個人や小規模で開催している教室やスクールは、レッスン以外の業務負担も大きくなりがちです。そのなかでも予約受付・管理業務は、手間や負担がかかってしまっているケースも多いのではないでしょうか。
そこでおすすめなのが、レッスンの受け付けに予約システムを導入することです。
この記事では、スクールの運営に適したレッスン予約システムを使ってできることや、導入のメリットを紹介します。おすすめの予約システムも5種類紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
まずは資料をご覧ください
目次
そもそも予約システムとは？
まずはじめに、そもそも予約システムとはどういったものなのか、概要を紹介します。
予約システムは、その名の通り予約に関するシステムで、予約受付・管理を自動化し、リアルタイムで更新することができるものです。
従来では電話やFAX・メールなどで受け付けた予約を、紙で手書きしたり、Excelなどの表計算ソフトで表を作成したりして管理するなどしていました。しかし、小規模のスクールだと事務作業専門のスタッフがおらず、ほかの業務の合間に管理しなければなりません。
予約システムを使用すれば、システムが予約を自動的に管理してくれるため、予約に関する業務の効率化が図れます。また、予約管理以外にも、決済や顧客管理・データ分析など、スクール運営に生じる業務を支援してくれる予約システムもあります。
レッスン予約システムにできること
ここでは、レッスン予約システムの機能について解説します。予約システムを利用して、どのようなことができるのかを確認していきましょう。
自動予約受付
自動予約受付は、予約システムの基本となる機能です。専用の予約フォームを作成し、ホームページやSNSとリンクで結べば、Web上でいつでも予約を受け付けられます。
予約画面では、時間割がカレンダーのように一覧で表示され、コマごとの空き状況はリアルタイムで更新される仕組みです。参加人数が上限に達した場合は自動で予約が締め切られるため、ダブルブッキングが発生しにくくなります。
さらにキャンセル待ち機能を備えた予約システムならば、空きが出た際に、自動でキャンセルを待つ別のお客様の予約が確定する仕組みも作れます。
メールの自動送信
予約システムには、あらかじめ運営側が設定したタイミングで、メールを自動送信できる機能も備わっています。予約時の受付完了メールや、レッスン前日のリマインドメールなど、複数のパターンを設定できます。
このうちリマインドメールは、受講忘れを防ぐ手段として有効です。手動での送信作業が不要になるため、日々の運営負担も軽減されます。
なお一部の予約システムでは、リマインドメールの自動送信が上位プランに限定されていることもあるため、必要な場合には対応プランを確認しておくとよいでしょう。
事前決済
予約システムの導入により、予約の受付とあわせて、クレジットカードや口座振替による決済を事前に行えます。
オンライン上で決済できる仕組みがあれば、レッスン当日に現金の受け渡しを行う必要はありません。集金業務の手間が軽減され、受講料未払いのトラブルも防げるようになります。
予約システムによっては月謝制やチケット・回数券の販売に対応しているものもあるため、必要に応じて検討してみましょう。
オンライン会議ツールとの自動連携
Zoom・Google Meet・Microsoft Teamsなどの、オンライン会議ツールとの連携機能を備えた予約システムもあります。オンラインレッスンをメインとしてスクールを運営している場合には、役立つ機能です。
レッスンの予約が入ると自動でミーティングURLが発行され、予約完了後のメールの文面に挿入されるようになります。
顧客管理
顧客管理機能を備えた予約システムなら、予約受付と同時に顧客情報を自動的に収集・管理できます。蓄積されるデータは、名前・連絡先・受講履歴・レッスン進捗・利用頻度・キャンセルの傾向などです。
メモ欄が用意されているシステムならば、申し送り事項を記入してスタッフ間で情報を共有できます。これにより、前回と異なるスタッフがレッスンを担当する場合でも、お客様に一貫した指導を行えるようになります。
レッスン予約システムを導入する5つのメリット
レッスン予約システムを導入すると、いくつかのメリットが得られます。ここからは、予約システムを導入する5つのメリットについて見ていきましょう。
1.予約管理の業務負担が軽減される
予約システムを導入する最大のメリットは、スタッフの負担を軽減できる点です。電話で予約を受け付ける場合と異なり、受付から予約情報の管理まで、スタッフが対応する必要がなくなります。
それぞれのスタッフが、スマホやタブレットで予約状況をいつでも確認できるのも強みです。スタッフ間での情報の共有漏れを防ぎ、連携もしやすくなるでしょう。
予約管理の負担が軽減されて空いた時間は、レッスンの準備やアフターフォローなど顧客満足度の向上につながる業務に活用できるようになります。
2.予約業務のミスを防止できる
従来の予約方法では、予約内容の間違いや、予約の記載忘れなど、ヒューマンエラーによる予約ミスが起きることもあります。人的ミスによる予約間違いは、スクールや教室の信頼度低下を招きかねません。
予約システムを利用すれば、こういった予約ミスが起きにくくなります。また、予約枠が埋まっている場合は予約受付ができないようになるため、ダブルブッキングの防止にもつながります。
3.スケジュールを管理しやすくなる
レッスン予約システムを導入すると、スケジュール管理が効率化されます。予約内容は自動でカレンダーに反映され、いつでも最新のスケジュールを確認できるようになるためです。
システムによっては定員に達した時点で予約受付を自動で締め切る設定も可能で、無理なスケジューリングをしてしまう心配もありません。
スケジュール管理を高い精度で自動化できることによって、円滑なスクール運営が実現できる点も、予約システムを導入するメリットです。
4.決済や売上管理を効率化できる
オンライン決済機能を備えた予約システムを導入すれば、当日の決済業務が不要です。
釣銭準備や会計処理を省略できるため、当日の対応がスムーズになります。一方、お客様はレッスン後に受講料の支払いを行う必要はなく、そのまま帰宅できるため快適です。
加えて、売上データがシステム上に記録される点も大きな強みです。月次・年次の売上が自動集計されるため経理業務も楽になり、スタッフの業務負担の軽減につながります。
5.お客様の利便性が向上する
予約システムの導入は、お客様の利便性向上にもつながります。
電話しか予約の手段がない場合、お客様は営業時間内にスクールへ連絡する必要があり、受講を思い立ったときに、すぐ申し込めないこともあります。一方、予約システムを導入したスクールならば、24時間いつでもレッスンの申し込みが可能です。
加えて、お客様はそれぞれの時間帯のレッスンの空き状況を一覧で把握できます。そのなかから自分の都合の良い時間帯を見つけて予約を入れられるため、申し込みまでがスムーズです。
予約を申し込む際の時間的な制約と負担が減るため、レッスンへ参加する心理的なハードルを下げられるでしょう。
レッスンの予約システムの選び方のポイント
予約システムのメリットについては、おわかりいただけたのではないでしょうか。しかし、予約システムを導入しようと思っても、どんな点に注目して選べばよいのか悩んでしまうかもしれません。
ここからは、レッスンの予約システムの選び方のポイントについて、解説します。
予約条件の設定の柔軟さ
レッスンの予約に使うシステムですから、レッスンの時間などに合わせて予約枠を設定できる必要があります。また、複数のレッスンを同時に行う場合は、担当者ごとに予約できるようなシステムでなければいけませんよね。
そのため、レッスンの時間やスタッフのシフト、使用する設備など、予約条件に柔軟な設定ができるかどうかを確認しましょう。
必要な機能が揃っているか
予約システムにはさまざまな機能が搭載されていますが、どんな機能が使えるのかは、システムによって異なります。
そこで、予約管理機能だけでなく、顧客管理機能やメッセージ送信機能・設備管理機能・外部サイトやシステムとの連携ができるかなど、自店舗で使用したい機能が搭載されているのかを事前にチェックしておきましょう。
機能とコストのバランス
予約システムを利用するには、初期費用や月額利用料などのコストが必要だと前述しました。そういったコストは、システムが高機能で多くの機能が搭載されているほど、高額になる傾向にあります。
そのため、自店舗に必要な機能と、システムの利用料のバランスが適切であるか確認することは、とても重要といえるでしょう。
セキュリティ対策がされているか
予約システムでは、お客様の個人情報など、大切な情報を扱います。万が一、悪意のある第三者から不正アクセスされたり、外部に情報流出したりしてしまっては、店舗の信用問題に関わるでしょう。
こういった情報漏洩を防ぐためには、どんなセキュリティ対策がされているのかをしっかりと確認しましょう。目安として、プライバシーマークやISMSの認証の取得をしているかどうか、というものがあります。
おすすめのレッスン予約システム5選
ここではおすすめのレッスン予約システムを5種類紹介します。それぞれのシステムの特長や費用面について詳しくまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。
1.freee予約(旧tol)
出所：freee予約(旧tol)公式Webサイト
2025年2月に「tol」から名称変更された「freee予約」は、使いやすさとコストパフォーマンスに優れた予約システムです。
アプリをインストールすれば、無料プランからすぐに予約ページを作成できて、ネット予約を開始できる利便性の高さが魅力です。予約ページのURLはSNSやLINE、ホームページなどに設置でき、お客様がいつでも予約を入れられる環境を作れます。
無料のプランでも予約件数に上限が設けられていない点は、「freee予約」の大きな強みです。コストを抑えながら自動予約の仕組みを作れるため、小規模のスクール運営におすすめできます。
なお顧客管理機能を利用するには、月額3,180円（税込）で契約できるビジネスプランの契約が必須です。
注意点として「freee予約」はスマホ・タブレット専用の予約システムです。お客様はパソコンから予約を申し込めるものの、スタッフがパソコンで予約管理を行うことはできません。
引用元
freee予約
関連記事
予約管理システムtol（トル）とは？ 特徴と使い方を紹介
2.SelectType（セレクトタイプ）
出所：SelectType（セレクトタイプ）公式Webサイト
「SelectType」は、機能性の高い予約サイトを手軽に開設できるシステムです。
170種類以上の業種別テンプレートが用意されており、目的に合った予約ページを簡単に作成できます。教室・レッスン向けのテンプレートも用意されており、体験レッスンや1DAY講座など、多様なレッスン形態に対応した予約画面をかんたんに作成可能です。
サブスクの販売機能も備わっており、定期課金を取り入れたレッスンを提供できます。決済システム「Stripe」との連携により、カード・コンビニ払い・銀行振込など、多様な決済方法に柔軟に対応できる点も強みです。
「SelectType」には4種類のプランがあり、顧客情報の保管数とメンバープラン（サブスク）の登録数が異なるため、以下の表でご確認ください。
また、連携できる外部サービスの範囲もプランによって異なります。Googleカレンダーとの連携はベーシック以上、LINEとの連携はプレミアムのみで利用可能です。
引用元
SelectType
関連記事
SELECTTYPE（セレクトタイプ）の特徴や使い方を解説｜プランや注意点、サポートが手厚い予約システムも紹介
3.FreeLesson（フリーレッスン）
出所：FreeLesson（フリーレッスン）公式Webサイト
「FreeLesson」は、スクールや教室向けに特化して設計された予約システムです。月謝・チケットの販売管理・カルテ・スタッフ指名予約・キャンセル待ち機能など、レッスンを運営する上で便利な機能が網羅的に備えられています。
フリータイム制・マンツーマン制など、多様なスタイルのレッスンも予約を受け付けられる点も特徴です。日時固定とフリータイム制を組み合わせた、複雑な形式のレッスンも受け付けられる点は、スクールの運営に特化した予約システムならではといえます。
「FreeLesson」の料金プランは以下の3種類です。
このうち「月謝」は月謝集金に特化したプランで、予約機能はありません。予約機能を利用したい場合、「プロ」または「ビジネス」を選ぶ必要があります。
「プロ」は標準的な教室運営に対応しており、基本的な予約管理が可能です。「ビジネス」は、独自ドメインに対応しており、予約ページのSEO対策を意識して集客を強化したい場合に適しています。
引用元
FreeLesson
4.STORES（ストアーズ）予約
出所：STORES（ストアーズ）予約公式Webサイト
「STORES予約」は、ネット予約から決済、顧客管理まで幅広く対応している予約システムです。LINEやZoomとの連携・回数券・月謝機能など、スクール運営に必要な機能がそろっています。
プランは無料からエンタープライズまで5段階あり、初期費用はいずれのプランも無料です。しかし、プランによって予約件数の上限と、登録スタッフ数が異なります。
この他、プランごとに利用できる機能の範囲も異なります。
例えば回数券・月謝による予約受付を利用するには、スモール以上の契約が必要です。またパーソナルレッスンのようにお客様に合わせて柔軟な時間設定を行いたい場合はチーム以上、スタッフ指名やキャンセル待ちを活用するならビジネス以上のプランを契約する必要があります。
プランごとの違いがやや複雑なため、導入に際してはサービスの担当者と相談しながら最適なプランを選ぶとよいでしょう。
引用元
STORES 予約
関連記事
STORES予約ってどんな予約システム？ 機能や料金、導入するメリットを紹介
5.RESERVA（レゼルバ）
出所：RESERVA（レゼルバ）公式Webサイト
「RESERVA」は、株式会社コントロールテクノロジーが提供する、高機能な予約システムです。初期費用無料ながらも予約表への残席数表示・月額制・顧客管理など、スクール運営に役立つ機能が充実しています。
またオンライン会議システム「Zoom」との連携も可能で、予約が入ると当日の参加URLが自動でメール配信されます。オンラインレッスンをメインとするスクールに適したシステムです。
「RESERVA」には、6種類の豊富な料金プランが用意されており、それぞれ月間の予約件数上限が異なります。
この他、選択するプランによって利用できる機能の種類も異なります。予約表に残席数を表示させるにはシルバープラン以上、キャンセル待ち・リマインドメール・回数券機能を利用するにはゴールドプラン以上の契約が必要です。
引用元
RESERVA
関連記事
RESERVA（レゼルバ）とは？機能・料金プラン・導入事例を紹介！
豊富な機能の予約システム「リザービア」
レッスンの予約受付には、予約システムリザービアがおすすめです。リザービアには予約管理機能だけでなく、集客にも役立つ豊富な機能が搭載されています。
ここからは、リザービアがどんな予約システムなのか紹介します。
メニューや時間の柔軟な設定
レッスンの予約をシステムで受け付けるには、「なんのレッスンを受けるのか」「所要時間はどれくらいなのか」など、細かな設定ができなければいけません。
リザービアは、柔軟な予約枠の設定が可能。所要時間に応じた予約枠や、担当するスタッフごとのメニュー設定・同一メニューの予約可能人数上限など、レッスンの予約受付に便利な機能が搭載されています。
スタッフのシフトに合わせた予約設定
スタッフと担当メニューの設定に加え、シフトに合わせた予約設定も可能です。予約枠とスタッフのシフトをひもづけることで、スタッフごとの空き時間がわかりやすく、適切な人数の予約を受け付けることができます。
設備管理機能も搭載
レッスンによっては、設備や機器を使用することもあると思います。しかし、同時刻に同じ設備を使用するレッスンを予約してしまうと、必要なタイミングで使用できないなどの不具合が発生してしまうかもしれません。
リザービアでは、設備を使用するメニューを登録し、同時刻予約の制限が可能です。複数のスタッフが同時にレッスンをする可能性がある店舗に、とくにおすすめといえるでしょう。
まずは資料をご覧ください
レッスンの予約管理には予約システムの導入を検討しよう
今回は、レッスンの予約受付に焦点をあてて解説しました。予約システムは予約管理業務だけでなく、集客やその他業務にも便利な機能が搭載されているものが多く、導入すればスムーズにレッスンをすすめることができるようになるでしょう。
今回の内容を参考に、リザービアの導入を検討してみてください。
