まつエクサロンを運営するなかで、顧客情報や施術履歴の管理に時間がかかっていませんか？紙のカルテでは保管場所が必要だったり、探すのに手間がかかったりと、非効率さを感じている方も多いはずです。
そんな悩みを解決してくれるのが電子カルテです。さらに、予約システムと併用すれば、業務の効率化だけでなく、顧客満足度の向上にもつながります。
今回は、電子カルテの基本から導入メリット・注意点・おすすめのアプリや予約システムとの連携活用法まで、詳しく解説します。
目次
電子カルテの基礎知識
まつエクサロンでは顧客を管理するためにカルテが存在しています。そのカルテには主に次のような内容がメインに記録されています。
- お客様の名前や年齢、職業、配偶者の有無などの個人情報
- まつげに対する悩みなどの来店動機
- 施術したデザインや仕上がり希望イメージ
- 自まつげの状態
- アレルギーの有無
- 購入品や平均単価
- 覚えておくべきお客様との会話内容
カルテは大切なお客様の情報を残しておくための貴重なものですが、最近は電子カルテを利用するまつエクサロンが増え始めています。
実際に電子カルテが気になっているまつエクサロン経営者の方は多いかもしれませんね。まずは「そもそも電子カルテとは何か」を理解した上で、改めて導入を検討しましょう。
電子カルテとは
電子カルテとは、その名の通り顧客カルテを電子情報として管理するものです。電子カルテのほとんどは、アプリをダウンロードして用いられています。
パソコンやタブレットだけでなくスマホからも顧客カルテに登録された内容を確認できるため、「顧客カルテが紛失してしまった」という事態はほぼないといってよいでしょう。
顧客の検索も簡単なので、お客様を待たせることなく施術へとスムーズに案内できます。さらに電子カルテは保管場所を取ることがないため、お客様が増えたとしても安心です。
電子カルテでできること
電子カルテの導入の大きな魅力は、「かさばらないこと」と「顧客検索のしやすさ」が挙げられます。紙カルテと比較すると、保管場所を取らないため、店舗内のスペースを有効活用できるでしょう。
また、アプリで名前を入力するだけで顧客情報に迅速にアクセスでき、カルテを探す手間や時間も大幅に短縮できます。さらに、電子カルテアプリのなかには写真保存機能があり、施術デザインの写真を残すことでカウンセリングがスムーズになります。
このように、電子カルテは業務効率を高め、顧客との信頼関係を深める重要なツールと言えるでしょう。
紙媒体カルテとの違い
電子カルテは、紙媒体のカルテに比べて管理が手間がかからず、カルテを「探す」「見る」「保管する」作業を迅速に行えます。また、カルテ用紙の購入や作成の手間がなくなり、印刷代も不要になるため、コストパフォーマンスも上昇します。
とくに、顧客が増えてカルテ探しに時間を取られる、または紙での管理に不安を感じるまつエクサロンにとって、電子カルテへの切り替えは理想的な選択肢です。よりスムーズな顧客管理が実現し、業務全体の効率化が図れるでしょう。
現代のニーズに合わせた管理方法を導入することは、サロンの競争力を高める重要なステップです。
まつエクサロンの顧客管理に便利な電子カルテアプリ
電子カルテがどのようなものなのか理解できても、電子カルテを扱うアプリはたくさんあるので何を導入すればよいのか迷ってしまう方は多いかもしれませんね。
顧客管理に便利な電子カルテのアプリには以下のようなものがあります。一部を目的別に紹介いたしますので、参考としてお役立てください。
スマホで簡単にカルテを管理したい
スマホで簡単にカルテを管理できるアプリもあります。カルテのほかにも、売上やメニューの管理もできて、さらにお客様の誕生日や来店の周期なども自動で通知してくれます。
使える機能は無料と有料に分けられていますが、カルテ管理や予約管理は無料で使うことができますよ。
手短な登録手続きだけで利用したい
アプリの管理システムの導入には時間がかかるケースも多いようですが、わずか1分ほどの登録手続きで利用を開始できる電子カルテのアプリもあります。
またパソコンやタブレット、スマホなどの幅広い端末で使えるので、ネット環境が整っていれば何も問題ありません。
顧客カルテの管理はもちろんのこと、予約受付やカウンセリング機能、会計管理なども備えられています。
LINEとの連携などにも対応しているものもあるため、お客様とメッセージのやり取りをしたりクーポンを配布したりできるのでリピーターも獲得しやすくなるでしょう。
多言語に対応してほしい
多言語に対応しているため、外国人のお客様が来店したとしても安心の電子カルテアプリもあります。主に医療現場で使われている電子カルテアプリのようです。
英語をはじめ34ヶ国の言語に対応しているからこそ、外国人のお客様からも正確な情報を得られやすくなります。また、オフラインでも利用できるので、万が一通信のトラブルがあっても支障が出にくいのは嬉しいポイントかもしれませんね。
リアルタイムで共有したい
電子カルテアプリには、スタッフ間での情報をリアルタイムで共有する機能に優れたものもあります。そのため接客ノウハウを共有しやすく、店舗全体の接客スキル向上につながるでしょう。
また、カルテには写真を添付する機能があり、カウンセリング時にお客様と情報を共有することが可能です。過去の施術を瞬時に確認できるため、お客様の安心感を高め、効率的な接客が実現します。
さらに、お客様が記入したカウンセリングシートを電子化するサービスも提供されています。完全ペーパーレス化を目指すまつエクサロンにとって特に有用と言えるでしょう。
顧客データを管理しやすいものが良い
電子カルテアプリにおいてもっとも重要なのは「顧客データの管理のしやすさ」です。顧客データ管理に特化したアプリは、主に「カルテ作成」「予約管理」「POSデータ管理」などの機能を備えています。
サロンごとに必要な項目を選択できるため、カスタマイズされたカルテのテンプレートを作成することが可能です。これにより、顧客データを効率的に管理でき、スタッフが情報を見やすいフォーマットで確認できるようになります。
また、日別や月別に担当者別のセールスレポートを簡単に作成できるため、売上管理にも役立つでしょう。
電子カルテを利用する6つのメリット
まつエクサロンにおすすめのアプリの例を紹介いたしましたが、電子カルテを導入するメリットについて知っておいたほうがそれぞれのサロンに合ったアプリを選びやすくなります。
具体的に説明しますので、詳しく確認していきましょう。
1. カルテの管理が容易になる
電子カルテは、紙カルテと比較すると管理が格段に楽になります。紙媒体のカルテでは、顧客の名前のアイウエオ順や会員番号順・誕生月・最終来店月などに並べる必要があり、カルテの整理にも探すのにも手間がかかります。
しかし、電子カルテを利用することで、時間や労力を大幅に削減できるでしょう。また、クラウドサーバーを活用してデータを外部に保存するため、店舗内のカルテ保管スペースを省くことが可能です。電子カルテに切り替えることで、業務効率が向上し、サロン内のスペースもスッキリします。
2. 時間や場所を問わず確認できる
多くのまつエクサロンでは、時間や場所を問わずカルテを確認したいと考えているでしょう。
とくに、電話などで個別に予約を受け付けているサロンでは、その場で予約状況や顧客カルテを確認したいというニーズが強いです。予約を受ける際に必要な情報を手元に持っていれば、顧客に対してきめ細やかなサービスを提供できるからです。
電子カルテを利用することで、いつでもどこでも顧客や予約情報を確認できるため、業務効率が向上し、サービスの質も高まります。また、ダブルブッキングや顧客情報の誤りを防ぐのにも役立つでしょう。
もしもカルテの管理にお悩みを抱えているまつエクサロンなら、スマホやタブレットで電子カルテを活用すると状況は大きく改善するはずです。
3. セキュリティ対策が施されている
サロンの顧客カルテには、お客様の名前や生年月日・住所など、大切な個人情報が含まれています。そのため、多くのサロンではカルテの取り扱いに注意を払っていますが、紙媒体で管理することにはさまざまなリスクが伴います。
たとえカルテを施錠した場所で管理していても、コピーや持ち出しができてしまうため、情報漏洩の危険が常に存在します。
対して、セキュリティ対策がされたカルテアプリを選ぶことで、セキュリティ面での安心を得られるでしょう。情報漏洩が発生した場合の対策費用を考慮すると、電子カルテを導入する方が経済的にも有利です。
セキュリティ面に不安を抱えるサロンは、ぜひ電子カルテの導入を考えてみてください。業務の効率化とともに、個人情報の保護が強化されます。
4. 同意書やヒアリングシートを電子で提供できる
電子カルテを利用すると、同意書やヒアリングシートも電子でお客様に提供できます。まつエクサロンでは、同意書やヒアリングシートなどを紙類にしているところがまだ多いかもしれません。
しかし、同意書やヒアリングシートのほかにカルテも紙類で管理しているとなると、「保管場所がなくなってきている」という現実に頭を抱えているサロンはたくさんあるはずです。そうしたお悩みを持つサロンは書類を紛失しやすくなり、保管場所がなくなり整理整頓がままならなくなる場合があるのです。
同意書やヒアリングシートを電子版でお客様に提供できるアプリを活用すれば、もう保管場所に悩むことはなくなります。
5. 写真を顧客やスタッフと共有できる
まつエクサロンで電子カルテに移行する際は、写真を保存できる電子カルテアプリを選ぶことが重要です。写真が利用できることでお客様やスタッフとの情報共有が容易になります。とくに、指名制度がないサロンでは担当スタッフが毎回異なる可能性のあるため、写真付きの詳細な情報保存が非常に役立つでしょう。
例えば「前回と同じように」とリクエストされた場合、紙媒体ではイメージを正確に把握するのが難しく、細かいヒアリングが必要になることがあります。このようなミスマッチを減らすためにも、写真が付けられる電子カルテは有効です。施術内容を写真で共有することで、丁寧なサービスを提供できるでしょう。
6. 購入代や印刷代が不要になる
まつエクサロンによって店独自のカルテ用紙を作成していたり、市販されているものを購入し使用していたり、利用するカルテ用紙は異なります。
カルテ用紙を購入する場合、仮に顧客数が年間1000人のサロンで紙の購入費用が1枚10円だとすると、最低でも1万円はかかっている計算になります。
また、店独自のカルテ用紙を使っている場合でも印刷代はかかります。カルテ用紙の購入代や印刷代がかかると経費がかさむだけでなく、常に自分たちでカルテ用紙を用意しなければならない手間も発生するため、必要以上の費用と労力をカルテ用紙にかけてしまいます。
電子カルテを利用するだけでカルテ用紙の購入代や印刷代が不要になるので、その分の浮いた経費や労力を違うものに活かすことが可能になるでしょう。
電子カルテを導入するデメリット
これまで電子カルテを利用するメリットをチェックしてきましたが、電子カルテにもデメリットがあります。
3つのデメリットを紹介しますので、メリットとデメリットを比較した上で
「電子カルテを本当に取り入れたほうがよいのか」
「電子カルテを取り入れる場合はどのようなアプリを選ぶべきなのか」
「自分のサロンにはどのような機能が必要なのか」
を考えていきましょう。
1.イラストが描きにくい
電子カルテによっては、写真だけでなく、イラストや図を残せる機能もあります。この機能はキーボード入力よりも迅速にメモを取れるため、便利です。
しかし、ユーザーからは「イラストや図が描きにくい」との不満も多く寄せられるようです。デジタル環境では、ペンと画面の連動がうまくいかないことが原因で、スタッフにストレスを与え、オーナーへの反発を招く可能性もあります。
電子カルテを導入する際には、写真の保存機能や枚数、写真にメモが残せるかどうかに加え、イラストや文字の描きやすさも重要なポイントです。
2.1台のみだと回転率が悪い
電子カルテは紙媒体のものとは異なり、端末台数が1台では回遊率が悪くなります。例えばタブレット1台のみでカルテを管理している場合、他のスタッフの入力作業が終わるまで待ってから利用しなければならず、かえって使い勝手が悪くなるのです。
個人でサロンを運営している方であれば大きな問題はないかもしれませんが、複数のスタッフがいるのにも関わらず1台しか端末を用意できないと業務の非効率を招いてしまいます。
タブレットなどをレジとして活用している場合は、複数台が必要になるので注意しましょう。回転率の悪さを解消するには「サロンにあるデバイスは導入するシステムに対応しているか」などのほかに「セキュリティ面はきちんと対策されているのか」も含めて検討するようにしてください。
3.融通が利くシステムばかりではない
電子カルテの導入は業務効率を向上させます。しかし、必ずしも融通が利くシステムばかりではありません。
例えば導入直後に、既存の紙媒体で使用していた項目がなくなっていることがあり、不便を感じることもあります。カスタマイズ可能なアプリもありますが、必要な項目を設定するのは手間や時間がかかるため、ストレスの原因となってしまうことも。
また、現在の予約管理や顧客管理・POSデータ管理と連動できないアプリを選ぶと、顧客の二重管理が生じ、かえって業務が非効率になってしまうかもしれません。
電子カルテを導入する際には、サロンに必要な項目の有無やカスタマイズの可能性・二重管理の回避・予約システムやPOSデータ管理の質などを、慎重に検討することが重要です。
まつエクサロン向けの電子カルテの選び方
電子カルテのメリットとデメリットについてご理解いただいたところで、電子カルテアプリを選ぶ際、どのようなポイントに着目すべきか見ていきましょう。
1. 文字の書きやすさ
電子カルテの使用において、文字の書きやすさは非常に重要です。スムーズに手書きできるかどうかは、スタッフの業務効率に直結するからです。
タッチスクリーンやスタイラスペンを使用する際、反応が遅かったり、文字が途切れたりする場合、ストレスを感じてしまうかもしれません。また、手書きの文字が読みやすいかどうかも、後からの情報確認において重要です。
2. 複数の端末でカルテを共有できるかどうか
スタッフ間での情報共有は、サロンの効率を高めるために欠かせません。電子カルテが複数の端末で使用できる場合、スタッフはどこでも情報を確認したり、更新したりすることができます。
例えば、担当スタッフが変わった場合でも、前回の施術情報にアクセスできれば、接客の一貫性を保つことができます。お客様が来店した際に、即座に過去の施術内容や要望を把握でき、よりきめ細やかなサービスが提供可能となるでしょう。
3. 写真の保存枚数や期間
電子カルテにおける写真の保存機能は、施術内容の記録やお客様とのコミュニケーションにおいて重要です。しかし、電子カルテによっては、保存できる写真の枚数や保存期間に上限があるものも。保存できる上限数が少ないと、重要な情報が失われてしまいます。
また、保存期間が短いと、後からのフォローアップやカウンセリングに活用できなくなってしまいます。カルテを選ぶ際には、保存枚数や期間の上限についても慎重に確認し、自サロンの運用に合ったシステムを選ぶことが大切です。
4. 同意書やカウンセリングシートなどを電子化できるかどうか
同意書やカウンセリングシートといった、カルテ以外の書類も電子化できると、よりいっそう業務効率化になるでしょう。
同意書やカウンセリングシートを電子化できれば、紙の管理が不要になり、スペースを有効活用できます。書類の検索や保存も便利になり、必要な情報を迅速に取り出せるようになるでしょう。
また、電子化された書類は、スタッフ間での情報共有がスムーズになり、ミスや抜け漏れを減少させる効果も期待できます。
5. 自サロンに機能が合っているか
電子カルテは、美容向けだけでなく、医療向けなどさまざまな種類があります。
まつエクサロンで利用するなら、写真管理や施術履歴の記録・同意書の扱いなどに特化した機能が必要です。
また、同じ美容業界でも、美容室やネイルサロン向けの電子カルテとは異なるニーズがあります。自サロンの業務に最適な機能が備わっているかを確認しましょう。
6. 外部システム・アプリ・サイトなどと連携できるかどうか
電子カルテが他のシステムやアプリと連携できるかどうかも、業務効率を大きく左右します。例えば、予約管理システムや会計ソフト・顧客管理アプリなどと連携できれば、データの二重入力を防ぎ、作業時間の短縮や情報の正確性が高まるでしょう。
また、SNSや自社Webサイトとの連携が可能であれば、集客やリピート促進にも役立ちます。
まつエクサロンにおすすめの電子カルテアプリを紹介！
ここからは、まつエクサロンにおすすめの電子カルテアプリを3つ紹介します。
A’staff Cloud Smart
A’staff Cloud Smartは、サロン業務を効率化するためのクラウドベースの管理システムです。顧客情報や施術履歴のほか、予約システム「リザービア」と連携して予約管理まで一元管理できるようになります。
シンプルで使いやすいインターフェースで、導入後のサポートも充実しているため、サロンオーナーやスタッフの負担を軽減します。
電子カルテ、分析、会計ができるリザービアと連携可能なPOS【A’staff】
KaruteKun
出所：KaruteKun公式Webサイト
KaruteKunは、とくに美容業界向けに設計された電子カルテシステムです。このアプリでは、カルテ管理だけでなく、予約管理や売上管理まで、すべてをスマートフォン1台で完結することができます。
iOS・Androidの両OSに対応しており、サロン運営の全般を支える頼もしいツールです。
BeKARTE
出所：BeKARTE公式Webサイト
BeKARTEは、美容サロン専用の電子カルテシステムで、サロンワークに必要な機能を一台に集約しています。
このアプリでは、施術前後の写真や顧客の要望を詳細に記録でき、スムーズな情報共有が実現します。また、予約管理や契約管理機能も充実しており、サロン全体の業務効率が実現するでしょう。
操作がシンプルで直感的なため、スタッフがすぐに使いこなせるのも大きな特徴です。
美容室・エステサロン用カルテ管理アプリ | BeKARTE | BeSALO
まつエクサロンでカルテを電子化するなら予約システムの併用がおすすめ！
電子カルテと予約システムを併用すると、顧客情報と予約データを一元管理でき、業務効率が格段に向上します。来店時の対応もスムーズになり、ミスの防止や接客の質の向上につながるでしょう。
サロン全体のオペレーションを最適化するためにも、併用導入がおすすめです。
1. 予約情報と顧客カルテを一元管理できる
予約システムと電子カルテを連携させると、お客様の来店履歴・施術内容・予約状況などをひとつの画面で一元管理できます。接客時に必要な情報を即座に確認できるため、より的確で丁寧な対応が可能になるでしょう。
お客様の好みや過去の施術もすぐに把握でき、個別対応の質が向上します。顧客満足度の向上だけでなく、リピート率アップにもつながる重要なポイントです。
2. ダブル入力や情報の転記ミスを防げる
予約や顧客情報を別々のシステムに入力していると、同じ情報を何度も入力する必要があり、作業ミスや漏れの原因になりかねません。
予約システムと電子カルテを連携していれば、一度の入力で必要なデータがすべて反映されるため、転記作業が不要になり、業務負担が大きく軽減されるでしょう。
正確性が高まり、確認作業の時間も削減できるメリットがあります。
3. スムーズな情報共有でスタッフ間の連携が強化される
予約・カルテ情報がリアルタイムで共有されることで、スタッフ全員が常に最新の顧客情報にアクセスできます。担当者が変更になっても施術履歴や要望をすぐに確認できるため、引き継ぎもスムーズ。顧客にとっても安心感があり、サロン全体のチーム力を高めることにつながります。スタッフ同士の連携ミスも減り、円滑な運営が実現します。
4. 接客がスピーディーかつ的確に行える
来店時に予約情報とカルテをすぐに呼び出せるため、お客様を待たせずスムーズな対応が可能です。過去の施術内容や要望を即座に確認できることで、細やかな配慮や的確な提案がしやすくなり、顧客満足度が向上します。
初回来店でも安心して任せてもらえる信頼感のある接客が実現し、サロンの印象や評価にも好影響を与えるでしょう。
5. リマインドやフォローアップも自動化できる
予約日前のリマインド通知や来店後のフォローメッセージを自動で送れる機能があれば、無断キャンセルや予約忘れを防げる上、顧客との関係維持にも役立ちます。
人の手で対応する必要がないため、スタッフの負担を減らしつつ、リピート促進や口コミにもつながる丁寧な対応が可能です。
まつエクサロンの顧客管理をもっとスマートに！予約システム「リザービア」の便利な機能
リザービアは、美容業界向けに特化した予約システムで、顧客管理や業務効率化に役立つ多彩な機能を備えています。Web予約やSNS連携・自動通知機能などを活用すれば、まつエクサロンの接客品質とリピート率の向上が期待できるでしょう。
ここからは、リザービアの特徴を紹介します。
1. WebやSNSから24時間予約可能
リザービアは、WebサイトやGoogleなどと連携し、24時間いつでも予約を受け付けられます。営業時間外でもお客様自身のタイミングで予約ができるため、機会損失を防ぎ、取りこぼしを減らすことが可能です。
また、電話予約の対応数が減ることで、スタッフが施術や接客に集中でき、サービスの質向上にもつながります。利便性が高く、忙しいお客様にとっても使いやすい予約導線が魅力です。
2. LINE連携で予約・リマインドもスムーズに
リザービアはLINEとの連携機能を搭載しており、予約の受付・変更・リマインド通知などをLINEで自動管理できます。
お客様は使い慣れたLINEで手軽に確認や操作ができるため、手間なく便利に感じてもらえます。
無断キャンセルや予約忘れのリスクを大幅に減らすことができる上、店舗からのコミュニケーションも自然に行えるため、関係性の構築にも役立つでしょう。
3. 予約集計機能でマーケティング戦略をサポート
媒体別の予約件数やクーポン利用状況・お客様の利用傾向などを自動で集計する機能も搭載されています。データは見やすい形で表示され、現状の把握や効果測定に役立つでしょう。
例えば、どの集客媒体が効果的か、どのクーポンがよく使われているかなどが一目でわかるため、販促やキャンペーンの改善にも活用可能。マーケティングの判断材料に便利です。
4. A’staff Cloud Smartと連携してより業務を効率化
リザービアは、電子カルテ「A’staff Cloud Smart」との連携に対応しており、予約と同時にカルテ情報の管理も可能になります。顧客情報・施術履歴・写真などの確認や記録がスムーズに行え、サロン内の情報共有や引き継ぎも簡単に。
紙のカルテ管理に比べて検索性も高く、業務の効率が大幅にアップします。
電子カルテと予約システムの併用でまつエクサロンの業務を効率化しよう
まつエクサロンにおいて、顧客カルテを電子化することは、業務の効率化に役立ちます。しかし、電子カルテだけでは不十分な場合も多いかもしれません。
そこでおすすめしたいのが、電子カルテと予約システムの併用。予約情報と顧客データを連携させることで、施術の準備がスムーズになり、顧客へのサービス向上にもつながるでしょう。
美容業界に特化した予約システム「リザービア」は、顧客の予約状況を一目で把握できます。施術前の情報確認を大幅に効率化し、蓄積したデータを分析して顧客満足度の向上にもつながります。電子カルテとリザービアの併用で、まつエクサロンの運営がさらに円滑になるでしょう。
