かつて美容室やエステサロンを予約する際は電話による予約が一般的でしたが、インターネットの普及により、最近では特に若年層を中心にスマートフォンやパソコンを使ってインターネット予約する方法が一般的となってきました。
サロンはリピーターとなる顧客をどれだけ増やすかが売上アップのカギとなります。また、そのためには顧客満足度を高めるサービスの提供や予約の利便性の高さも重要です。
そこでおすすめしたいのが、サロン管理システムの有効活用です。
今やサロン管理システムには様々な種類のものがあり、既にご自分の店舗でも利用されているという方も少なくないでしょう。
ただし、それぞれのシステムで使用できる機能や料金についても異なるため、それぞれの店舗の経営方針や営業スタイルに合ったサロン管理システムを導入することをおすすめします。
そこで今回は、サロン管理システムでできる主な機能や導入のメリット、適切なサロン管理システムの選び方などについて詳しく解説します。
目次
サロンで活用する管理システムとは
なんとなくイメージがつく方もいらっしゃるかと思いますが、そもそもサロンで活用する管理システムとはどのようなものなのか、というところからまずはご説明していきましょう。
サロン予約システムは、特に美容室やエステサロン、ネイルサロンなどの美容業界の仕組みに特化して作られたシステムとなっています。
飲食業界などで使用されるシステムとの違いは、顧客が前回いつ来店をしたのか、前回どのようなサービスを提供したのかといった詳しい顧客情報を管理する点です。
例えば電話予約や予約なしで飲食店を利用した際、一般的なお店であれば自分の住所や電話番号といった情報を店舗側に伝えることはありません。
しかし、美容室やエステサロンの場合はどうでしょうか。初めて訪れる病院でカルテを作成するように、美容系のサロンでは顧客ごとにカルテを作成し、それを管理することが一般的です。
このカルテ作成は一人のお客様ごとに合わせたサービスを提供しているという点が目的で、リピーターをいかに増やすかという点が大きく関係しています。
顧客の居住範囲（どのあたりに住む顧客の利用率が高いのか）
何がきっかけて来店をしたのか（効果的な集客方法の把握）
年齢や職業など客層の傾向
人気の高いメニュー内容
平均的な来店頻度
作成したカルテの情報を分析することによって、今後の売上アップに繋げることができるのです。
そこで、そういった問題を解決しスムーズな顧客管理・店舗運営をサポートするのがサロン管理システムです。
サロンで管理システムを導入するメリット・デメリット
具体的にサロン管理システムを導入した場合のメリットやデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
サロン管理システムと一口に言ってもその機能は様々で、メリットもそのシステムによって多種多様にあります。まずは、サロン管理システムを導入するメリットについて機能なども踏まえて7つ紹介していきます。
メリット1.顧客情報の詳細な管理
サロン管理システムは、顧客の情報を詳細に管理することができます。情報を細かく登録することができるため、来店時に前回どのようなサービスを提供したのかといったことをきちんと把握した上での接客が可能になります。
お客様の情報を把握した上で接客を行うことにより、「自分のことをしっかり考えて対応してくれている」といった印象を与え、顧客満足度のアップにもつながります。
サービスによっては、顧客情報とクーポン配布やスタンプカードなどの情報とを紐づけることも可能なため、お客様一人ひとりに対して、よりきめ細やかな対応ができるようになるでしょう。
メリット2.正確な予約管理
美容系のサロンでは、店舗のホームページ、電話予約、来店時に次回の予約、クーポンサイトからの予約など、予約の経路が複雑化しているケースも少なくありません。
これらの予約管理がきちんとできていない場合、予約のダブルブッキングが発生し、お客様を待たせてしまったり、専属のスタッフが担当できないなどのトラブルも発生しかねません。
サロン管理システムの中には、こうした複数の経路からの予約を一元化する事も可能なシステムがあるため、ダブルブッキングなどの人為的ミスをなくすことが可能です。
また、予約状況が一目でわかるため、予約の少ない時間帯には時間限定の割引クーポンを利用できるようにしたり、スタッフのシフト調整に役立てることもできます。
メリット3.POSレジシステムとの連携
現在多くのサロンでPOSレジシステムが導入されていますが、サロン管理システムを使えば、予約情報や予約の受付の情報を連動させ、会計もスムーズに行うことが可能です。会計状況をわざわざ別で打ち込む手間も省けるため、スタッフや来店者の多い大きな店舗でも、会計のためにスタッフを配置することなく会計処理ができるようになります。
メリット4.設備や在庫管理機能による無駄の削減
サロン管理システムでは、設備の使用状況や在庫の状況を管理できる機能が備わっているものも少なくありません。設備の使用状況がきちんと管理できていれば、お客様に常にベストなサービスを提供できます。
また、店舗で使っている商品をお客様にも販売している場合は、店舗用と販売用で区別をつけて管理ができるため、原価計算時にも役立ちます。
メリット5.効率の良い売上の管理・分析
売上の管理や分析が苦手なサロン経営者の方にとっては、毎日、毎週、毎月単位の売上管理は大きな負担となっているでしょう。個人経営のサロンの場合には、閉店後などにこれらの作業を行わなければならないため、時間的にも非常に大きな負担となります。
サロン管理システムの多くは、日ごとや月ごとなどはもちろん、サービス内容ごと、商品内容ごとなど、売上情報を細かく集計することができます。売上状況をグラフで確認することが可能なものもあり、会計や分析が楽になります。
「お金の計算や管理、経営戦略を練るのが苦手…」というサロン経営者の方でも、視覚化されることで感覚的に現状把握がしやすく、売上を伸ばすための対策に役立てられます。
メリット6.メッセージの自動送信による人件費などの削減
サロン管理システムでは「前回の来店から◯日後」や「担当スタッフごと」など、細かくメッセージの自動送信の設定をすることができます。
かつてはお客様ごとにメッセージを送信するといった非常に時間と労力のかかる作業でしたが、サロン管理システムのメッセージ配信機能を使うことで、半自動でメッセージの送信が可能です。。
空き時間などを利用してあらかじめ送信内容や送信のタイミングを決めておけば、決められた時間になると特定の顧客に対して適切なメッセージを送信することができます。
そして、結果的には顧客満足度を高めるだけではなく、スタッフの負荷軽減にも役立てることができるででしょう。
メリット7.データに基づいた来店促進対策
繰り返しお伝えしてきたとおり、サロン管理システムでは、顧客情報を詳細に管理できるため、それぞれの顧客の特性に応じた来店促進対策を行うことも可能です。
例えば、前回の来店から日数が経ってしまっている顧客を抽出し、そのような顧客限定で割引クーポンを配布して来店を促したり、来店回数の多い顧客に対してはワンランク上のサービスが受けられるクーポンを配布するなどして、より顧客の定着化を図ることもできるでしょう。
サロン管理システムでは顧客情報に基づいて細かくターゲットを絞り込むことができるため、来店促進のための対策をスムーズに行うことができます。
サロンで管理システムを導入するデメリット
続けて、サロンで管理システムを導入するデメリットについて4つ紹介していきます。デメリットも把握することで、自店に合うかどうか見極めやすくなります。
デメリット1.ランニングコストがかかる
管理システムの導入には、ランニングコストがかかります。お店の規模によっては、システムを導入することが経営の負担になる可能性もあります。
導入を検討する際には、お店の規模や導入することによるメリットをしっかりと考えることが大切です。
デメリット2.スタッフに浸透するまで混乱することも
今まで電話や紙の台帳などアナログな方法で予約管理をしてきた場合は、サロンのスタッフに管理システムの使い方が浸透するまでの間、混乱を招く可能性もあります。
管理システムに慣れるまでは、分からないことはすぐに質問できる環境を整えることが大切です。管理システムの中には、電話サポートなどのサービスを提供しているところもあります。
また、慣れているからといって、紙の台帳と併用しているといつまでも管理システムに慣れない可能性もあります。思い切って切り替えて使って慣れることが重要です。
デメリット3.個人情報の保護
お客様の個人情報を管理するため、紙の台帳でもITでの管理でも情報漏洩には最新の注意を払わなければなりません。ITでの管理はセキュリティなどを整えてさらに強化する必要があります。
口頭で話してしまうことはもちろん、ITシステムの情報が漏れないように十分に気をつけなければなりません。
デメリット4.お客様もITでの予約に慣れる必要がある
スタッフがITでの管理に慣れると共に、お客様もITでの予約に慣れる必要があります。アプリやインターネットが苦手な方には丁寧に使い方を説明しなければなりません。
今まで電話メインで予約されていた方にも、一言説明するだけでITでの予約システムを使ってくれるきっかけになることもあるため、ITでの予約に移行してもらえるような声かけを行うのも大切です。
サロンで活用できる管理システムの機能を紹介
ここからは、予約管理以外にもサロンで活用できる管理システムの機能について紹介します。サロンの集客や分析に活用できる機能があるので参考にしてみてください。
サロンボード
サロンボードは、Hot Pepper Beauty (ホットペッパービューティー) がサービスを提供している予約・顧客管理システムです。サロンボードは、美容室・ネイルサロン・エステ・マッサージサロンなど美容系の総合的な予約に特化したシステムです。
美容系のさまざまなお店の予約を1つにまとめられたプラットフォームで管理していてお客様も検索しやすく、お店の運営や集客のサポートをしています。
カルテ管理
カルテ管理は、お客様の情報を管理するだけでなく、次につながるように活かしていける機能がついています。例えば、カルテで管理しているお客様の施術内容や来店頻度、担当スタッフなどを元に、適切なタイミングでアフターメールを自動送信することができます。
カルテの情報は活かしてこそ、お店の売上アップにつながる情報です。管理システムでのカルテ管理では、一目でわかりやすく情報がまとめられており、その後の集客に利用しやすいのが特徴です。
以下の記事では「カルテ管理アプリ」の特徴について詳しく紹介しているので参考にしてみてください。
参考記事：
サロン管理システムの選び方3つのポイント
ここまでサロン管理システムのメリット・デメリットや機能などについて紹介してきましたが、あくまでもこれらは多くのサロン管理システムにおいてベーシックな機能です。
そのため、存在するサロン管理システムの中から自分のサロンに合ったシステムを見つける必要があります。
そこで、ここからはサロン管理システムを選ぶ上で、押さえておきたい3つのポイントについて紹介します。
ポイント1：SNSから予約可能なシステムがあること
予約管理システムを選ぶ上で最も重要なことは、リピート対策です。
例えば、あるお客様が大手クーポンサイトから予約をしようとします。その際、最初は前回利用した店舗を再度利用しようと考えていたものの、近くの店舗で同じようなメニューが前回利用した店舗のメニューよりもリーズナブルに利用できると知ったとします。
このような場合、当初再度利用しようとした店舗ではなく、よりリーズナブルにサービスが利用できる店舗に予約をしてしまう可能性が高くなります。つまり、途中までは検討の候補に入っていても、2回目（リピート）の予約には至らないことになります。
実際には同じメニュー名でも店舗によってサービスは違いますし、担当者との相性などもあるので、別の店舗で同じサービスが受けられるわけではないのですが、一般的に消費者は、「より安く納得のいくサービス」が受けられる店舗を探す傾向にあります。
大手クーポンサイトは利用者が多い分、登録している店舗の数も膨大です。
そのため、多くの店舗では少しでも多くの予約を取ろうと割引率の高いクーポンを提供するなどの工夫をします。
大手クーポンサイトからの顧客獲得を狙おうとすると、消費者の目に留まる機会は増えるものの、リピート率は低くなる傾向にあり、それは売上にも影響をします。
この問題を解決する方法は、「クーポンサイトに頼らない集客を目指すこと」です。そしてそのために必要なものが、ここまでご紹介してきた予約管理システムです。
また、初回はクーポンサイト経由でも次回からリピートしてもらえるような工夫が必要です。例えば、クーポンサイトをきっかけに来店された方であっても、初回来店後にLINEやInstagramなど、利用者率の高いSNSを利用して来店予約ができることを認知してもらえるよう接客を行います。こうすることで、スムーズに自店舗の予約管理システムへの誘導が可能になり、2回目の来店につなげやすくなります。
初回は、クーポンサイト経由の顧客であっても、自店独自の予約システムを認知してもらうことで、リピート率を高める事が可能となります。
ポイント2 ：ポイントカードやクーポン機能があること
先ほど、クーポンサイトからお店独自の予約管理システムへの誘導方法についてお伝えしました。とはいえ、お客様はクーポンサイトではなく、お店の予約システムを使う「お得感」がなければ再びクーポンサイトに戻ってしまう可能性は大いに考えられます。
そこでおすすめしたいのが、ポイントカードやクーポン機能が利用できる予約管理システムになります。
お客様がなるべくリーズナブルにサービスを利用したいと考える傾向にあるのは仕方のないことですが、サロンを利用しようと考えたとき、その都度初めての店舗を利用することもお客様にとっては勇気のいることです。
一番理想的なお店は、自分にぴったりのサービスを納得のいく価格で受けられることです。
そこでその理想を叶える方法が、店舗の予約管理システムを利用してもらいながら、ポイントカードやクーポンを配布することで「お得感」も感じてもらうというもの。同じ店舗を利用し続けても、サービスに対して納得のできる価格であれば、リピート率は高く保つ事ができます。
予約管理システムを選ぶ際は、店舗の予約管理システムを利用することのメリットをお客様が感じられるようなポイントカードやクーポン機能などの「お得感」のあるる機能がついたシステムを選びましょう。
ポイント3：導入実績があること
サロン管理システムを選ぶ際におさえておきたいポイントの3つ目は、自店に似た業種での導入実績があることです。サロン管理システムは無料から有料のものまであります。無料であったとしても導入実績が少ないと何らかのトラブルが発生した時の対応に不安が生じてしまうのは事実です。
サロンの管理システムのトラブルは店舗だけでなく、お客様にも影響を及ぼすものですので、導入実績が多かったり、複数の店舗を展開する大手サロンが導入しているなど、信頼性のあるものを選んでおくと安心です。
導入実績が多いということは、トラブル発生時のスムーズな対応はもちろん、店舗に合わせたサロン管理システムの有効な利用方法などについてのアドバイスが受けられることも期待できます。
もちろん予算の関係などで利用料金も踏まえて検討する必要はありますが、サロン管理システムをえらぶ場合には、導入実績についても必ずチェックしておきましょう。
美容系サロンにおすすめの管理システム
ここからは具体的に美容系サロンにおすすめの管理システム「リザービア」について紹介していきます。
売上・集客を最大化するリザービア
美容系サロンに特化したリザービアの管理システムは、サービスを提供するだけでなく、その後も自社で集客できるようなサポートやフォロー体制が整っていることが大きな特徴です。
また、SNSなども含めた、複数の予約サイトの情報を一元管理できるのも大きなポイントです。予約管理にかかる時間を削減でき、お客様へのサービスに力を注げる環境を創り出すことができます。
お客様もスタッフもつかいやすいデザイン
リザービアの管理システムのデザインは、お客様もスタッフも使いやすいようなデザインで作られています。
お客様は会員登録なしで予約アプリから24時間いつでも予約することができます。前回の施術内容やクーポンなども一目で見れるので、予約がスムーズに行えます。
スタッフ目線でもリザービアの管理システムは使いやすいデザインで統一されています。もし分からないことがあった場合でも、電話によるサポートのサービスがあるので安心です。
管理システムのメリット・デメリットを把握して導入を検討しよう
この記事では、美容系サロンでの管理システムのメリット・デメリットや機能、選び方のポイントなどについてお伝えしてきました。
自社の規模や業種に合うかどうかなどを見極めた上で、売上を最大化できるような管理システムの導入を検討しましょう。リザービアは、美容系サロンの管理システムの中でも、機能やサポートが充実しており、導入実績も多数あるのでおすすめです。
管理システムを有効に活用して、お店の更なる繁栄を目指していきましょう。
