個人や小規模で開催している教室やスクールは、レッスン以外の業務負担も大きくなりがち。そのなかでも予約受付・管理業務は、手間や負担がかかってしまっている、という人も多いのではないでしょうか。
そこでおすすめなのが、レッスンの受け付けに予約システムを導入することです。今回は、レッスンの予約受付・管理業務に予約システムを導入するメリットや予約システムを選ぶポイントを解説し、おすすめの予約システムも紹介します。ぜひ参考にしてください。
目次
そもそも予約システムとは？
まずはじめに、そもそも予約システムとはどういったものなのか、概要を紹介します。
予約システムは、その名の通り予約に関するシステムで、予約受付・管理を自動化し、リアルタイムで更新することができるものです。
従来では電話やFAX、メールなどで受け付けた予約を、紙で手書きしたり、Excelなどの表計算ソフトで表を作成して管理するなどしていました。しかし、小規模のスクールだと事務作業専門のスタッフがおらず、ほかの業務の合間に管理しなければなりません。
予約システムを使用すれば、システムが予約を自動的に管理してくれるため、予約に関する業務の効率化が図れます。また、予約管理以外にも、決済機能や顧客管理機能、データ分析など、スクール運営に必要な業務を行うことができる予約システムもあります。
レッスン予約システムを導入するメリット
レッスンの予約を管理するにあたり、予約システムを導入すると、いくつかのメリットが得られます。ここからは、予約システムを導入するメリットについて見ていきましょう。
1.予約管理の業務負担が軽減される
予約システムを導入することの一番大きなメリットといえるのは、予約管理の業務負担が軽減されることです。前述したように、予約システムは予約を自動的に受け付けて管理してくれるため、来店時や電話で受け付けるよりも、予約管理の業務が楽になります。
また、受け付けた予約は一つの画面で一覧として管理することができるため、予約の電話がかかってきたときなど予約状況を確認したいときにも、どの予約枠が空いているのかをひと目で把握することが可能です。
このように、予約システムを利用することで、従来どおりの予約方法でも、管理面での負担が軽くなるといえます。
レッスンに集中することができるようになる
予約を自動的に受け付けて管理できるということは、予約対応をする頻度が下がる、ということです。とくに少人数で運営していて、予約などレッスン以外の業務を専門に担当するスタッフがいない場合、レッスン中の電話対応などの手間がなくなります。
そのため、レッスンやお客様の対応に集中することができるようになり、お客様の満足度向上につながる効果も見込めます。
2.予約忘れやダブルブッキングなどのミスを防止できる
従来の予約方法では、予約内容の間違いや、予約の記載忘れなど、ヒューマンエラーによる予約ミスが起きることもあります。人的ミスによる予約間違いは、スクールや教室の信頼度低下を招きかねません。
予約システムを利用すれば、こういった予約ミスが起きにくくなります。また、予約枠が埋まっている場合は予約受付ができないようになるため、ダブルブッキングの防止にもつながります。
3.リマインドメッセージが自動化される
予約受付・管理機能だけでなく、メッセージの自動送信機能が搭載されている予約システムも多いです。予約が確定したことを知らせるメールや、予約日時が近づいたお知らせなど、お客様へのリマインドも自動的に送信されます。
リマインドメールは予約忘れのドタキャンなどを防ぐ効果が期待できますが、一人ひとりにメールを送信するのは、案外手間がかかるもの。それを自動的に送信できるようになるので、そのぶんのリソースをほかの業務に回すことができるようになります。
またリマインドだけでなく、レッスン後のお礼メールやキャンペーンなどのお知らせ、アンケートなども送信することができます。
4.お客様の利便性も上がる
スクール側だけでなく、お客様側にもメリットがあります。
電話で予約をしようと思うと、営業時間やレッスン時間などを気にして、スクールが対応できる時間に連絡をしなければならない、と制限がかかってしまいます。予約システムで予約受付を自動化すれば、営業時間などを気にすることなく、24時間365日、好きなタイミングで予約をすることができるようになります。
また、空いている予約枠から選択して予約をするため、スタッフに尋ねなくても予約可能な日時が把握できるなど、お客様の利便性も上がります。
レッスン予約システムを導入する注意点
多くのメリットがある予約システムですが、導入には注意点もあります。予約システムを導入する際の注意点を見ていきましょう。
1.コストがかかる
予約システムを利用するには、多かれ少なかれ、コストがかかることを覚えておきましょう。主に必要なコストは、導入の初期費用や月額の利用料などです。
予約システムのなかには無料で利用できるものもありますが、無料だと機能が少なかったり、1カ月で使える予約数に上限があったりと、なにかと制限がかかることが多いです。
2.パソコンが必要なことがある
スマホやタブレットがあれば使える予約システムもありますが、システムによっては、操作がパソコンからしかできないものがあります。
総務省が発表する、「令和5年版 情報通信白書」によると、スマートフォンの保有率が90.1%であるのに対し、パソコンの保有率は69.0％となっています。
パソコンを持っていないと操作ができない予約システムだと、導入してもそもそも利用できない人がいる可能性がある、ということも覚えておきましょう。
3.新しいシステムに慣れる必要がある
予約システムはさまざまな面において利便性が向上しますが、予約システムに限らず、新しく導入するシステムは慣れるまで時間がかかることがあります。
とくに予約システムは、利用するのはスタッフだけでなく、お客様も利用するものです。スタッフだけが利用するなら、マニュアルを作成したり研修を行ったりすることでフォローできますが、お客様には改めてご案内を差し上げ、システムを周知させる手間も必要になるでしょう。
レッスンの予約システムの選び方のポイント
予約システムのメリットについては、おわかりいただけたのではないでしょうか。しかし、予約システムを導入しようと思っても、どんな点に注目して選べばよいのか悩んでしまうかもしれません。
ここからは、レッスンの予約システムの選び方のポイントについて、解説します。
予約条件の設定の柔軟さ
レッスンの予約に使うシステムですから、レッスンの時間などに合わせて予約枠を設定できる必要があります。また、複数のレッスンを同時に行う場合は、担当者ごとに予約できるようなシステムでなければいけませんよね。
そのため、レッスンの時間やスタッフのシフト、使用する設備など、予約条件に柔軟な設定ができるかどうかを確認しましょう。
必要な機能が揃っているか
予約システムには、さまざまな機能が搭載されていますが、どんな機能が使えるのかは、システムによって異なります。そこで、予約管理機能だけでなく、顧客管理機能やメッセージ送信機能、設備管理機能、外部サイトやシステムとの連携ができるかなど、自店舗で使用したい機能が搭載されているのかを事前にチェックしておきましょう。
機能とコストのバランス
予約システムを利用するには、初期費用や月額利用料などのコストが必要だと前述しました。そういったコストは、システムが高機能で多くの機能が搭載されているほど、高額になる傾向にあります。
そのため、自店舗に必要な機能と、システムの利用料のバランスが適切であるか確認することは、とても重要といえるでしょう。
セキュリティ対策がされているか
予約システムでは、お客様の個人情報など、大切な情報を扱います。万が一、悪意のある第三者から不正アクセスされたり、外部に情報流出してしまっては、店舗の信用問題に関わるでしょう。
こういった情報漏洩を防ぐためには、どんなセキュリティ対策がされているのかをしっかりと確認しましょう。目安として、プライバシーマークやISMSの認証の取得をしているかどうか、というものがあります。
豊富な機能の予約システム「リザービア」
レッスンの予約受付には、予約システムリザービアがおすすめです。リザービアには予約管理機能だけでなく、集客にも役立つ豊富な機能が搭載されています。
ここからは、リザービアがどんな予約システムなのか紹介します。
メニューや時間の柔軟な設定
レッスンの予約をシステムで受け付けるには、「なんのレッスンを受けるのか」「所要時間はどれくらいなのか」など、細かな設定ができなければいけません。
リザービアは、柔軟な予約枠の設定が可能。所要時間に応じた予約枠や、担当するスタッフごとのメニュー設定、同一メニューの予約可能人数上限など、レッスンの予約受付に便利な機能が搭載されています。
スタッフのシフトに合わせた予約設定
スタッフと担当メニューの設定だけでなく、シフトに合わせた予約設定も可能です。予約枠とスタッフのシフトをひもづけることで、スタッフごとの空き時間がわかりやすく、適切な人数の予約を受け付けることができます。
設備管理機能も搭載
レッスンによっては、設備や機器を使用することもあると思います。しかし、同時刻に同じ設備を使用するレッスンを予約してしまうと、必要なタイミングで使用できないなどの不具合が発生してしまうかもしれません。
リザービアでは、設備を使用するメニューを登録し、同時刻予約の制限が可能です。複数のスタッフが同時にレッスンをする可能性がある店舗に、とくにおすすめといえるでしょう。
レッスンの予約管理には予約システムの導入を検討しよう
今回は、レッスンの予約受付に焦点をあてて解説しました。予約システムは予約管理業務だけでなく、集客やその他業務にも便利な機能が搭載されているものが多く、導入すればスムーズにレッスンをすすめることができるようになるでしょう。
今回の内容を参考に、リザービアの導入を検討してみてください。
