リマインドメールで予約忘れを防ぐポイントを紹介!LINEのトークに送るのも効果的

リマインドメールで予約忘れを防ぐLINE/メール編
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予約から日にちがたってしまうとどうしても忘れてしまい、予約忘れやドタキャンの原因になってしまいます。お客様の予約忘れを防ぐにはリマインドメールを送るのが効果的です。

今回は、リマインドメールについて、送るメリットやポイントを解説します。また、リザービアのLINEトークにリマインドを送信する機能についてもご紹介します。今まで手作業でリマインダーメールを送信していて、その手間を減らしたいと思っている方は必見です!
関連記事:LINEを活用した予約システムとは?導入方法や選び方を解説

リマインドメールとは?

リマインドメールとは?

リマインドメールとは、お客様に予約したことを思い出してもらうために送るメールのことです。予約をしたお客様に予約の内容や店舗の情報を送り、店舗への来店を促すことができます。

リマインドメールはEメールのほか、LINEなどのSMSのショートメッセージを利用して送ることもあります。リマインドメールを送ることでどのようなメリットが有るのかを紹介します。

リマインドメールを送るメリット

予約をした日から予約当日までの時間が空いてしまうと、お客様が予約をしたことを忘れてしまうこともあります。予約の前日にリマインドメールを送ることでお客様に予約のことを思い出してもらい、予約がきちんとされていることを伝えることが重要です。

リマインドメールに、予約の内容や店舗の情報を記載することで、お客様はサービスを受けるのに必要な金額や店舗の場所を確認できます。お客様が事前に準備をすることができ、当日のサービスをスムーズにできるようになるのもメリットです。

リマインドメールを送るポイント

リマインドメールを送るポイント

リマインドメールは予約をしたお客様に読んでもらい、予約のことを思い出してもらうことが重要です。書き方のポイントをおさえて送り、お客様が安心して予約当日を迎えられるように工夫しましょう。
ここからはリマインドメールを送る時のポイントを紹介していきます。

1~3日前に送ろう

リマインドメールを送るタイミングが早すぎてしまうと、また忘れてしまうことにつながります。予約のことを覚えていても、店舗の情報などを過去のメールから探す手間がかかってしまいます。

逆に遅すぎて予約当日になってしまうと、お客様が準備をする余裕が無くなりスムーズに案内するのが難しくなってしまいます。また、予約したことを忘れていて予定を入れてしまった時など、変更が必要な場合にも時間の余裕がなくなってしまいます。

リマインドメールを送るタイミングは、予約の1〜3日前に送るのが丁度良いでしょう。仮に変更する必要があっても、日にちに余裕があることで変更する余裕を作ることができます。適切なタイミングでリマインドメールを送ることでドタキャンを防ぐことができるでしょう。

件名はわかりやすくしよう

メールの件名は予約の確認であることが分かりやすい件名にしましょう。件名を見るだけで予約をしたことが思い出せると、メールの内容を確認してもらうことができます。

「ご予約の確認【(店舗名)】」など、気づいてもらいやすい件名にすることで、お客様にリマインドメールであることがひと目で分かるようになります。あとから探して確認しやすくなるのもメリットです。

分かりづらい件名では、お客様に重要なメールであることに気づいてもらえず、迷惑メールと間違えられたり、読んでもらえなくなってしまいます。また、【リマインド】や【リマインドメール】というタイトルは不快に感じる方もいるので避けましょう。

本文を読みやすくまとめよう

リマインドメールの本文も読みやすい内容にしましょう。長文のメールは読みづらく、せっかく開いても最後まで読まれなかったり、重要な内容が伝わらなくなってしまいます。

お客様に確認してほしい情報を簡潔にまとめて書くことが重要です。予約の日時や店舗の場所を分かりやすく記載し、詳しい情報はURLなどで見てもらうようにすると文章をまとめやすくなります。
また、予約の変更やキャンセルを行うURLを記載するのも良いでしょう。万が一お客様が予約の内容を変更したいときにもスムーズにご案内ができます。

一つの文章を短くし、適宜改行を挟むことでも読みやすいメールになります。読みやすいメールは必要な情報がどこにあるかが分かりやすいため、お客様が内容を確認する負担を減らすことができます。

メールよりも効果的!LINEのトークにリマインド通知

LINEのトークにリマインド通知

予約システムを導入しているサロンでは、メールなどで予約前日などの通知を自動送信していることと思います。ですが、予約システムを利用していないためにメールを毎回手作業で送信しているサロンもあるのでは?

毎回、予約日の前日にメールを作成して一人一人に送信するのは手間がかかります。また、メールによるリマインドメールの送信は迷惑メールに振り分けられてしまったり、見逃されてしまうリスクがあります。

そこで、LINEでリマインドメールを送ることをおすすめします。LINEなどのSMSはメールに比べてメッセージが届いたことが分かりやすいため、リマインドメールを見落とすことが少ないのがメリットです。

LINEミニアプリとリザービアを連動させると、予約情報は自動的にLINE内の「Service Messages」トークに送信されてお客様のLINEに通知をすることが可能になります。

LINEのトークに届くので、迷惑メールに振り分けられてしまったり、見逃してしまうといったリスクも避けることができ、ドタキャン抑制&お客様の利便性UPにつながります。

3つのタイミングで送信可能

通知は3つのタイミングでお客様に送信されます。

  1. 予約完了時
  2. 予約前日などのリマインド
  3. 予約キャンセル時

みなさんはプライベートでメールを頻繁にチェックしていますか?
現在ではメールを利用する機会が減っている方もいるため、メールは見落としてしまうことが多くなってしまいます。日常的に使っているLINEであればリマインドが目に触れやすく、予約を忘れていてドタキャンしてしまうというケースも減らすことができます。

LINE内の「Service Messages」は自動送信のみとなっているので、お客様からメッセージを受け付けたり、トーク上でやり取りをすることはできません。LINE公式アカウントと併用することで、トークでのやり取りと予約の受付を併用することは可能です。
LINE公式アカウントにミニアプリの予約リンクを載せることができるので、一緒に活用していくことをオススメします。

LINE公式アカウントとLINEミニアプリの違いは分かりづらいものなので、以下の記事で2つの違いを解説しています。
お時間がある時にこちらも合わせてご覧ください。

リザービアはLINEとも連携ができる

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リザービアのLINE連携機能はリマインドメールの送信だけではありません。お客様にLINE公式アカウントをお友だち登録してもらうことでより便利に利用していただけるLINE連携予約についても解説します。

LINE連携予約は、リザービアと連携してLINE公式アカウントからかんたんに予約を受け付けられるようになる機能です。予約のやり取りがすべてLINEで行うことができ、予約の完了通知やリマインドメールの送信もできます。

LINE公式アカウントを活用することで、キャンペーンのお知らせやクーポンの配信もできるようになります。お客様に新たにアプリをダウンロードしてもらう手間なく、利用してもらいやすいので、リピート率をアップさせるのにおすすめです。

リマインドメールでお客様に予約のお知らせをしよう

お客様の予約忘れを防ぐために、リマインドメールは分かりやすい件名と必要な情報がわかりやすい文章を心がけましょう。見落としを防ぐにはLINEを活用するのもおすすめです。

リザービアはLINEからの予約を受け付けられるだけでなく、お客様に自動でリマインドメールを送ることもできる、便利な予約システムです。予約忘れに悩んでいるサロン様は是非活用してみてください。

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