予約システムでカレンダータイプのシステムを検討している人は多いでしょう。
ホームページでも予約状況を見せて予約できるようにしたいと検討しているのであれば予約システムのカレンダー型がおすすめです。ここでは、予約システムの紹介と設置方法、メリットを紹介します。
目次
予約システムのカレンダー型はどんなタイプがあるの？
予約システムのカレンダー型とは、運営するホームページのサイトに掲載できるもので、紙面のカレンダーと同じように、マンスリー、ウィークリー、デイリーと表記方法があります。
お店の運営方法によって使いやすいパターンがいくつか用意されています。以下で各種タイプとどんな業種におすすめなのか紹介します。
1. 時間タイプ｜汎用性の高い時間枠型
一日のうちで予約可能時間が表示され、1時間や30分など時間単位で区切って表示されるのが時間タイプ。時間タイプの予約カレンダーはどのような業態でも使いやすく、一番汎用性の高いのが特徴です。
企業内で、会議室やプロジェクターなどの設備予約に使われることも多いです。一枠に一個の予約が基本で、時間の予約だけできればよい業種・業態にはシンプルで使いやすいでしょう。
飲食店の席予約・病院の受付予約・サロンの予約・貸しスペースの業種におすすめです。
2. 時間割タイプ｜複雑な予約にも対応
複数のプログラムを管理するのに向いているのが時間割タイプです。プログラムごとに時間の長さがことなったり、複数人予約ができるようにしたいなどでも、プログラムを基準に予約を設定できますし、定期的に繰り返し予約を組むこともできます。
また、複数のプログラムが、同じ時間帯に重なる場合もこの機能のタイプがおすすめです。フィットネスクラブ・カルチャーセンター・語学や楽器などの各スクールに向いています。
3. セミナー・イベントタイプ｜単発予約向き
単発予約向きなのが、セミナー・イベントタイプで、イベント単位で設定するタイプです。イベント単位で予約設定をするため、1日のうちで複数のプログラムを開催する場合でも同時に予約を受け付けることができます。
あらかじめ定員を設定し人数に上限を設けられる機能もあります。このタイプには、セミナーや講習会・ワークショップ・展示会などの業種がおすすめです。
4. 日付タイプ｜日にち単位の予約向き
1日丸ごとで予約する場合は日付タイプがおすすめ。同じタイプのものを日付単位で予約するのに管理しやすいのが特徴です。
このタイプには、レンタカー・ホテルや旅館・備品のレンタルやリース・キャンプ場などの業種が向いています。
予約カレンダーをWEBサイトに設置するには？
予約システムには色々なパターンがあることがおわかりいただけたのではないでしょうか。予約システムのパターンを理解した後はどのように予約システムを自分のWEBサイトに表示させるかも大切なポイントです。
システムの設置方法は何通りかありますが、ここでは主な方法をご紹介します。
1. 予約システムサービスの機能を利用する
システムの設置方法の1つ目としては、予約システムサービスの機能を活用することがあります。ほとんどのサービスがカレンダー埋め込み機能を提供しています。
予約システムサービスは設置方法が簡単で、基本設定が済んだら作成されるコードをコピーして自分のサイトに貼り付けるだけで済むものが多いです。
予約システムサービスのカレンダーを利用するメリット
予約システムのカレンダーを利用すると、予約に付随したさまざまな機能が使えるので業務が効率的になります。
顧客データが管理できることやメール機能を付ければ、リマインドメールやDM送付にも活用できます。
その他でよく使用されるオプションには、予約時の決済機能などがあります。サポート体制も整っていることが多いので、導入前の事前相談や導入後の相談などもしやすいでしょう。
予約システムサービスのカレンダーを利用する際の注意点
予約システムサービスは基本のシンプルな機能であれば無料から始められるのもありますが、オプション等は有料プランから使用できるようになっている場合が多いです。
カレンダーのサイトへの埋め込み機能を利用する場合や1ヶ月の予約件数が多い場合は、料金が有料になることもあるので注意しましょう。
2. Googleカレンダーを利用する
Googleカレンダーを利用して予約システムを導入する場合は、「予約スケジュール」という機能を使ってお店の予約システムとして活用できます。
Googleカレンダーの予約スケジュールはパソコンだけではなくタブレット・スマートフォンなどの端末を使えるので場所を選ばず予約管理ができるという特徴があります。
Googleカレンダーを利用するメリット
作成側も予約側もGoogleカレンダーを使い慣れていると、操作がわかりやすく簡単に登録できるというメリットがあります。
予約スケジュールは Google カレンダーと自動的に同期されるので、予約した側も自分のスケジュールをわざわざ操作する手間が省けます。
Googleカレンダーの予約スケジュールの利用については、Google Workspace Individual のサブスクリプションで利用できるプレミアム機能になっていますが、この月額費用以外はかかりません。
Googleカレンダーを利用する際の注意点
Googleカレンダーを利用する際の注意点としては、予約する人もGoogleアカウントを持っている必要があることです。そのアカウントで予約を取るので、お店側が取得できる情報は、アカウント名やメールアドレスといった最低限の情報になります。
また、予約システムのみの機能なので、予約時のオンライン決済の機能はありません。その他にも、一つの予約枠に対して複数の予約を受け付けられないという注意点もあります。
予約カレンダーを設置するメリットとは？
前項では予約システムの設置方法を紹介しましたが、予約システムを設置すると、どんなメリットがあるのでしょうか。ここでは、予約カレンダーを設置するメリットについて解説します。
1. スケジュールの把握が簡単
予約で重要なのは、一目でスケジュールが把握できることです。これは、管理側も予約側にもメリットがあります。
同じ時間帯に複数のプログラムがあったり同じプログラムが複数日あって複数の項目を確認する必要がある予約の場合、リスト形式の一覧だと把握しにくい場合があります。
一方でカレンダー型であれば、色を使い分けるなどをすることで視覚的に工夫しやすくわかりやすくなるでしょう。このように、カレンダー型の予約システムはスケジュールの把握がしやすいのが特徴です。
2. 予約が簡単にできる
カレンダー型の予約システムは、お客様が予約しやすいというメリットがあります。お客様が希望箇所をクリックするだけで予約できるので、専用の予約ページへわざわざアクセスする必要がありません。
手数が多いと面倒に思って予約を止めてしまうお客様もいるため、カレンダー型の予約システムを導入することで予約の取りこぼしを防ぐことができます。
また、一回登録をすればワンクリックで予約ができるようになる機能もあるので、リピート顧客にとっては予約が簡単になるというメリットもあります。
3. 修正もリアルタイムで更新される
カレンダー型の予約システムは予約のキャンセルや変更が出た場合など、修正がリアルタイムで情報更新されるというメリットもあります。
電話やメールなどの予約システム以外のツールで予約を受け付けた際でもダブルブッキングを防ぎやすいのが特徴。キャンセル待ち機能を設定していれば、キャンセル待ちのお客様へ連絡することもできるので、機会損失を防ぐこともできます。
4. 24時間受付可能
カレンダー型予約システムに限らずインターネットで予約できる強みとして、24時間365日予約可能なことがあります。
予約システムが無い場合だと、従来通りの電話やFAXで、受付時間内での対応しかできません。
ひとりで店舗を運営していると電話を取れない場合もあり、また予約をする側も電話ができる環境になかったりすると、両者が機会を損失している可能性は大いにあります。
その点、予約システムであれば両者にも都合が良く、顧客獲得のチャンスが増えるでしょう。
5. 予約管理の手間が少ない
予約カレンダーだとスケジュールを把握しやすいので予約までの手間が省けるのもいいところです。
例えば、電話のみで予約対応をしている場合、希望日時を聞いた上でお店のスケジュールを確認し、空いていなければ別の候補日時を提案する必要があり、お互いにとって手間が発生しやすいです。
予約カレンダーであれば空き状況がひと目でわかるので、お客様は空いている所に予約をしてくれます。また、受付時間に変更があって修正してもリアルタイムで反映されるので、ブログやメールなどでお知らせをする作業も減らせるというメリットもあります。
予約カレンダーを設置する際の注意点
予約システム以外にも、電話やメールなどその他のツールでも受付を行っている場合は、
注意が必要です。予約受付時にシステム以外で管理をしていて、システムへの更新や修正を忘れてしまうとダブルブッキングを起こしてしまう可能性があります。
そういった状況を起こさないためにも、複数のツールで予約を受けてもシステムで一元化するようにすることが大切です。
自社に合った予約システムサービスを選ぶポイントとは？
予約システムの導入を決めたら、次はどのサービスを選ぶかを決めますが、予約システムを提供しているサービスは沢山あり調べるだけでも大変です。ここでは、自社に合った予約システムサービスを選ぶポイントについて紹介します。
1. 自社に合った予約タイプが選べるか
最初の項目で紹介したように、業種によっておすすめの予約タイプがあります。予約システム導入を検討している場合は、どの表示のパターンが自社の予約を一番見やすくさせられるかをイメージして、タイプを決めましょう。
色々なパターンのデモサイトを掲載している所もありますので、参考にしてみるといいでしょう。
2. 目的に合った機能を備えているか
予約システムサービスには、予約カレンダー以外にもさまざまな機能があります。目的に合った機能を備えているかはサービスを選ぶ決め手の一つです。
サロン向けにおすすめなのが、リザービアの顧客管理機能です。顧客管理機能では顧客を検索しお客様に合わせたDMを送信したり、アプリへのプッシュ通知が送れたりします。
また、リザービアはアプリ化されているので過去履歴から簡単に予約することができクーポンももらえたりするので、お客様にとって使いやすいツールといえるでしょう。
3. セキュリティ対策は万全か
顧客情報を扱う上でセキュリティ対策は重要です。セキュリティ対策が不十分な個人や中小規模のサイトは狙われやすくなってしまいます。
検討している予約サービスサイトはどういったセキュリティ対策がされているかはチェックしましょう。
システムがSSL対策・ISMS認証・ISMSクラウドセキュリティ認証・プライバシーマークを取得しているかは指標になります。
4. 外部サービスとの連携は可能か
予約サービスを導入する場合はLINEなど、外部のサービスとの連携は可能かもチェックしましょう。リザービアでは、LINEと連携をしています。
LINEは多くの日本人が普段使っているツールなので操作に慣れている人も多く予約も簡単です。リピーターの2回目以降の予約はLINEからが多くなり、電話での受付業務が削減されるでしょう。
リザービアのLINE連携機能についてはこちらをご覧ください。
予約カレンダーはお客様にもお店にもメリット多し！
予約カレンダーは、今まで時間を取られていた予約受付業務を大幅に減らしてしてくれます。また、予約の変更やキャンセルも24時間受け付られ、即時システムに反映されるので、店舗側にもお客様側にも大変便利です。
その他には、顧客管理・DM発送・クーポン付与といった事務作業や、オンライン決済で金銭管理もできたりもするのでお客様へのサービスの時間に充てられる時間を増やすことができます。
オプション機能をつけるためには有料プランを導入する必要が出てきますが、効率化が進みメリットが多いツールなので自社に合った方法を導入しましょう。
