Googleカレンダーは無料で利用できる上に共有が簡単で操作性も高いため、予約システムとして活用できないかと考えたことがある方もいらっしゃるかもしれません。
そこで、Googleカレンダーを予約システムとして使う際のメリットとデメリット、利用する方法を解説します。また、より高度な予約システムを求める方に向けて、Googleと連携できるおすすめの予約システムも紹介しますので、是非参考にしてみてください。
目次
Googleカレンダーとは？
Googleカレンダーは、Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で利用できるカレンダーアプリのことです。
外部システムと連携してカレンダーに予約状況を書き込んだり、Google Apps Script（GAS）を使用することでGoogleフォームから送信された予約を入力したりできます。
また、予約スケジュールという有料機能を使うことで、予約システムとしても使え、高い汎用性と拡張性が特徴です。
Webサイトに埋め込むことで、現在の予約状況を閲覧者にわかりやすく伝えることがで切るだけでなく、プラグインを使うことで、Webサイトの構築に広く利用されているWordPressのようなCMS（Contents Management System）でも予約システムとして簡単に利用できます。
Googleカレンダーの「予約スケジュール」を使用する手順
予約スケジュールの機能を使って、Googleカレンダーを予約システムとして機能させることができます。
その方法を紹介します。
1.Google Workspaceに登録
予約スケジュールを使用するにはGoogle Workspaceの登録が必要です。Google Workspaceには4つの料金プランがあり、ビジネス規模にあわせて推奨のプランが異なります。
ビジネスプランではBusiness Standardプラン以上で予約スケジュールが利用できます。もっとも安価なBusiness Starterでは利用できません。
また料金は1ユーザーに対する月額なので、利用する従業員数によって変わる点に注意してください。
※2024/10月時点でのプラン、金額です
Google WorkspaceのBusiness Standardは、2TBのクラウドストレージが使用できるほか、Google MeetやGmailをビジネスに利用できます。
Google Workspaceを利用するには、「無料試用を開始」をクリックします。
出所：Google Workspace公式Webサイト
続いて、アカウント設定方法の選択をします。お店の独自ドメインを持っている場合や、複数の従業員にアカウントを付与したい場合は「既存のドメインを使用して設定する」を選択します。
個人事業主や担当者一人だけが運用する場合は「gmail.comのアドレスで続行する」を選択します。
出所：Google Workspace公式Webサイト
既存の独自ドメインを設定するには、利用したい独自ドメインを設定し、ユーザー名になるアカウントを設定します。独自ドメインがないが使用したい場合は、「新しいカスタムドメインを取得する」を選択しましょう。
独自ドメインを使用する場合、以下の画面に進みます。
出所：Google Workspace公式Webサイト
Business Standardのプランが表示されるので、「14日間無料で試す」をクリックします。
出所：Google Workspace公式Webサイト
※2024/10月時点でのプラン、金額です
以降は画面の指示に従って、支払情報や企業情報、ドメインの設定やDNSの設定をしてください。すべての設定が完了すると、以下の画面が表示されます。
2.Google カレンダーで「+作成」→「予約スケジュール」をクリック
Google WorkspaceのDiscoverで「利用可能なアプリ」をクリックし、「カレンダー」を選択します。
カレンダーを開き、「＋作成」をクリックして、表示されたメニューから「予約スケジュール」を選択します。
出所：Google カレンダー公式Webサイト
予約可能なスケジュールを設定する画面が開くので、予約の詳細を設定していきましょう。
出所：Google カレンダー公式Webサイト
3.予約枠の長さなどを設定
予約のタイトルを入力します。タイトルは予約スケジュールのページに訪れたすべてのユーザーが目にするもので、カレンダー上にも表示されるため、誰にでもすぐにわかるものにしておくのがおすすめです。
出所：Google カレンダー公式Webサイト
予約枠の長さや、予約の日時などを、営業スケジュールに併せて調整しましょう。スケジュールを複数設定することで、予約を受け付けない休み時間を作ることも可能です。
また、「毎週繰り返す」を設定することで、同じスケジュールの日程を繰り返し自動的に作ることができます。
出所：Google カレンダー公式Webサイト
予約と予約の間に準備時間を設定したり、1日あたりの受付上限数を設定することも可能です。
出所：Google カレンダー公式Webサイト
4.写真や名前、説明の記載など詳細を設定
予約ページに表示される名前やアイコンになる写真を設定していきましょう。アイコンや名前の変更は、Googleアカウントの画面で行います。
出所：Google カレンダー公式Webサイト
アイコンをクリックすると写真がアップロードできます。また、「個人情報」の項目から店舗名などを変更できます。
「説明」ではサービスの詳細や補足を入力します。この内容は予約ページや確認メールなどにも表示されるので、ユーザーにとって必要な情報を入力しておくのがおすすめです。
出所：Google カレンダー公式Webサイト
さらに予約フォームの設定で、予約を入れるユーザーが入力する内容を決めていきます。より詳細な情報を入力してほしい場合は、「質問の追加」で項目を増やすことも可能です。
出所：Google カレンダー公式Webサイト
絶対に必要な情報には「必須」の横のチェックボックスをオンにすることで、入力しないと予約ができないようにする設定にすることもできます。
Stripeのアカウントを所有している場合は、予約時点で先に決済の設定をすることができます。くわしくはStripeの公式ページで確認してください。
出所：Google カレンダー公式Webサイト
最後に「予約の確認とリマインダー」で、リマインドメールを送る日時などの設定をしたら「保存」を押して完了です。
出所：Google カレンダー公式Webサイト
Googleカレンダーで予約をする人が実際に予約をする場合の手順
作成した予約スケジュールの共有URLを開くと、以下のように表示されます。現在予約できる枠が表示されているので、予約したい枠をクリックします。
出所：Google カレンダー公式Webサイト
クリックすると、予約スケジュールの設定画面でフォーム用に設定した項目が表示されるので、必要な情報を入力し、「予約」をクリックします。
出所：Google カレンダー公式Webサイト
予約が完了すると、確定画面が表示されます。
出所：Google カレンダー公式Webサイト
同時に予約可能な枠から、予約された枠が消去され、予約できなくなります。
出所：Google カレンダー公式Webサイト
Googleカレンダーと外部システムを連携する方法
Googleカレンダーと外部のシステムを連携することで、より便利に活用できます。たとえばWebサイトを製作するために広く利用されているWordPressなどのCMSを利用している場合は、プラグインを導入することでGoogleカレンダーを予約システムとして利用できます。
ただし、WordPressのプラグインは多くが英語で表示されており、日本語フォントに対応していないこともあります。また、有料のプラグインがほとんどです。
Googleカレンダーを予約システムとして利用するには、WordPressのカスタマイズについて知識が必要になる点に注意が必要です。
LINE公式アカウントから予約を受け付けたい場合は、Googleカレンダーの予約スケジュール機能を出力したURLを、LINE公式アカウントのリッチメニューにリンクすることで可能になります。
予約ページの共有URLを出力するには、Googleカレンダー上で予約スケジュールをクリックし、表示された画面で「共有」をクリックしてください。
出所：Google カレンダー公式Webサイト
InstagramやX（旧Twitter）などのSNSで予約ページのURLを公開したいときも、同様に「共有」のURLを使用します。
Googleカレンダーを予約システムとして使うメリット
個人でGoogleカレンダーを活用する場合、予約スケジュールの利用であればコストはあまりかかりません。
Google Workspaceは1ユーザー当たり月額1,632円（税込）で、余計な費用はかかりません。ただし、ユーザーあたりの課金になるため、ユーザー権限を与えたい従業員が多い場合、その分コストが上がってしまう点は注意が必要です。
サロンをスタートさせたばかりで、経済的にもまだ余裕がない場合には低コストで利用できる点が最大のメリットです。
予約受付と管理がカンタン！
実は一度Googleカレンダーの予約スケジュールを作ってしまえば、そのあとのGoogle カレンダーの予約スケジュールの作成・設定については非常にカンタンです。詳細の設定や予約の確認もシンプルな操作でできるので、すぐに活用できるでしょう。
システムを活用するのが苦手、機械操作に不慣れな方でもカンタンに操作を覚えられます。パソコン以外の端末でも見られるので、スタッフ全員で予約の管理ができ、予約状況を共有できる点もメリットでしょう。
ほかのGoogleの機能と連携できる
Googleカレンダーは、Gmailと連携させてリマインダー通知の設定ができたり、Google マップと連携させてスケジュールに場所の設定をしたりして、Googleのほかの機能と連携できます。
ほかの機能と連携できるのは、さまざまなサービスを展開しているGoogleならではの強みといえるでしょう。
Google以外のサービスとも連携可能
Googleカレンダーは、Google以外のサービスとも連携できます。同じGoogleが展開しているサービスだけでは管理しきれない高度な機能を補足できるので、予約管理がよりカンタンに、かつ使いやすくなるでしょう。
外部サービスと連携することでより、スタッフもお客様も双方に利用しやすい予約システムを構築できます。ただし、すべてのサービスがGoogleカレンダーと連携できるわけではないので、連携したいサービスを調べてから活用しましょう。
共有・公開範囲が選択できる
Googleカレンダーは、公開範囲や共有するメンバーを選択できます。そのため、大型店・小型店それぞれの特徴に合わせて柔軟にシステムを使いこなすことが可能です。
たとえば、店長などトップの人だけが予約情報を知ることも可能ですし、管理はできないけれどすべてのスタッフで予約状況を共有しておくこともできます。
プライバシー保護もしっかりとできるため、お客様の情報をすべての従業員に漏らすこともありません。店舗の規模に合わせて柔軟に管理できるシステムも、Googleカレンダーの魅力でしょう。
公開範囲を設定することで、スケジュールを誰でも閲覧可能な状態にしたり、リンクを知っている者だけが閲覧できるようにしたりといった使い方も可能です。
予約スケジュールの共有方法
予約スケジュールはURLを取得して特定の相手に知らせたり、webサイトに埋め込んだりすることも可能です。共有の手順は以下です。
- パソコンでGoogleカレンダーを開く
- 共有したい予約スケジュールをクリック
- 「予約ページを開く」の横にある「共有」ボタンを押す
- 「リンク」または「ウェブサイトに埋め込む」を選ぶ
「リンク」を選んだ場合は、URLをメールなどでユーザーに知らせます。「ウェブサイトに埋め込む」では埋め込みコードを取得できるので、自社サイトに埋め込んでホームページを訪れたユーザーからの予約受付に利用しましょう。
システムに慣れていない方でも簡単に利用できる
予約をする側にとっても使いやすいかどうかは重要です。予約スケジュールはシンプルな作りで、インターネットを使った予約に慣れていない方でも直感的に操作しやすい設計。
共有の仕方や予約の方法を説明するのもカンタンなので、初めての方にも利用してもらいやすいのがメリットです。
予約システムとしてGoogleカレンダーを使うデメリット
予約システムとしてGoogleカレンダーを活用するメリットは多いですが、一方でデメリットもあります。つづいては、予約システムとしてGoogleカレンダーを活用することのデメリットを確認しておきましょう。
予約スケジュール利用には有料契約が必要
Googleカレンダーをプロフェッショナルな予約ページとして使用するには、Google Workspaceの契約をして、予約スケジュールを作成する必要があります。
Google Workspaceは、最低でも月額944円（税抜き）が必要です。年払いのGoogle Workspace Individualプランに登録するか、年払いで月額1,360円（税抜き）のBusiness Standardプラン以上の契約をします。
もちろん、月ごとの契約もできますが、その場合月額料金は少し割高になることは覚悟しましょう。
費用としては安いかもしれませんが、月額でコストがかかる点はデメリットに感じる方もいるかもしれません。
Googleアカウントが必須
Googleカレンダーは、Googleアカウントがなければ使用できません。そのため、現時点でアカウントを持っていない場合は新たにアカウントを作らなくてはなりません。
アカウントを作る費用は無料ですが、面倒に感じることもあるでしょう。
予約スケジュール利用でGoogleアカウント不要？
ユーザー側はGoogleアカウントがなくても予約ができるので、手間がかからないと思うかもしれませんが、アカウントがないユーザーの場合、不正対策としてメールアドレスの確認が必要です。
そのため予約後、メールアドレスに届くPINを再度予約ページで入力するなどの手間はかかります。
このような操作はお客様にとっては予約のハードルがグッと高くなったと感じることもあるので、予約完了前に離脱される恐れがあることは否定できないでしょう。
詳しい予約情報まで管理できない
Googleカレンダーを利用した場合に、顧客情報として得られるのはアカウントに登録された名前とメールアドレスなどの基本情報のみ。予約フォームの編集で質問の追加をすることはできますが、メニューやコースなど詳細な設定をするのは難しいです。
そのリソースを確保するため、コース内容を知りたい方には、Googleカレンダーの使用はデメリットになる可能性があるでしょう。
また、お客様の年齢や性別といった細かい情報も事前に取得できません。お客様の年齢や性別によって、あらかじめ担当を決めておきたいと考えている美容室やサロンにはデメリットになるでしょう。
ひとつの予約枠に一人しか予約を受け付けることができない
ひとつの予約枠に対して、受け付けられるのは一人分のみなのがGoogleカレンダーの特徴です。そのため、1時間の間に数人の予約は受け入れられるというような店舗においても、一人が予約した段階で予約枠が埋まってしまいます。
大型店舗など多くのお客様を1時間の間に受け入れられる店舗の場合は、お客様を思いどおりの人数獲得できずにデメリットと感じてしまうかもしれません。
しかし、小型店など働く人数が少なく多くの予約を受け入れられないところにおいては、この予約枠がメリットになるでしょう。
高度な設定はできない
Googleカレンダー単独では、残念ながら高度な設定はできません。そのため、Googleカレンダーのみの予約システムでは物足りなさを感じることもあるでしょう。外部予約システムと連携することで、高度な設定も可能となります。
ただし、外部予約システムもすべてのシステムがGoogleカレンダーと連携できるわけではありません。そこで、おすすめなのがリザービアとの連携です。
Googleカレンダーを予約システムとして使うなら、こんな人がおすすめ
以下の条件のうち、3つ以上が当てはまる場合は、Googleカレンダーを予約システムとして利用するのがおすすめです。
- とにかく安価で予約システムを導入したい
- 同じ時間帯に複数の予約を取らない
- 割引やキャンペーン、チケットなどの複雑な設定は必要ない
- 顧客管理システムは必要ない
- Googleのカレンダーを使い慣れている
- Googleフォームとスプレッドシートを用いて、GASでコントロールする知識がある
- Googleのサービス内ですべて完結したい
Googleのシステムを連携して利用したい場合や、GoogleマップやGoogleビジネスプロフィールと連携し、予約の決済まで完結したい場合などには、特にGoogleの予約システムは便利です。
メールによる簡易的なリマインダー機能もあるため、個人から少人数でたくさんの予約を管理する必要がない場合には、安価で簡単に運用できるシステムといえるでしょう。
ただし、顧客管理や複雑な予約の受付はできず、キャンセル管理なども手動になるため、手間がかかる点に注意が必要です。
自作は難しいGoogleカレンダーの予約システム！？カレンダーと連携できる予約システム4選
単独で利用したり、Googleビジネスプロフィールと連携する場合は便利なGoogleカレンダーですが、Googleフォームからの予約情報を連携したり、WordPressのプラグインを利用したり、複雑な予約管理をするには知識が必要になります。
Googleカレンダーに予約情報を集約しながら、予約を受け付けたり管理する部分は使いやすく汎用性が高い予約システムを選ぶ方が、運用にかかる人的コストを下げることができます。
そこで、Googleカレンダーと連携する機能がある予約システムを4つご紹介します。
Square 予約
出所：Square 予約公式Webサイト
初期費用、月額0円からで利用できる予約システムです。個人のカレンダーとSquare 予約を同期できるほか、「Google で予約」と連携が可能です。
Google カレンダーとの同期には、月額3,000円の「プラスプラン」もしくは月額8,000円の「プレミアムプラン」いずれかの有料プランへの申し込みが必要になります。
引用元
Square 予約
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STORES 予約
出所：STORES 予約公式Webサイト
初期費用、月額料金0円から利用できる予約システムで、「Google で予約」に連携できるほか、個人のGoogle カレンダーと同期ができます。ただし、Googleカレンダーとの同期は月額19,690円（税込）のチームプランを契約する必要があります。
また、STORES 予約に入った予約はGoogle カレンダーに同期されますが、Google カレンダーに入力した情報はSTORES 予約には同期されません。エクスポートにのみ対応している点に注意が必要です。
引用元
STORES 予約
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SELECTTYPE
出所：SELECTTYPE公式Webサイト
メンバーページなどの機能のほか、オンラインでの決済、英語・中国語対応のオプションも選択可能な、機能豊富な予約システムです。さまざまな決済手続きに対応しているため、顧客ニーズに応えやすいのが特徴といえます。
Google カレンダーとの連携が可能ですが、月額1,650円（税込）のベーシックプラン以上の契約が必要になります。
引用元
SELECTTYPE
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RESERVA
出所：RESERVA公式Webサイト
予約受付から顧客管理まで0円で予約サイトを開設できるシステムです。予約管理台帳や予約番号の発行、オンライン決済、お客様へのアンケート機能などの多機能を無料で利用できるのが特徴です。
Googleカレンダーとの連携も無料のフリープランで利用可能ですが、エクスポートのみ対応しており、Googleカレンダーからのインポートはどのプランでも対応していない点に注意が必要です。
引用元
RESERVA
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Googleで予約を使うなら、「リザービア」との連携がおすすめ
Googleの機能と一緒に使える外部の予約システムを探しているなら、サロン予約システムのリザービアの活用がおすすめです。ここでは、なぜGoogleの機能とリザービアと連携するのがおすすめなのかを具体的に解説します。
予約管理システムで一元管理
リザービアとGoogleの機能を連携することによって、予約管理システムで予約を一元管理できます。
予約台帳での予約管理はもちろん、シフトの受付枠や顧客情報などすべての情報を管理できるのは、リザービアならではの機能です。
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Googleからの予約はもちろん、ポータルサイトやSNSなどの予約も一括管理
リザービアと連携すればGoogleカレンダーとの連携に加え、ポータルサイト、SNSなどの予約も一元管理できます。
予約台帳で予約情報管理ができるので、Googleカレンダー以外にも予約システムを持っているところではダブルブッキングを防ぐことが可能です。そのため、お客様に迷惑をかけずに効率よく予約を入れられます。
また、電話予約の確定もカンタンですし、状況をスマホから手軽に確認できるので、使いやすい点もリザービアとの連携ならではです。
Googleビジネスプロフィールで集客管理
Googleビジネスプロフィールを活用すれば、集客管理もカンタンです。「Googleで予約」を活用することで、 お客様はボタンひとつクリックするだけで予約ができます。手軽に予約ができるので、集客しやすいのがポイントです。
さらに、予約ボタン横にある「キャンセル」を選択すれば、オンライン上でキャンセルも可能。すべてがオンライン上で完結するので、予約の管理がしやすいだけでなく、予約に関する業務負担も減らせます。
ただし、キャンセル時には電話で連絡してほしいこともあるでしょう。そんな場合はキャンセルポリシーを設定すれば、直前の予約やキャンセルの場合の電話連絡も可能です。自分の好みに合わせて柔軟に対応できます。
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Google検索でポータルサイトよりも優位に
普通の検索では大手ポータルサイトが強いので、自サイトよりそちらに流れてしまう傾向があります。とくに大手のクーポンサイトは上位に組み込みやすい傾向にあるので、そちらにお客様が流れることもあるでしょう。
しかし、「Googleで予約」にすれば、クーポンサイトよりも上位に組み込めるので、ポータルサイトより先にユーザーの目に入れられ、集客に有利となります。また、MEOでマップ検索からも流入が期待できるのも特徴です。
リザービアのアカウントがあれば無料で使える
これらのお得な機能、お金がかかると思われるかもしれませんが、リザービアのアカウントがあればすべて無料で使えます。
リザービアでGoogleとの連携は基本機能なので、リザービアと契約すればGoogleに自動で反映されるため、設定などの手間も省けるでしょう。
手厚いフォローでしっかりサポート！システムに疎くても安心
ここで紹介した機能を自分のサロンでも取り入れたいけれど、システムに疎いから使いこなせないと諦めてしまう方もいるでしょう。しかし、リザービアではフォロー体制が充実しているため、安心して導入できます。
たとえば、導入前のレクチャーはもちろん、導入後のサポート体制も万全なため、使い方に不安がある方でも安心です。導入を迷っている方も自店舗がシステムを使いこなせるかも含めて、まずは相談してみてもよいでしょう。
低コストの予約システムとして運用できるGoogleの予約スケジュールを活用しよう
Googleカレンダーはコストがかからず、ほかの機能と連携して使えるメリットがある一方で、Googleアカウントが必要となったり、高度な設定もできなかったりするデメリットもあります。
より高度な設定ができるものがいいという方やカスタムの自由度がほしいという場合は予約システムの導入がおすすめです。
美容系サロンに選ばれてきた実績があるリザービアならば操作もカンタンで、フォロー体制も充実しているので、システムの活用が苦手な方でも安心して利用できるでしょう。
現在の予約システムに悩んでいる、高度なシステムを利用したい方はぜひリザービアの導入を検討してみてください。
