美容院やサロンなどにおいて、お客様の受け入れ体制を「予約優先制」にしているところもあるのではないでしょうか。予約優先制にする場合、メリットやデメリットはどんな点なのか、知りたいところです。
そこで、今回は予約優先制の特徴について解説し、予約受付に便利なシステムも紹介します。ぜひ最後まで読んで、必要に応じて導入を検討してみてください。
目次
予約優先制と完全予約制は何が違う？｜順番予約制のデメリットも解説
ここでは、予約優先制・完全予約制・順番予約制という3種類の予約制度について違いを説明します。
予約優先制とは？
予約優先制とは、 予約したお客様を優先的に対応しつつ、飛び込みのお客様も受け入れるやり方のこと。予約をしていないお客様でも、対応できるスタッフがいれば施術を行い、状況によっては待っていただくケースもあります。
もともと予約していたお客様はスムーズに案内できますし、予約せずに訪れても入れる可能性があることから、急に思い立ったお客様も来店しやすいです。予約が苦手なお客様からのリピート率が高まる可能性もあるでしょう。
詳しいメリットなどは後述するので、あわせてチェックしてみてください。
完全予約制とは？
完全予約制とは、 予約したお客さまのみを施術するスタイルです。予約優先制とは反対に、予約をしていないお客様は受け付けてもらえません。
予約したお客様にとっては確実に対応してもらえるという安心感や信頼感があるので、待たずに施術を受けたい方からリピートされやすいでしょう。
詳細は下記の記事でご確認ください。
完全予約制サロンは売上にどう響く？｜メリット4点と便利システムも徹底解説！
順番予約制とは？
順番予約制とは、来店した順番通りに施術するやり方のこと。従来から行われてきた方法で、あらかじめ待つつもりで行かなければなりません。
なお、順番が回ってくる目安時間を案内しているサロンもあります。そのような場合は順番を取ったあとにいったんその場を離れ、目安時間に再度訪れることも可能です。
前日までは予約を受け付け、当日は来た順番に待ってもらうというように、予約優先制と併用しているところもあります。
予約優先制のメリットとは？｜予約優先制ならではの臨機応変術4選！
つづいて、予約優先制のメリットとして4つの点を挙げます。
1.予約のお客さまを優先的に案内しつつ飛び込みにも対応できる
前章の内容のおさらいになりますが、予約優先制では、予約してくれたお客様を優先させるだけであり、飛び込み客も予約の合間に受けることができます。
たとえば、普段休みがなかなか取れないお客様が、急に休みになって施術を受けたいという場合。また、遠方であまり来られないお客様が、たまたま近くに来る予定ができたついでに寄ってみたという場合などでも、空き状況次第で対応できるため喜んでもらえるでしょう。
2.長時間施術でも短時間施術でもその日に調整しやすい
施術の内容によって所要時間が異なるサロンも多いことでしょう。
そこで、たとえば美容室では、カラーやパーマなどの長時間施術（予約客）の合間に、カットのみのような短時間施術（飛び込み客）を入れるというようにして、うまく時間を調整することができる場合もあります。
せっかくのチャンスなので、しっかり売上に繋げましょう。
3.新規顧客の獲得チャンスを逃さず対応できる
完全予約制の場合は、来店以前の段階で「予約をすることが苦手」な新規顧客を逃してしまいます。しかし、予約と予約の合間に対応する予約優先制なら、予約が苦手な新規顧客も心理的ハードルが下がって来店しやすいです。
また、偶然近くを通った旅行客などの「一見さん」も、新規顧客として獲得できる可能性があります。
4.順番待ちの中でも優先順位を自然とつけられる
予約優先制では、予約のお客様と飛び込み客の来店が重なってしまったときにも、予約のお客様が優先だとはっきり線引きすることが可能。飛び込みのお客様に対しては、「待たせること」「どれくらいの待ち時間か」を伝えやすいです。
予約優先制にもあるデメリット｜きちんと把握してから導入を検討しよう
前章のように多くのメリットがある予約優先制ですが、デメリットも把握しておかなければなりません。3つの点を押さえましょう。
1.予約だけでなく飛び込みにも対応するため混乱しやすい
予約優先制では、予約と飛び込み両方に対して適切な対応が必要。飛び込み客をどれだけ待たせるかをその場で計算し、うまく調整しなければなりません。
また、予約のお客様を待たせることになる可能性があるので、飛び込み客をどの段階で施術に案内するかなど、スタッフの臨機応変さが求められます。
2.休憩時間や終業時間が先読みしにくい
飛び込み客をどれだけ受けるかによって、スタッフの休憩や店舗を閉める時間が変わることがあります。そのため、時間が読みにくくなってしまうこともデメリットといえるでしょう。
3.予約優先制を掲げていても飛び込みに対応できないときもある
状況によっては、飛び込み客に対応する時間が確保できないこともあります。そのような場合は、結局予約をすすめることになってしまう点もデメリットです。
予約優先制のデメリットも対策すればメリットになる！
予約優先制のデメリットを逆手に取って、メリットに替えることも可能。いったいどうすればいいのでしょうか。
1.予約枠に制限を設けて空き時間をわざと作っておく
予約がぎっしり詰まっていては、飛び込みへの対応が困難です。そこで、1日の売上をきちんと確保しつつ、あえて予約の空きを作っておけば、急な飛び込みにも対応しやすいでしょう。
2.予約枠の管理をしやすい便利システムを導入する
紙媒体で予約と飛び込み客に対応していると、抜け漏れが起きたり時間管理がしにくかったりします。そこで、便利な予約システムを導入する方法も。次の章で「リザービア」について紹介するので、チェックしてみてください。
予約優先制の導入を検討するにあたって便利なシステム｜リザービアの紹介
完全優先制では、予約を管理し、空き状況を把握することが求められます。そこで、予約管理に役立つシステムの導入を検討してみましょう。
さまざまなシステムがありますが、そのなかでも予約を自動で受付・管理でき、顧客情報管理やデータ集計も行える「リザービア」がおすすめです。どのように活用すればいいのか、以下で詳しく解説します。
予約管理システムにはどんな機能がある？メリットとは？
予約管理システムとは、オンラインで予約の受付や管理ができるシステムのこと。自動でデータが処理されるため、人の手で操作しなくてもいつでも予約を受けることができる点が大きなメリットです。
では、リザービアには具体的にどんな機能があるのか、例を見ていきましょう。
1.予約台帳機能
予約台帳機能では、新規の予約やキャンセル、変更がオンラインで自動更新されます。パソコンやスマートフォンなどの画面から、スムーズに予約帳を確認できて便利です。
空き状況もパッと見ただけでわかるので、予約優先制でも飛び込みのお客様を案内しやすいでしょう。
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予約台帳
2.予約の一元管理機能
リザービアには、予約の一元管理という機能があります（※オプション）。
いろいろなサイトやサービスから予約を受け付けている場合、別々に管理しているとダブルブッキングが起きる恐れも。予約優先制において、予約のお客様が重なってどちらかをお待たせするのは信頼関係にも影響します。
一元管理ができれば、予約の重なりを防げるため安心でしょう。
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予約の一元管理
3.顧客管理機能
顧客管理機能では、お客様の名前・前回利用メニュー・使ったクーポンなどのデータを記録できます。また、こまかい情報をメモで残せるので、次の来店の際に便利です。
予約優先制では、初回は飛び込みで来たお客様でも、リピートの際には予約してもらえる可能性があります。きちんとデータを残しておけば、お客様との信頼関係も築きやすいでしょう。
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顧客管理
4.予約集計機能
店舗予約・WEB予約・アプリ予約・キャンセルの状況を集計する予約集計機能も備わっています。期間ごとや来店日ごとにデータを集計し、分析することも可能です。
予約優先制のサロンでも、利用された予約窓口やクーポンなどの状況を把握することで、経営戦略に役立てられるでしょう。
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予約集計
予約管理システムの注意点も頭に入れておこう
予約システムを導入する場合、以下のような点に注意しましょう。
- 導入費用やランニングコストがかかる
- 使い方の練習が必要
- ネット予約が苦手なお客様は予約しづらい
費用対効果をよく考えて導入する、動作方法を覚える、電話予約と並行する、もしくは待つつもりで来てもらうなどの対応が求められます。
予約優先制は臨機応変な対応ができる！｜2回目以降は予約を促しリピーター獲得へ
予約優先制では、飛び込み客が来た際、予約の混雑状況に応じた臨機応変さが求められます。しかし、飛び込みで来たお客様にも2回目以降は予約してもらうよう上手に促すことで、リピートに繋げられる可能性は十分あるといえるでしょう。
また、予約の受付や管理には、リザービアの導入もおすすめです。導入前のご相談も承っているので、お気軽にお問い合わせください。
