個人や小規模で開催している教室やスクールは、レッスン以外の業務負担も大きくなりがちです。そのなかでも予約受付・管理業務は、手間や負担がかかってしまっているケースも多いのではないでしょうか。
そこでおすすめなのが、レッスンの受け付けに予約システムを導入することです。
この記事では、スクールの運営に適したレッスン予約システムを使ってできることや、導入のメリットを紹介します。おすすめの予約システムも5種類紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
目次
そもそも予約システムとは？
まずはじめに、そもそも予約システムとはどういったものなのか、概要を紹介します。
予約システムは、その名の通り予約に関するシステムで、予約受付・管理を自動化し、リアルタイムで更新することができるものです。
従来では電話やFAX・メールなどで受け付けた予約を、紙で手書きしたり、Excelなどの表計算ソフトで表を作成したりして管理するなどしていました。しかし、小規模のスクールだと事務作業専門のスタッフがおらず、ほかの業務の合間に管理しなければなりません。
予約システムを使用すれば、システムが予約を自動的に管理してくれるため、予約に関する業務の効率化が図れます。また、予約管理以外にも、決済や顧客管理・データ分析など、スクール運営に生じる業務を支援してくれる予約システムもあります。
レッスン予約システムにできること
ここでは、レッスン予約システムの機能について解説します。予約システムを利用して、どのようなことができるのかを確認していきましょう。
自動予約受付
自動予約受付は、予約システムの基本となる機能です。専用の予約フォームを作成し、ホームページやSNSとリンクで結べば、Web上でいつでも予約を受け付けられます。
予約画面では、時間割がカレンダーのように一覧で表示され、コマごとの空き状況はリアルタイムで更新される仕組みです。参加人数が上限に達した場合は自動で予約が締め切られるため、ダブルブッキングが発生しにくくなります。
さらにキャンセル待ち機能を備えた予約システムならば、空きが出た際に、自動でキャンセルを待つ別のお客様の予約が確定する仕組みも作れます。
メールの自動送信
予約システムには、予約完了時の受付通知や、日時変更・キャンセルの連絡など、基本的な情報を自動でメール送信する機能が備わっています。これにより、利用者への連絡漏れを防げるだけでなく、運営側の業務も効率化されます。また、送信のタイミングや文面をあらかじめ設定できるため、スムーズな予約管理が可能です。
なお、これらの基本通知機能は多くのシステムで標準搭載されていますが、詳細なカスタマイズや追加の通知機能については、利用するプランによって異なる場合があります。そのため、システムの公式サイトをチェックしたり、事前に問い合わせを行ったりして、必要な機能が含まれているかを確認しておくと安心です。
事前決済
予約システムの導入により、予約の受付とあわせて、クレジットカードや口座振替による決済を事前に行えます。
オンライン上で決済できる仕組みがあれば、レッスン当日に現金の受け渡しを行う必要はありません。集金業務の手間が軽減され、受講料未払いのトラブルも防げるようになります。
予約システムによっては月謝制やチケット・回数券の販売に対応しているものもあるため、必要に応じて検討してみましょう。
オンライン会議ツールとの自動連携
Zoom・Google Meet・Microsoft Teamsなどの、オンライン会議ツールとの連携機能を備えた予約システムもあります。オンラインレッスンをメインとしてスクールを運営している場合には、役立つ機能です。
レッスンの予約が入ると自動でミーティングURLが発行され、予約完了後のメールの文面に挿入されるようになります。
顧客管理
顧客管理機能を備えた予約システムなら、予約受付と同時に顧客情報を自動的に収集・管理できます。蓄積されるデータは、名前・連絡先・受講履歴・レッスン進捗・利用頻度・キャンセルの傾向などです。
メモ欄が用意されているシステムならば、申し送り事項を記入してスタッフ間で情報を共有できます。これにより、前回と異なるスタッフがレッスンを担当する場合でも、お客様に一貫した指導を行えるようになります。
リマインドメール・SMS送信
レッスン予約システムには、予約日前に自動で通知を送るリマインド機能が搭載されていることが多く、受講忘れや直前キャンセルの防止に役立ちます。メールだけでなくSMSに対応しているシステムもあり、受講者の連絡手段に合わせて通知方法を選べる点も便利です。
これらのリマインド通知は、あらかじめ設定したタイミングで自動送信されるため、運営側の手間を大きく軽減できます。結果として受講率の向上にもつながり、安定したレッスン運営に寄与します。
キャンセル・変更管理機能
キャンセルや日時変更に柔軟に対応できるのは、レッスン予約システムを導入する大きなメリットの一つです。お客様は自身の都合に合わせて予約を変更でき、わざわざ電話やメールを使わずに手続きが完了します。
運営側はリアルタイムでスケジュールの空き状況を把握できるため、次の予約受付や講師の調整もスムーズに行えます。予約変更時の通知も自動で送信されるため、情報の行き違いを防ぐことができ安心です。
クーポンや割引設定機能
システムによっては、クーポンや割引を柔軟に設定できる機能を搭載しているものがあります。例えば「初回限定」や「平日昼割」など、特定の条件下で割引を適用するクーポンなら、新規顧客の獲得や稼働率の向上が期待できるでしょう。
また、使用回数の制限や利用可能期間の設定など、細かい調整ができる場合もあり、価格戦略に合わせたキャンペーン設計が可能です。効果的に活用することで、集客と収益性のバランスを取りながら、リピート率の向上にもつなげることができます。
レポート・分析機能
予約状況や売上の推移を視覚的に把握できるレポート・分析機能は、レッスン予約システムのなかでも特に有用な機能です。例えば、月ごとの売上データや曜日・時間帯別の予約状況をグラフや表で可視化することで、運営の状況を客観的に把握することができます。
混雑しやすい時間帯やキャンセルが発生しやすいタイミングを把握することで、講師の配置やレッスン枠の調整に役立ちます。日々の運営改善やサービス品質の向上に向けた判断材料として活用できる機能です。
レッスン予約システムを導入する6つのメリット
レッスン予約システムを導入すると、いくつかのメリットが得られます。ここからは、予約システムを導入する6つのメリットについて見ていきましょう。
1. 予約管理の業務負担が軽減される
予約システムを導入する最大のメリットは、スタッフの負担を軽減できる点です。電話で予約を受け付ける場合と異なり、受付から予約情報の管理まで、スタッフが対応する必要がなくなります。
それぞれのスタッフが、スマホやタブレットで予約状況をいつでも確認できるのも強みです。スタッフ間での情報の共有漏れを防ぎ、連携もしやすくなるでしょう。
予約管理の負担が軽減されて空いた時間は、レッスンの準備やアフターフォローなど顧客満足度の向上につながる業務に活用できるようになります。
2. 予約業務のミスを防止できる
従来の予約方法では、予約内容の間違いや、予約の記載忘れなど、ヒューマンエラーによる予約ミスが起きることもあります。人的ミスによる予約間違いは、スクールや教室の信頼度低下を招きかねません。
予約システムを利用すれば、こういった予約ミスが起きにくくなります。また、予約枠が埋まっている場合は予約受付ができないようになるため、ダブルブッキングの防止にもつながります。
3. スケジュールを管理しやすくなる
レッスン予約システムを導入すると、スケジュール管理が効率化されます。予約内容は自動でカレンダーに反映され、いつでも最新のスケジュールを確認できるようになるためです。
システムによっては定員に達した時点で予約受付を自動で締め切る設定も可能で、無理なスケジューリングをしてしまう心配もありません。
スケジュール管理を高い精度で自動化できることによって、円滑なスクール運営が実現できる点も、予約システムを導入するメリットです。
4. 決済や売上管理を効率化できる
オンライン決済機能を備えた予約システムを導入すれば、当日の決済業務が不要です。
釣銭準備や会計処理を省略できるため、当日の対応がスムーズになります。一方、お客様はレッスン後に受講料の支払いを行う必要はなく、そのまま帰宅できるため快適です。
加えて、売上データがシステム上に記録される点も大きな強みです。月次・年次の売上が自動集計されるため経理業務も楽になり、スタッフの業務負担の軽減につながります。
5. お客様の利便性が向上する
予約システムの導入は、お客様の利便性向上にもつながります。
電話しか予約の手段がない場合、お客様は営業時間内にスクールへ連絡する必要があり、受講を思い立ったときに、すぐ申し込めないこともあります。一方、予約システムを導入したスクールならば、24時間いつでもレッスンの申し込みが可能です。
加えて、お客様はそれぞれの時間帯のレッスンの空き状況を一覧で把握できます。そのなかから自分の都合の良い時間帯を見つけて予約を入れられるため、申し込みまでがスムーズです。
予約を申し込む際の時間的な制約と負担が減るため、レッスンへ参加する心理的なハードルを下げられるでしょう。
6. データの一元管理が可能になる
レッスン予約システムを導入すると、予約内容や顧客情報、売上データなどの重要な情報を一元管理できます。複数のデータを別々に管理する手間がなくなり、業務が大幅に効率化されるでしょう。
必要な情報をすぐに検索・確認できるので、顧客対応や経営判断のスピードも上がります。
さらに、手作業による入力ミスやデータの重複を防ぎ、正確で信頼性の高いデータ管理が可能です。これにより、レッスン運営の質を安定的に保てます。
レッスン予約システムを導入する際の6つの注意点
レッスン予約システムには多くのメリットがありますが、一方でいくつかの注意点も存在します。ここからは、導入の際に気をつけたい注意点を見ていきましょう。
1. 導入・初期設定に手間や時間がかかる場合がある
レッスン予約システムを導入する際、初期設定には一定の手間と時間がかかることがあります。例えば、システムのメニュー構成やレッスン時間のスケジュール設定・スタッフの割り当てなど、運用に必要な基本的な情報を整理して入力する作業が必須です。
また、システムによっては複雑な設定項目が多く、試行錯誤を重ねなければならないことも。このため、事前にどれくらいの時間と労力がかかるのかを把握しておくことが重要です。事前準備をしっかり整えておけば、その後の運用がスムーズに進みます。
2. システムや機能に慣れるまで時間が必要
新しいレッスン予約システムを導入した場合、システムや管理画面の操作に慣れるまでに時間がかかることがあります。特に、初めて使用するシステムの場合、設定方法や操作方法を理解するのに時間を要することがあるため、スタッフの教育やトレーニングが不可欠です。
最初は使い方に戸惑うことも多いですが、時間をかけて学んでいけば、システムの効率的な運用が可能になります。スムーズに運用できるよう、必要なサポート体制も整えておきましょう。
3. 操作に不慣れなユーザーがいる可能性がある
操作に不慣れなスタッフやお客様がいる場合、スムーズな運用が難しくなることがあります。特に、システムに慣れていないスタッフは、最初のうちは操作ミスやトラブルが発生しやすいため、導入後は十分な説明やマニュアルの提供が必要です。さらに、必要に応じて研修を行うことも求められます。
加えて、お客様にもシステムの利用方法を事前に周知しておきましょう。操作方法や予約の流れについて案内を行うことで、トラブルを減らし、円滑な利用が促進されます。
4. インターネット環境への依存がある
多くのレッスン予約システムは、クラウド型で提供されており、インターネット環境に依存します。そのため、インターネット接続に不具合が生じた場合、システムにアクセスできなくなり、予約受付や顧客対応に支障が出てしまうかもしれません。
また、通信障害やネットワークの不安定さが業務に影響を与えるリスクもあります。安定したインターネット接続環境を整備することが前提となりますが、万が一に備えて、オフラインで使える代替手段やバックアップ体制を考えておくことも重要です。
5. サポートや保守体制の充実度を確認する必要がある
レッスン予約システムの運用を安定して長期的に行うためには、導入後のサポートや保守体制が充実しているかどうかを確認することも重要です。システムに不具合が生じた場合や、運用中に問題が発生した際に、速やかに対応できるサポート体制が整っているか確認しましょう。
また、定期的なメンテナンスやシステムのアップデートが行われているかも重要なポイントです。システムの進化や仕様変更があるため、システム提供企業のサポート窓口がどれだけ対応できるか事前に確認しておくことで、万が一のトラブルを未然に防ぐことができます。
6. 予約者の人物像が見えにくいことがある
レッスン予約システムでは、予約フォームに入力される情報が限られている場合が多く、お客様の詳細な人物像が把握しづらいことがあります。例えば、お客様の目的や背景・過去の利用状況など、個別のニーズに応じた対応をするための情報が不足していると、パーソナライズされたサービス提供に限界が出ることがあります。
予約フォームにどこまでの情報を求めるかを検討し、必要に応じて追加項目を設定することで、お客様をより深く理解できるでしょう。また、他のデータと組み合わせて分析することで、よりきめ細やかなサービスを提供できるようになります。
レッスンの予約システムの選び方のポイント
予約システムのメリットについては、おわかりいただけたのではないでしょうか。しかし、予約システムを導入しようと思っても、どんな点に注目して選べばよいのか悩んでしまうかもしれません。
ここからは、レッスンの予約システムの選び方のポイントについて、解説します。
予約条件の設定の柔軟さ
レッスンの予約に使うシステムですから、レッスンの時間などに合わせて予約枠を設定できる必要があります。また、複数のレッスンを同時に行う場合は、担当者ごとに予約できるようなシステムでなければいけませんよね。
そのため、レッスンの時間やスタッフのシフト、使用する設備など、予約条件に柔軟な設定ができるかどうかを確認しましょう。
必要な機能が揃っているか
予約システムにはさまざまな機能が搭載されていますが、どんな機能が使えるのかは、システムによって異なります。
そこで、予約管理機能だけでなく、顧客管理機能やメッセージ送信機能・設備管理機能・外部サイトやシステムとの連携ができるかなど、自店舗で使用したい機能が搭載されているのかを事前にチェックしておきましょう。
機能とコストのバランス
予約システムを利用するには、初期費用や月額利用料などのコストが必要だと前述しました。そういったコストは、システムが高機能で多くの機能が搭載されているほど、高額になる傾向にあります。
そのため、自店舗に必要な機能と、システムの利用料のバランスが適切であるか確認することは、とても重要といえるでしょう。
セキュリティ対策がされているか
予約システムでは、お客様の個人情報など、大切な情報を扱います。万が一、悪意のある第三者から不正アクセスされたり、外部に情報流出したりしてしまっては、店舗の信用問題に関わるでしょう。
こういった情報漏洩を防ぐためには、どんなセキュリティ対策がされているのかをしっかりと確認しましょう。目安として、プライバシーマークやISMSの認証の取得をしているかどうか、というものがあります。
おすすめのレッスン予約システム5選
ここではおすすめのレッスン予約システムを5種類紹介します。それぞれのシステムの特長や費用面について詳しくまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。
1.freee予約(旧tol)
出所：freee予約(旧tol)公式Webサイト
2025年2月に「tol」から名称変更された「freee予約」は、使いやすさとコストパフォーマンスに優れた予約システムです。
アプリをインストールすれば、無料プランからすぐに予約ページを作成できて、ネット予約を開始できる利便性の高さが魅力です。予約ページのURLはSNSやLINE、ホームページなどに設置でき、お客様がいつでも予約を入れられる環境を作れます。
無料のプランでも予約件数に上限が設けられていない点は、「freee予約」の大きな強みです。コストを抑えながら自動予約の仕組みを作れるため、小規模のスクール運営におすすめできます。
なお顧客管理機能を利用するには、月額3,180円（税込）で契約できるビジネスプランの契約が必須です。
注意点として「freee予約」はスマホ・タブレット専用の予約システムです。お客様はパソコンから予約を申し込めるものの、スタッフがパソコンで予約管理を行うことはできません。
引用元
freee予約
2.SelectType（セレクトタイプ）
出所：SelectType（セレクトタイプ）公式Webサイト
「SelectType」は、機能性の高い予約サイトを手軽に開設できるシステムです。
170種類以上の業種別テンプレートが用意されており、目的に合った予約ページを簡単に作成できます。教室・レッスン向けのテンプレートも用意されており、体験レッスンや1DAY講座など、多様なレッスン形態に対応した予約画面をかんたんに作成可能です。
サブスクの販売機能も備わっており、定期課金を取り入れたレッスンを提供できます。決済システム「Stripe」との連携により、カード・コンビニ払い・銀行振込など、多様な決済方法に柔軟に対応できる点も強みです。
「SelectType」には4種類のプランがあり、顧客情報の保管数とメンバープラン（サブスク）の登録数が異なるため、以下の表でご確認ください。
また、連携できる外部サービスの範囲もプランによって異なります。Googleカレンダーとの連携はベーシック以上、LINEとの連携はプレミアムのみで利用可能です。
引用元
SelectType
3.FreeLesson（フリーレッスン）
出所：FreeLesson（フリーレッスン）公式Webサイト
「FreeLesson」は、スクールや教室向けに特化して設計された予約システムです。月謝・チケットの販売管理・カルテ・スタッフ指名予約・キャンセル待ち機能など、レッスンを運営する上で便利な機能が網羅的に備えられています。
フリータイム制・マンツーマン制など、多様なスタイルのレッスンも予約を受け付けられる点も特徴です。日時固定とフリータイム制を組み合わせた、複雑な形式のレッスンも受け付けられる点は、スクールの運営に特化した予約システムならではといえます。
「FreeLesson」の料金プランは以下の3種類です。
このうち「月謝」は月謝集金に特化したプランで、予約機能はありません。予約機能を利用したい場合、「プロ」または「ビジネス」を選ぶ必要があります。
「プロ」は標準的な教室運営に対応しており、基本的な予約管理が可能です。「ビジネス」は、独自ドメインに対応しており、予約ページのSEO対策を意識して集客を強化したい場合に適しています。
引用元
FreeLesson
4.STORES（ストアーズ）予約
出所：STORES（ストアーズ）予約公式Webサイト
「STORES予約」は、ネット予約から決済、顧客管理まで幅広く対応している予約システムです。LINEやZoomとの連携・回数券・月謝機能など、スクール運営に必要な機能がそろっています。
プランは無料からエンタープライズまで5段階あり、初期費用はいずれのプランも無料です。しかし、プランによって予約件数の上限と、登録スタッフ数が異なります。
この他、プランごとに利用できる機能の範囲も異なります。
例えば回数券・月謝による予約受付を利用するには、スモール以上の契約が必要です。またパーソナルレッスンのようにお客様に合わせて柔軟な時間設定を行いたい場合はチーム以上、スタッフ指名やキャンセル待ちを活用するならビジネス以上のプランを契約する必要があります。
プランごとの違いがやや複雑なため、導入に際してはサービスの担当者と相談しながら最適なプランを選ぶとよいでしょう。
引用元
STORES 予約
豊富な機能の予約システム「リザービア」
レッスンの予約受付には、予約システムリザービアがおすすめです。リザービアには予約管理機能だけでなく、集客にも役立つ豊富な機能が搭載されています。
ここからは、リザービアがどんな予約システムなのか紹介します。
メニューや時間の柔軟な設定
レッスンの予約をシステムで受け付けるには、「なんのレッスンを受けるのか」「所要時間はどれくらいなのか」など、細かな設定ができなければいけません。
リザービアは、柔軟な予約枠の設定が可能。所要時間に応じた予約枠や、担当するスタッフごとのメニュー設定・同一メニューの予約可能人数上限など、レッスンの予約受付に便利な機能が搭載されています。
スタッフのシフトに合わせた予約設定
スタッフと担当メニューの設定に加え、シフトに合わせた予約設定も可能です。予約枠とスタッフのシフトをひもづけることで、スタッフごとの空き時間がわかりやすく、適切な人数の予約を受け付けることができます。
予約状況を一目で把握できる管理画面
リザービアの管理画面は、直感的に操作できるデザインが特徴で、予約状況を簡単に確認することができます。カレンダー形式で予約が表示されるため、日々の予定を一目で把握でき、スケジュール調整が非常にスムーズです。
また、予約のキャンセルや変更も簡単に操作できるので、運営側の負担を大幅に軽減することができるでしょう。さらに、視認性の高いデザインで、忙しい時間帯でも迷わず迅速に対応できる点が大きなメリットです。急な変更にも柔軟に対応でき、ストレスなく運営が可能です。
設備管理機能も搭載
レッスンによっては、設備や機器を使用することもあると思います。しかし、同時刻に同じ設備を使用するレッスンを予約してしまうと、必要なタイミングで使用できないなどの不具合が発生してしまうかもしれません。
リザービアでは、設備を使用するメニューを登録し、同時刻予約の制限が可能です。複数のスタッフが同時にレッスンをする可能性がある店舗に、とくにおすすめといえるでしょう。
決済機能「サロンペイ」
リザービアには、予約時にクレジットカード情報を事前登録できる決済機能「サロンペイ」が搭載されています。これにより、無断キャンセルや直前キャンセルの場合には自動でキャンセル料を請求できます。
さらに、レッスン後はわずか3ステップで決済が完了し、会計業務の効率化が実現します。手間をかけずにスムーズな決済が可能となり、スタッフはレッスンに集中でき、お客様もストレスのない決済体験が得られます。
レッスンの予約管理には予約システムの導入を検討しよう
今回は、レッスンの予約受付に焦点をあてて解説しました。予約システムは予約管理業務だけでなく、集客やその他業務にも便利な機能が搭載されているものが多く、導入すればスムーズにレッスンをすすめることができるようになるでしょう。
リザービアは、直感的な操作が可能な管理画面に加え、予約状況をリアルタイムで確認しやすく、スケジュール調整が効率的に行えます。また、決済機能「サロンペイ」も搭載しており、クレジットカード事前登録や無断キャンセル時の自動請求など、会計業務の効率化にも役立ちます。予約業務から決済まで、シームレスに管理可能です。
今回の内容を参考に、リザービアの導入を検討してみてください。
