<本文>
「〇〇様

〇〇サロン〇〇店へのご予約ありがとうございます。
担当の〇〇と申します。
以下の内容で承っているご予約日の〇日前になりました。
当日は〇〇様にお会いできますことを心待ちにしております。

【ご予約日時】
〇〇年〇月〇日 〇時〇分

【アクセス】
〇〇県〇〇市~~~~
最寄り駅・〇〇駅

【お問い合わせ】
予約の変更・キャンセル等のご連絡は以下までお願いいたします。
また、ご質問などございましたらお気軽にご連絡くださいませ。
電話番号:~~~~
受付時間:〇時~〇時
インターネット:~~~~

〇〇サロン 〇〇店」

お客様に予約の日時が近くなったことをお知らせするための、一般的な情報を記載したリマインドメールの例文です。

リマインドメールの例文|細かな情報まで記載

<タイトル>
「【〇〇サロン 〇〇店】ご予約の〇日前になりました」

<本文>
「◯◯様

この度は、サロン◯◯をご予約いただき誠にありがとうございます。
ご予約日の◯日前になりましたため、お知らせいたします。
◯◯様のご予約内容は以下のとおりです。

日時:◯月◯日 ◯時◯分
ご予約メニュー:~~~~
料金:税込み◯◯円(予定)
※お支払いには、現金・クレジットカード・電子マネーのいずれかをご利用いただけます。

当日は、下記の店舗にご来店ください。
住所:~~~~
地図:(画像やURLを記載)
アクセス:◯◯線◯◯駅◯番出口より徒歩◯分
以下のマップもご参照ください。
https://goo.gl/maps/~~
連絡先電話番号:~~~~(担当◯◯)

【注意事項】
当日は◯◯をお持ちのうえご来店ください。

【キャンセルについて】
万が一キャンセルをされる際は、ご予約日の◯日前、◯月◯日までにお知らせください。
無断キャンセルの場合、料金の◯%のキャンセル料を頂きます。
予約変更のご連絡先:~~~~(◯曜日~◯曜日の◯時~◯時)

サロン◯◯
担当:◯◯」

予約の基本情報だけでなく、アクセス方法やキャンセルポリシーなど細かな情報まで記載したリマインドメールの例文です。

予約受付完了メールの例文

<タイトル>
「ご予約を受け付けました。【◯◯サロン】」

<本文>
この度は◯◯サロンをご予約いただきありがとうございます。

お名前:◯◯◯◯様
ご予約日時:◯月◯日◯時◯分
ご予約メニュー:◯◯◯◯◯◯
料金:◯◯円(予定)
クーポン利用:あり/なし

上記の内容にて予約を承りました。
万が一、お申し込み内容に誤りがございましたらご連絡ください。
当日のご来店をスタッフ一同心よりお待ちしております。

ご質問・お問い合わせはこちら
〇〇(店名)
TEL:~~~
E-mail:~~~
URL:~~~

予約確認メール作成のポイント

予約確認メール作成のポイント
予約確認メールの例文をご紹介しました。ここからは、予約確認メールを作成するときに押さえておきたいポイントを解説します。

リマインドメールの送信は2,3日前に

リマインドメールは、来店予定日の2,3日前に送信するのがよいとされています。

早すぎると予約忘れの防止の効果が薄く、かと言って直前に送信すると、キャンセルの手続きが間に合わなくなってしまう可能性があります。残念ながらキャンセルになってしまったとしても、数日の余裕をもたせておけば、あらためて別の日に予約を入れることも可能です。

何件も予約があると、個別にメールを送信するのに宛先や予約日時を間違えてしまうリスクがあります。せっかくのリマインドメールも、送信先や予約内容の情報を間違えてしまうとお客様に失礼であり、逆効果になりかねません。

リマインダーメールを送信する際は、自動送信機能のあるシステムを利用するのがおすすめです。お客様情報と予約内容を登録し、送信メッセージと予約日の何日前に送信するかを設定しておけば、自動的にリマインダーメールを送信してくれます。

件名に店名やサービス名、用件をしっかりと記載する

せっかくていねいに予約確認メールを作っても、誰から来たのか、またどんな要件なのかわからないメールは、開封されずに放置される可能性があります。放置されてしまっては、リマインダーメールを送信する意味がなくなってしまいます。

お客様からメールをスルーされないようにするためには、お客様が自分にとって必要、もしくはお得だと感じられるような件名にすることが重要です。店名やサービス名、用件を件名にはっきりと記載しましょう。

本題はシンプルに記載する

予約確認メールには、予約内容を記載します。しかし、メールは読むのが面倒と感じる方もいるので、長文ではなくできるだけ簡潔に終わらせることが大切です。特に最近では、スマホでメールを確認する人が増えているため、スマホからメールを読むケースを想定しましょう。

予約に関する連絡や注意事項がたくさんある場合には、別途ホームページやSNSで専用ページを用意し、詳細をメールに記載せずに専用ページのURLに誘導するとよいでしょう。箇条書きも効果的です。

予約システムのメッセージ自動送信機能を活用しよう

予約確認メールやリマインドメールは、予約内容に誤りがないか確認してもらい、予約日時を忘れないように通知することができます。しかし、予約数が多いとお客様一人ひとりにメール送信することが手間になってしまいます。

そこで、予約システムのメッセージ送信機能を活用することをおすすめします。予約システムには、予約確認メールを自動送信する機能が搭載されているものが多いです。受け付けた予約情報をもとに、予約確認メールやリマインドメールを自動で送信することで、メール送信業務の効率を改善することができます。

リザービアで予約情報を効率的に管理しよう

リザービアで予約情報を効率的に管理しよう
自動メッセージ送信機能を利用するために、予約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。サロンや美容室などの予約管理には、豊富な機能を備える予約システム「リザービア」がおすすめです。たくさんある搭載機能のなかから、リザービアをおすすめする理由について紹介します。

使いやすい予約システム

リザービアの予約台帳はスマートフォンへの表示に対応しています。営業時間外や外出先など、いつでもどこにいてもスマホから予約状況を確認することができて便利です。電話予約を受けた際も、「カンタン予約」ボタンを使えばわずか4秒で予約枠を確保できます。

予約アプリ「サロンカード」ではスタンプカードのデジタル化、お友達紹介機能、過去予約履歴からのカンタン予約など、お客様にとっても使いやすいシステムが搭載されています。

LINEやInstagramとも連携ができる

LINEやInstaguramとも連携をさせ、予約動線とすることが可能です。Instagramの投稿につけたハッシュタグと、あらかじめ作成しておいた予約メニューと自動で紐づけ、投稿から直接リザービアの予約ページに遷移することができます。

LINEと連携すれば、LINEのトーク画面から直接予約を受け付けたり、リマインドメールのかわりにLINEにリマインダー通知やキャンセル通知をしたりと、より気軽にお客様へ連絡ができます。また、新しくアプリをインストールする必要もなく、今運用している公式LINEアカウントがあればOK。

InstagramやLINEは特に若い世代の利用率が高いため、より効果的な集客も期待できます。

※Instagram連携予約やLINE連携予約は別途オプション契約が必要です。

顧客管理機能

顧客情報を登録して管理する機能も搭載されています。お客様の氏名や住所、電話番号といった基本情報をはじめ、来店回数、前回スタッフ、前回メニュー、クーポン利用履歴などといったさまざまな情報から、顧客情報をカンタンに検索し、クーポン付きのDMを送信などが可能です。

自動メッセージ送信

もちろん、自動メッセージ送信機能も搭載されています。来店当日から最大で60日後まで自動メッセージを登録することができます。来店当日のお礼メール(サンキューメール)や、来店以後のフォローメール、クーポンやキャンペーンなど、配信制限なくDMも自動で配信することが可能です。

配信する対象の顧客も、利用したメニューや指名したスタッフごとに絞れます。上手に使いこなして集客に活用してください。

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予約確認メールは情報を漏れなく記載してお客様のもとに届けよう

予約確認メールは情報を漏れなく記載してお客様のもとに届けよう
予約確認メールには、件名・日時・メニュー・場所などを必須項目として入れ、ほかはサロンごとにアレンジしてお客様に送信しましょう。「ご来店を楽しみにしております。」などの一言を入れることでお客様も来店日まで楽しみに待ってくれるかもしれません。

また、万が一を想定し、注意事項やキャンセルポリシーも記載しておくとよいでしょう。不要なトラブルを防止できるかもしれません。

しかし、予約確認メールをお客様一人ひとりに送信するのは、手間がかかって時間を取られてしまいます。業務改善と効果的な集客のために、自動配信機能が搭載されている予約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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