美容院では、顧客の予約を記入・管理する予約表が欠かせません。予約表にはさまざまな様式のものがあり、ノートなどの紙に記録している店舗もあれば、パソコンやタブレット端末などに保存している店舗もあるのではないでしょうか。
今回は、美容サロンの予約表について詳しく解説します。予約データを便利に管理できるシステムについても提案するので、予約管理にお困りのサロンはぜひ参考にしてください。
目次
美容室予約表の種類
はじめに、ヘアサロン・美容室で使われる予約表にはどんなものがあるのか、3つのタイプを紹介します。
紙媒体
1つは、予約表用のノートや、テンプレートを印刷したものなどに手書きで書き込む方法です。手書きが苦にならない場合はよいですが、手で書くのは手間がかかります。
また、記載ミスをしたり、読みにくい字で他のスタッフが読み間違いをしたりする恐れもあるため、注意が必要です。キャンセルや変更などで書き直す際に汚くなったり、紙が破れたり汚れたりする可能性もあります。
Excelなどでオフライン保存
Excelなどのツールを使用して表を作成（もしくはダウンロード）し、手作業で入力してデバイスにオフラインで保存する方法もあります。
表の作成に手間がかかったり、修正した後に保存し忘れてデータが更新されなかったりする可能性があるため、作成や管理の際に十分注意を払わなければなりません。
予約システムなどでオンライン管理
3つめは、オンラインで予約を管理できるシステム・サービスを利用する方法です。店舗のパソコンだけでなく、タブレット端末やスタッフ各自のスマートフォンなどから予約の確認・編集などをおこなえて便利。
予約が入ると自動でデータが更新されるため、手書きやExcelに比べて手間もかかりません。
美容室などで使える予約管理システムとは
予約表に手書きで書き込んだり、Excelシートに打ち込んだりするのは手間がかかります。そこで、もっとかんたんに管理することが可能なクラウド型のシステムについて紹介しましょう。
オンラインの予約サイトなどと連携することで、顧客がいつでもインターネットから予約でき、データがシステムに自動で反映されます。そのため、記入漏れやダブルブッキングなどの心配もありません。予約の状況を把握しやすく、スタッフの業務負担も減ります。
さらに、予約情報だけでなく顧客のデータや売上などをまとめて管理できるサービスもあり、サロン運営をラクに効率化できるでしょう。
美容室予約システムのメリット
次に、美容室の予約管理ができるシステムやアプリを使うと何がいいのか、メリットを解説していきます。
紙の予約表が不要になる
オンラインの管理システムを利用すると、従来のような紙媒体の予約表が必要なくなります。紙は保管する際にかさばるうえ、破損や紛失の恐れもあるため、紙が不要になるのは大きなメリットです。
いつでも受付可能
顧客は店舗の営業時間を気にせずインターネットを通して予約できるので、24時間365日いつでも受付可能になります。営業時間外や店休日でも自動で予約を受けられるので、電話受付のみの場合に比べて顧客の間口が広がる可能性にも期待できるでしょう。
予約状況を把握しやすい
紙の予約表の場合、店にいないと内容を確認できません。しかし、予約管理システムを導入するとどこにいても好きなタイミングで予約状況をチェックすることができ、内容を把握できます。空席がある場合の機会損失防止に役立てることも可能です。
また、システムで予約を受けると、手動では起こりえるダブルブッキングや書き間違い、書き漏らしなどのリスクもありません。スタッフ間での情報共有も、システムを開くだけなのでかんたんです。
機会の損失防止・業務に専念できる
電話や店頭のみで予約を受けていると、接客・施術中で電話をとれなかった、待たせてしまって印象を悪くしたなどのトラブルが発生する可能性があります。
しかし、予約システムなら顧客の好きなタイミングで予約の申し込みができるので、機会損失を防げるうえ、施術中に予約受付をする手間が省けて接客に集中できます。接客中に、予約対応のために顧客との会話を中断する必要もありません。
自動でデータが更新・蓄積される
管理システムでは、予約が入ると予約表がリアルタイムで自動で更新されていきます。予約時に入力された顧客の情報も反映され、保存されるので、手書きや手入力での更新に比べて業務の負担が軽減されます。
データがどんどん溜まっていくことにより、分析にも役立つでしょう。
自動メール送信やオンライン決済で業務負担軽減
予約のリマインド通知やDMなどを自動で配信できたり、オンラインで事前決済できたりという機能がついたシステムもあります。
予約忘れを防げる、集客・リピーター獲得に役立つほか、会計ミスや売上集計の手間などがなくなってスタッフの業務負担が減り、効率的になるでしょう。
美容室予約表管理システムの機能
利用するシステムによって搭載機能は異なりますが、美容院の予約システムには、予約スケジュールの管理以外にもたくさんの便利な機能があります。どんなものがあるか見てみましょう。
WebサイトやSNSなどと連携
自社サイトやオンライン予約サイト、各種SNS（Instagram、LINEなど）と連携できるシステムもあります。顧客はさまざまな窓口から予約をすることができ、予約が入ったらその場で予約表に反映されるため、顧客にとってもサロンにとっても便利です。
顧客データ・カルテの管理
顧客の個人情報や髪質などのデータを管理することができる、カルテ機能を持つシステムもあります。久しぶりの来店の場合でも、過去の来店履歴や施術内容、体質などをデータで残しておけば、スムーズな対応が可能です。顧客からの信頼にもつながるでしょう。
POSレジ・オンライン決済で売上管理
予約時にオンライン上でそのまま決済できたり、POSレジと連携してスムーズに会計処理ができたりするものもあります。
予約と同時に支払いが済んでいれば、顧客は当日身軽で来店し、施術が終わったらすぐに帰ることが可能です。また、POSレジでスマートに会計ができれば、料金を計算するのにお待たせすることもありません。
各種データの集計・分析
集客状況や売上データを集計したり分析したりすることができるシステムもあります。データをチェックすることで、今後の戦略を立てやすいため、顧客を増やして売上を伸ばしたいサロンはぜひ活用しましょう。
美容室の予約表と顧客・売上管理はオンラインで一元化が便利！リザービアとは
予約状況や顧客情報、売上データなどをすべて一括で管理できたらラクで便利です。そこで、予約管理システムの1つとして「リザービア」について紹介します。
美容系サロンに特化した予約表管理システム
リザービアは、理美容室・ネイルサロン・エステなど美容系のサロンの予約管理に特化しているシステム。スタッフごとにメニューが色分けされて表示されるなど、視認性が高く予約の確認をしやすいです。
予約数やリピーターを増やすためのセミナーをさかんに開催
リザービアでは、導入サロンに向けて集客関連のセミナーを活発に開催しています。
過去の例では
- Googleマイビジネス（現「Googleビジネスプロフィール」）を活用した集客強化
- Instagramでの集客方法
- リピート率向上のためのノウハウ
などをテーマに実施しています。
ぜひ積極的に参加して、成功事例やノウハウをものにしてください。
顧客データの管理もおまかせ
リザービアでは、顧客の氏名・電話番号・担当者（前回対応したスタッフ）・前回の施術メニューなどのデータを管理できます。検索もスムーズにおこなえて、来店時のデータ呼び出しやDM送付、データ分析などに役立てることが可能です。
売上管理はPOSシステムと連携させると便利
リザービアは、「A’staff Cloud Smart」や「Salon Answer」といったPOSシステムと連携して会計・売上管理ができます。いずれのシステムも、直感的にかんたんに操作できたり、複数の系列店舗のデータを一元化したりと、機能性が高く便利です。
Googleの予約サービスを使う方法もある
Googleビジネスプロフィール（旧・Googleマイビジネス）に予約用URLを記載することができます。Google検索で自店に興味を持ってもらえたときに、その場で予約ができて役立ちます。
また、「Googleで予約」という機能もあり、検索結果やGoogleマップから直接予約してもらうことが可能です。
なお、Googleはリザービアと連携できるので、Googleから入った予約もすぐにリザービアのシステム内に反映されます。
美容室の予約・顧客・売上管理をまとめて業務効率を高めよう
美容室の予約表は、システムでのオンライン管理がおすすめです。今回紹介したような、顧客情報や売上データの管理もまとめておこなえる便利なサービスを活用してみましょう。
リザービアは美容室やサロンに特化したシステムで、運営に役立つ機能が満載。サポート環境も整っており、システムを初めて利用するサロンも使いやすいです。気になった方は、まずはお気軽に無料資料請求してみてください。
