予約確認メールとは？美容室・サロンがメールを送るメリットや注意点、例文を紹介

美容室・サロンでは、予約に関するお知らせやDMなどメールが重要です。DMを利用するメリットを解説した以下の記事もお届けしています。

関連記事

エステ・美容サロンがDMを利用するメリットと活用のコツ｜作成のポイントとおすすめ例文を紹介

今回は、予約確認（リマインド）メールをテーマに、予約の受付や確認の際に送信するメールの作り方や文例を紹介します。ポイントを押さえてお客様の信用度アップに役立ててください。

予約確認メールとは？

予約確認メール（リマインドメール）とは、予約内容の確認と、数日前や前日に予約日をリマインドさせるメールのことです。リマインド（remind）とは「思い出させる」という意味で、再確認や念押しといった意味でも用いられます。

予約確認メールのポイントはのちほどくわしく解説しますが、含めたい内容は、

• 予約日時
• 参加人数などの申し込み内容
• 当日必要なもの
• 予約先の所在地（オンラインの場合はURLなど）
• 問い合わせ先
• 注意事項や連絡事項

が挙げられます。

万が一、内容に誤りがあった場合に訂正の連絡をしてもらうように伝えましょう。

予約確認メールを送る目的とは？

予約確認メールを送る目的や重要性について解説します。

予約内容の確認のため

予約確認メールを送る主な目的の一つは、予約内容に間違いがないかお客様自身に再確認してもらうことです。予約したお客様の氏名・日時・メニューなど、重要な情報を伝えることで、予約内容の誤解やミスの防止になります。

サロン側とお客様側の双方で予約内容を確認することで、サービス提供前に問題が発生するリスクを減らし、スムーズな対応ができます。また、予約を受け付けたことをお客様に伝えることで安心感を与え、信頼性の向上にもつながります。

予約忘れ防止のため

予約確認メールのもう一つの重要な目的に、お客様自身が予約したことを忘れてしまわないようにすることがあります。特に予約日時まで期間がある場合や、他の予定と重なることが多いお客様は、予約忘れが起こりやすいです。

予約日時が近づいた際にリマインダーとして再度メールを送ることにより、予約を思い出してもらい、予約忘れによる無断キャンセルを防ぎます。

予約確認（リマインド）メール作成のポイントとは？

予約確認メールを作成時に押さえておきたいポイントを解説します。

タイトルに店名やサービス名、用件をしっかりと記載する

ていねいに予約確認メールを作っても、誰から来たのか、どんな要件かわからないメールは、開封されずに放置される可能性があります。

お客様にメールを読み飛ばされないためには、自分にとって必要と感じられるタイトルをつけることが重要です。店名やサービス名、用件をタイトルに記載しましょう。

本題に入る前に必ずあいさつを入れる

メールのはじめにいきなり予約内容を記載するのでは、事務的で印象もよくありません。まず、冒頭に予約へのお礼などのあいさつ文を入れましょう。

あいさつを挟むことにより、お客様によい印象を与えられます。

本題はシンプルに記載する

予約内容を記載します。メールを読むのが面倒と感じる方もいるので、できるだけ簡潔にすることが大切です。

予約に関する連絡や注意事項がたくさんある場合は、専用ページを用意し、詳細をメールに記載せずに専用ページのURLに誘導しましょう。

店舗へのアクセス情報をわかりやすく記載する

特に、はじめて来店するお客様は店舗の場所を知らない可能性があります。アクセス情報は必ず記載しましょう。

Googleマップの画像やリンクを挿入したり、最寄り駅と出口番号・最寄り駅からの順路・目印となる建物などの情報を記載したりするのがおすすめです。また、車で来店するお客様のために、道路情報や駐車場に関する案内もあると親切です。

問い合わせ先を忘れずに記載する

予約日までにお客様が連絡を取りたいときに必要となる問い合わせ先は、間違いや漏れのないように必ず記載しましょう。

電話番号・メールアドレス・店舗のSNSアカウントなど、できるだけ多くの問い合わせ窓口があると親切です。受付可能時間も記載しましょう。

美容室・サロンが予約確認メールを導入する4つのメリット・効果

予約確認（リマインド）メールはどのような効果があるのでしょうか。実際に美容室やサロンで導入・活用するメリットについて、具体的に紹介していきます。

1. お客様に安心感を与えられる

予約が完了したのかどうかわからないと、不安になります。予約確認メールを送ることで予約がちゃんと受け付けられたとお客様を安心させられます。また、メールが送られることで日時や予約内容に間違いがないか確認できます。

予約キャンセルメールもお客様の不安を取り除く

予約をキャンセルした場合も、キャンセルメールが送られることでお客様は予約をキャンセルできたことを確認できます。予約内容変更もメールが送られることで安心できます。

2. 予約忘れを防げる

来店予約前日のリマインドメールは、お客様の予約忘れを防げるため、お店側も予約に穴を空けずに済みます。

お客様が場所の確認をするきっかけにもなり、予約時間を守ってくれることにも繋がります。

予約調整でドタキャンも防げる

お客様が予約を忘れて予約日に別の予定を入れてしまった場合も、前日にリマインドメールを送ることで日程調整ができ、ドタキャンを減らせます。
予約を忘れたまま予約日を迎えると、お店側は予約枠を1つ無駄にしてしまいます。お客様もあとで忘れていたことを思い出した時に気まずく感じるでしょう。こうならないためにも、リマインドメールは重要です。

3. 連絡しやすい

メールのメリットは、お客様のタイミングを気にすることなく送れることです。電話などでは、お客様の都合の良い時間帯を気にする必要がありますが、メールの場合はその必要がありません。

また、直接会話をしなくてもよいので、お客様にプレッシャーを与えることなく必要な情報を伝えられます。

4. 事前の問い合わせが減る

リマインドメールに予約日時・内容・料金などの詳細を記載しておくと、お客様からの事前問い合わせを減らせます。初めて利用するお客様や、予約内容が複雑な場合、疑問点の解消に効果的です。

お店側も、電話やメールでの問い合わせ対応にかかる時間と労力を削減できるため、スタッフが他の業務に集中できる環境が作れます。

予約確認メールの注意点

予約確認メールは便利なツールですが、一方で注意すべき点もあります。内容や送信タイミングによっては逆効果になってしまうからです。

ここからは、リマインドメールを活用する際に気をつけたいポイントについて見ていきましょう。

1. ニュアンスが伝わりにくい

文章で情報を伝えるため、お店側の意図など細かいニュアンスが伝わりにくい場合があります。内容が曖昧だったり誤解を招く表現があると、お客様を不安や混乱をさせてしまう可能性もあります。

2. ごくまれにキャンセルにつながる可能性がある

リマインドメールには予約忘れを防ぐ効果がありますが、ごくまれにキャンセルにつながってしまう要因になることも。

たとえば、お客様が予約したことを完全に忘れていて、その日程に別の予定を入れてしまった場合、リマインドメールによって予約を思い出し、結果的にキャンセルしてしまうかもしれません。

無断キャンセルの防止にはつながりますが、お店側としては予約枠が空いてしまうデメリットがあります。ただし、この問題は事前の調整やキャンセルポリシーの明示によって軽減することが可能です。お客様との信頼関係を築きつつ、柔軟な対応を心がけることが重要です。

3. 負担に感じるお客様がいることも

リマインドメールは便利なツールですが、なかには必要ないと感じるお客様もいます。とくに、頻繁に美容室やサロンを利用している方や、自分でスケジュール管理をしっかり行っている方にとっては、「余計な通知がくる」などの負担に感じてしまうかもしれません。

また、メールの頻度や内容によっては「営業色が強い」と捉えられてしまうこともあります。その結果、お店への印象が悪化してしまう恐れもあるため、送信タイミングや文面には細心の注意を払いましょう。

予約確認メールを送るべきタイミングとは？

リマインドメールはむやみに送ればいいというものではありません。リマインドメールの効果を最大限に生かすには、来店予定日の2,3日前に送ることが大切です。

早すぎても遅すぎても効果なし

リマインドメールは、来店予定日の2,3日前に送信するのがよいとされています。

早すぎると予約忘れの防止の効果が薄く、かと言って直前に送信すると、キャンセルの手続きが間に合わなくなってしまう可能性があります。残念ながらキャンセルになってしまったとしても、数日の余裕をもたせておけば、改めて別の日に予約を入れることも可能です。

なお、何件も予約があると、個別にメールを送信するのに宛先や予約日時を間違えてしまうリスクがあります。せっかくのリマインドメールも、送信先や予約内容の情報を間違えてしまうとお客様に失礼であり、逆効果になりかねません。

美容室やサロンで使える予約確認メールの例文を紹介！

リマインドメール以外にも、美容室からお客様へ送る確認メールがあります。美容室やサロンをお客様が予約した際、予約を受け付けた旨のメールです。

ここからは、予約受付をお知らせする確認メールの例文を紹介します。

予約確認メールの例文その1

予約確認メールの例文その2

予約確認メールの例文その3

美容室やサロンで使える予約受付完了メールの例文を紹介！

つづいては、予約の確認（リマインド）ではなく、受付完了時に送信するメールの例文を紹介します。

予約受付完了メールの例文その1

予約受付完了メールの例文その2

予約受付完了メールの例文その3

予約キャンセルをしたお客様に送るメールの例文を紹介！

何らかの理由で予約キャンセルをしたお客様への返信メールは、感謝の気持ちを伝えるとともに、再予約を促す内容が求められます。ここからは、キャンセルの理由に応じた返信例文を紹介しますので、実際の対応に役立ててください。

予約キャンセルメールの返信の例文

お客様から体調不良や悪天候・急用などのやむを得ない理由によるキャンセルの連絡を受けた際には、丁寧で思いやりのある返信が重要です。以下にいくつかの例文を紹介します。

無断キャンセルをしたお客様へのメールの例文

無断キャンセルをされた場合、返信メールではしっかりとした対応を行うことが求められます。ただし、お客様を非難せず、今後の改善をお願いする内容にすることがポイントです。

メールよりも効果的！LINEのトークにリマインド通知

予約システムを導入しているサロンでは、メールなどで予約前日などの通知を自動送信していることと思います。ですが、予約システムを利用していないためにメールを毎回手作業で送信しているサロンもあるのでは？

毎回、予約日の前日にメールを作成して一人一人に送信するのは手間がかかります。また、メールによるリマインドメールの送信は迷惑メールに振り分けられてしまったり、見逃されてしまうリスクがあります。

そこで、LINEでリマインドメールを送ることをおすすめします。LINEなどのSNSはメールに比べてメッセージが届いたことが分かりやすいため、リマインドメールを見落とすことが少ないのがメリットです。

LINEミニアプリとリザービアを連動させると、予約情報は自動的にLINE内の「Service Messages」トークに送信されてお客様のLINEに通知をすることが可能になります。

LINEのトークに届くので、迷惑メールに振り分けられてしまったり、見逃してしまうといったリスクも避けることができ、ドタキャン抑制&お客様の利便性UPにつながります。

3つのタイミングで送信可能

通知は3つのタイミングでお客様に送信されます。

1. 予約完了時
2. 予約前日などのリマインド
3. 予約キャンセル時

みなさんはプライベートでメールを頻繁にチェックしていますか？

現在ではメールを利用する機会が減っている方もいるため、メールは見落としてしまうことが多くなってしまいます。日常的に使っているLINEであればリマインドが目に触れやすく、予約を忘れていてドタキャンしてしまうというケースも減らすことができます。

予約確認メール送信の手間やコストを削減するには？

予約確認メールは、手作業で送信する場合、業務負担やコストが増加する可能性があります。効率化を図ることで、スタッフの負担を軽減し、時間を有効活用することが可能です。

ここからは、予約確認メールの送信における手間やコストを削減する方法を見ていきましょう。

あらかじめテンプレートを用意しておく

予約確認メールの送信作業を効率化するためには、あらかじめテンプレートを用意しておくことが効果的です。

テンプレートには、基本的な構成や店舗名・住所・キャンセルポリシーなどの必要な情報を記載しておき、お客様ごとに異なるお名前や予約日時・メニュー内容を書き換えるだけで済むようにします。

これにより、一からメールを作成する手間が省けるため、時間短縮につながります。また、テンプレート化することでメールの品質が均一化され、お店のイメージや信頼性向上にもつながるでしょう。

自動配信機能を使う

手間やコストをさらに削減したい場合、メッセージの自動配信機能を活用することがおすすめです。

さらに、予約システムや顧客管理システムと連携して、お客様の行動や予約情報を条件として設定しておくことで、事前に準備された内容のメールを自動的に送信できるようになります。

たとえば、予約完了時に即座に確認メールを送ったり、来店前日にリマインドメールを配信したりすることができます。

システムを活用すれば、人手による作業が不要となり、大幅な時間と労力の節約につながるでしょう。

また、自動配信機能は送信忘れの防止にも役立つため、お客様への対応漏れを防ぎ、お店の運営効率向上にも貢献します。

予約システムのメッセージ自動送信機能を活用しよう

予約確認メールやリマインドメールは、予約内容に誤りがないか確認してもらい、予約日時を忘れないように通知することができます。しかし、予約数が多いとお客様一人ひとりにメール送信することが手間になってしまいます。

そこで、予約システムのメッセージ送信機能を活用することをおすすめします。予約システムには、予約確認メールを自動送信する機能が搭載されているものが多いです。受け付けた予約情報をもとに、予約確認メールやリマインドメールを自動で送信することで、メール送信業務の効率を改善することができます。

リザービアなら自動でおまかせ！ メッセージ自動配信機能を紹介

ここからは、リマインドメールを自動で送れるリザービアの「メッセージ自動配信機能」について紹介します。お客様もお店側もメリットのあるリマインドメールを導入するにあたり、自動でメッセージを送る機能をチェックすることで業務を効率的に行えます。

リマインドメールをルーティンワークとしてすべてのお客様に提供する場合、手作業で行うと抜けやミスが生じる可能性もあります。メッセージ自動配信機能の使い方を知り、活用してみましょう。

LINEのトークに自動で送信！

こちらのサービスは、LINEのトークに自動でメッセージを配信できる機能です。多くの人が利用しているLINEにリマインドメールが送れるので、お客様の目にも届きやすいです。
また、自動でメッセージを配信でき、スタッフが対応することなく、以下の項目をお客様が選び、予約を行えます。

• スタッフ
• クーポン
• 日時
• お客様情報

お客様情報に関しては、事前にLINEに登録している内容が使えます。お客様もスタッフも入力作業を減らせて負担なく予約が行えます。

自動メッセージ送信

もちろん、自動メッセージ送信機能も搭載されています。来店当日から最大で60日後まで自動メッセージを登録することができます。来店当日のお礼メール（サンキューメール）や、来店以後のフォローメール、クーポンやキャンペーンなど、配信制限なくDMも自動で配信することが可能です。

配信する対象の顧客も、利用したメニューや指名したスタッフごとに絞れます。上手に使いこなして集客に活用してください。

自動配信以外にリザービアでできること

リザービアは、美容業界に特化した予約管理システムで、全国5,000店舗以上の導入実績があります。予約管理だけでなく、集客や顧客管理・業務効率化を支援する、多彩な機能を備えているのが特徴です。

リザービアはGoogleビジネスプロフィールやLINE公式アカウントといった外部サービスとの連携機能を備えています。この連携により、複数の予約導線を一元管理できるため、ダブルブッキング防止や、効率的な集客が可能です。

とくにLINEとの連携はリピート率アップに効果的であり、お客様とのコミュニケーション強化にも役立ちます。また、大手クーポンサイトの連携も可能なため、多様な集客チャネルからの予約管理がスムーズに行えます。

さらに、顧客情報だけでなく、スタッフや設備の管理機能も搭載。顧客情報では名前や来店履歴・利用メニューなどを簡単に検索できるほか、会員ランクやクーポン利用状況も把握できます。

一方でスタッフシフトや設備予約枠の管理も可能で、店舗運営全体の効率化が可能です。

リザービアの包括的な管理機能によって、美容室やサロンの日常業務がスムーズになり、お客様へのサービス品質向上にもつながります。

使いやすい予約システム

リザービアの予約台帳はスマートフォンへの表示に対応しています。営業時間外や外出先など、いつでもどこにいてもスマホから予約状況を確認することができて便利です。電話予約を受けた際も、「カンタン予約」ボタンを使えばわずか4秒で予約枠を確保できます。

予約アプリ「サロンカード」ではスタンプカードのデジタル化、お友達紹介機能、過去予約履歴からのカンタン予約など、お客様にとっても使いやすいシステムが搭載されています。

顧客管理機能

顧客情報を登録して管理する機能も搭載されています。お客様の氏名や住所、電話番号といった基本情報をはじめ、来店回数、前回スタッフ、前回メニュー、クーポン利用履歴などといったさまざまな情報から、顧客情報をカンタンに検索し、クーポン付きのDMを送信などが可能です。

予約確認（リマインド）メール・予約受付メールのポイントを押さえて届けよう

今回は、予約の確認や受付時にお客様宛に送るメールについて解説しました。紹介した予約確認メールおよび予約受付メールのポイントや例文を参考にしながら、お客様にとってわかりやすく親切なメールを送信し、信頼関係の構築やリピートにつなげましょう。