「顧客が増えてきてカルテ探しに時間がかかる」と、お悩みではありませんか？
紙で管理していると紛失してしまう恐れもありますよね。そこで今回は、顧客管理に便利な電子カルテアプリというものをご紹介します。
電子カルテアプリを使えば必要な顧客情報をすぐに見つけて活用することができるでしょう。ぜひ、最後までご覧ください。
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目次
電子カルテの基礎知識
マツエクサロンでは顧客を管理するためにカルテが存在しています。
そのカルテには主に次のような内容がメインに記録されています。
- お客様の名前や年齢、職業、配偶者の有無などの個人情報
- まつげに対する悩みなどの来店動機
- 施術したデザインや仕上がり希望イメージ
- 自まつげの状態
- アレルギーの有無
- 購入品や平均単価
- 覚えておくべきお客様との会話内容
カルテは大切なお客様の情報を残しておくための貴重なものですが、最近は電子カルテを利用するマツエクサロンが増え始めています。
実際に電子カルテが気になっているマツエクサロン経営者の方は多いかもしれませんね。まずは「そもそも電子カルテとは何か」を理解したうえで、改めて導入を検討しましょう。
電子カルテとは
電子カルテとは、その名の通り顧客カルテを電子情報として管理するものです。電子カルテのほとんどは、アプリをダウンロードして用いられています。
パソコンやタブレットだけでなくスマホからも顧客カルテに登録された内容を確認できるため、「顧客カルテが紛失してしまった」という事態はほぼないといってよいでしょう。
顧客の検索も簡単なので、お客様を待たせることなく施術へとスムーズに案内できます。さらに電子カルテは保管場所を取ることがないため、お客様が増えたとしても安心です。
電子カルテで行えること
電子カルテを導入する魅力は、なんといっても「かさばらないこと」と「顧客検索がしやすいこと」でしょう。
電子カルテは店舗内に顧客カルテの収納場所を作らずに済むので、これまで紙で管理していたカルテ分のスペースを有効活用できるようになります。
さらにアプリ上で名前を入力し検索するだけでお客様の顧客情報をすぐに確認できることから、時間がかかっていたカルテを探す手間や時間を大幅に削減することができるのです。
また、電子カルテを管理するアプリの中には写真を保存できるものもあります。
それを活用すると文字や言葉ではすべてを伝えきれないような内容が、写真を残せることによって充分に伝わりやすくなるのです。
たとえば、前回にお客様が施術されたデザインを写真に残しておけば、お客様へのカウンセリングがしやすくなり、さらにお客様にとっても安心してスタッフに相談できるようになるでしょう。
紙媒体カルテとの違い
電子カルテは紙媒体のカルテに比べて、はるかに管理が簡単になります。
カルテを「探す」「見る」「保管する」というすべての作業において簡単かつスピーディーに行うことができるのです。
さらにカルテ用紙を購入したり、作成したりといった手間がなくなり、印刷代も必要なくなるため結果的に業務効率や生産性を高めることにつながるでしょう。
「顧客がどんどん増えてきておりカルテ探しに時間がかかる」
「顧客管理を行ううえで現代に紙で管理することに不安を覚えている」
「どのように業務を効率的にこなせるか考えている」
などのお悩みを抱えるマツエクサロンは、今こそ紙媒体から電子のカルテに切り替えるちょうどよい機会なのかもしれません。
マツエクサロンの顧客管理に便利な電子カルテアプリ
電子カルテがどのようなものなのか理解できても、電子カルテを扱うアプリはたくさんあるので何を導入すればよいのか迷ってしまう方は多いかもしれませんね。
顧客管理に便利な電子カルテのアプリには以下のようなものがあります。一部を目的別に紹介いたしますので、参考としてお役立てください。
スマホで簡単にカルテを管理したい
スマホで簡単にカルテを管理できるアプリもあります。
カルテのほかにも、売上やメニューの管理もできて、さらにお客様の誕生日や来店の周期なども自動で通知してくれます。
使える機能は無料と有料に分けられていますが、カルテ管理や予約管理は無料で使うことができますよ。
手短な登録手続きだけで利用したい
アプリの管理システムの導入には時間がかかるケースも多いようですが、わずか1分ほどの登録手続きで利用を開始できる電子カルテのアプリもあります。
またパソコンやタブレット、スマホなどの幅広い端末で使えるので、ネット環境が整っていれば何も問題ありません。
顧客カルテの管理はもちろんのこと、予約受付やカウンセリング機能、会計管理なども備えられています。
LINEとの連携などにも対応しているものもあるため、お客様とメッセージのやり取りをしたりクーポンを配布したりできるのでリピーターも獲得しやすくなるでしょう。
多言語に対応してほしい
多言語に対応しているため、外国人のお客様が来店したとしても安心の電子カルテアプリもあります。主に医療現場で使われている電子カルテアプリのようです。
英語をはじめ34ヶ国の言語に対応しているからこそ、外国人のお客様からも正確な情報を得られやすくなります。また、オフラインでも利用できるので、万が一通信のトラブルがあっても支障が出にくいのは嬉しいポイントかもしれませんね。
リアルタイムで共有したい
スタッフ間でカルテの情報が共有しやすい電子カルテアプリもあります。リアルタイムで共有できるので、「他のスタッフがどのように接客しているのか」という点も確認できます。
そのため接客ノウハウが得られやすく、店舗全体の接客スキル向上につながる可能性も充分にあり得るでしょう。
また、カルテ上には写真を添付できるので、カウンセリング時などにお客様とカルテを共有することもできます。お客様が過去に行った施術を瞬時に確認できるため、お客様の安心感が得られるとともにムダのない接客につながるはずです。
お客様が記入したカウンセリングシートをWebページにするサービスも行っています。顧客カルテを完全ペーパーレス化したいマツエクサロンには、とくにおすすめのアプリかもしれません。
顧客データを管理しやすいものが良い
もちろん電子カルテアプリである以上、最も譲れないのが「顧客データの管理しやすさ」だと言っても過言ではないかもしれませんよね。当然、顧客データ管理に特化した電子カルテアプリもあります。
主に「カルテ作成」「予約管理」「POSデータ管理」などの機能を持ち合わせ、サロンごとにカルテに取り入れる項目を選ぶことができます。それぞれのサロンで必要な項目を取り入れたカルテのテンプレートを作成できるので、顧客データを管理しやすくなるほか、スタッフが顧客情報を見やすいフォーマットを作れます。（関連記事：美容サロンに合う予約管理システムとは？比較のポイントやあると便利な機能についても紹介）
また、日別や月別に担当者別のセールスレポートも簡単に管理で切るのでサロンの売上管理にも重宝するでしょう。
電子カルテを利用する6つのメリット
マツエクサロンにおすすめのアプリの例を紹介いたしましたが、電子カルテを導入するメリットについて知っておいたほうがそれぞれのサロンに合ったアプリを選びやすくなります。
具体的に説明しますので、詳しく確認していきましょう。
カルテの管理が容易になる
電子カルテを活用すると、紙媒体よりも格段に管理が楽になります。
紙媒体でカルテを管理している場合、顧客の名前をアイウエオ順や顧客コード順、誕生月ごと、最終来店月ごとなどに並べるなど、カルテの保管方法はサロンによってさまざまです。
しかしどの管理方法もお客様が来店するごとにカルテを探すなど、カルテにかける時間や労力が必要になっていることがほとんどかもしれません。一日に来店客数が多いサロンであればなおさらその傾向は強くなり、紙でカルテを準備することさえも苦労するでしょう。
その点で電子カルテを活用すれば、紙媒体のカルテに費やされていた時間や手間を大幅に短縮できます。また、電子カルテはクラウドサーバーを利用し外部に保存されるようになっているので、店内の膨大なカルテを保管する場所を省くことも可能です。
紙媒体のカルテを電子カルテに変更するだけで、業務のみならずサロン内のスペースもスッキリさせることができます。
時間や場所を問わず確認できる
どのような業務形態だとしても、時間や場所を問わずカルテを確認できるようにしたいというマツエクサロンはたくさんあります。
このようなサロンはお客様からの予約の連絡を電話などで個人的に受け付けているケースが少なくありません。個人的にお客様から連絡を受け付けているサロンは、とくにその場で予約状況やカルテを確認したいという希望が強いでしょう。
予約を受けた時点である程度の情報が手元にあれば、お客様に対してきめ細やかなサービスを行うことができます。電子カルテを活用しておけば、いつでもどこでもお客様や予約の情報を確認できるため業務効率だけでなくサービス力も向上します。
さらに、電子カルテを活用するとダブルブッキングやお客様情報の間違いなどのミスを防ぐことにもつながります。もし個人のマツエクサロンを経営しておりカルテの管理にお悩みを抱えている方がいれば、スマホやタブレットで電子カルテを活用すると状況は大きく改善するはずです。
セキュリティ対策が施されている
サロンの顧客カルテにはお客様の名前のほか、生年月日や住所などの個人情報が記載されています。
大切なお客様の個人情報が記されている分、カルテの取り扱いには充分に気をつけているサロンがほとんどかもしれませんが、紙媒体でカルテを管理するというだけでさまざまなリスクが付きまとっているのが事実です。
いくら紙媒体の顧客カルテを施錠して管理していても、コピーや持ち出しが簡単に行われてしまう危険は常に潜んでいます。もちろんセキュリティ対策に信用できる電子カルテアプリを選ぶ必要はあるものの、もし情報漏洩したときの対策費用などを考慮すると電子カルテを活用しておいたほうが費用は安く済みます。
また、安心も得られるので納得のいくセキュリティが施されているアプリを見つけたらすぐに電子カルテでの顧客管理に移行したほうがよいでしょう。セキュリティ面に不安を感じているサロンは電子カルテの活用を視野に入れてみてくださいね。
同意書やヒアリングシートを電子で提供できる
電子カルテを利用すると、同意書やヒアリングシートも電子でお客様に提供できます。マツエクサロンでは、同意書やヒアリングシートなどを紙類にしているところがまだ多いかもしれません。
しかし、同意書やヒアリングシートのほかにカルテも紙類で管理しているとなると、「保管場所がなくなってきている」という現実に頭を抱えているサロンはたくさんあるはずです。そうしたお悩みを持つサロンは書類を紛失しやすくなり、保管場所がなくなり整理整頓がままならなくなる場合があるのです。
同意書やヒアリングシートを電子版でお客様に提供できるアプリを活用すれば、もう保管場所に悩むことはなくなります。
写真を顧客やスタッフと共有できる
マツエクサロンの顧客カルテを電子版に移行する場合、写真を残せる電子カルテのアプリを選べばお客様やスタッフと情報を共有しやすくなります。このような電子カルテでは、施術後の写真を撮影したあとにカルテと一緒に保存できるので、スタッフ同士でお客様のカルテ情報が簡単に共有できるのです。
スタッフ同士での共有が必要なケースでは顧客が来店するごとに担当スタッフが変わることが多いことから、指名制のないマツエクサロンには写真付きで事細かに情報を保存できる電子カルテがかなり役立つはずです。
たとえば、お客様から「前回と同じような感じでお願いします」とオーダーしてもらったとしても、紙媒体のカルテだけではイメージや雰囲気まで詳細につかむことは難しいでしょう。丁寧にすり合わせを行おうとしても、前回の施術内容をまた細かくヒアリングされるのを好まないお客様もいるので通常よりも慎重さが必要になることがあります。
お客様とのイメージのミスマッチを減らし、さらに簡単に詳細な情報を残すためにも電子カルテはサロンにとって不可欠なツールになるはずです。そして、お客様に施術内容を写真で共有することもミスマッチの軽減だけでなく、丁寧なサービスにつながりお客様の心地よさを追求することにもなります。
また写真をスタッフ同士で共有することは技術教育になり、サロン内全体のボトムアップに直結するでしょう。
購入代や印刷代が不要になる
マツエクサロンによって店独自のカルテ用紙を作成していたり、市販されているものを購入し使用していたり、利用するカルテ用紙は異なります。
カルテ用紙を購入する場合、仮に顧客数が年間1000人のサロンで紙の購入費用が1枚10円だとすると、最低でも1万円はかかっている計算になります。
また、店独自のカルテ用紙を使っている場合でも印刷代はかかります。カルテ用紙の購入代や印刷代がかかると経費がかさむだけでなく、常に自分たちでカルテ用紙を用意しなければならない手間も発生するため、必要以上の費用と労力をカルテ用紙にかけてしまいます。
電子カルテを利用するだけでカルテ用紙の購入代や印刷代が不要になるので、その分の浮いた経費や労力を違うものに活かすことが可能になるでしょう。
電子カルテを導入するデメリット
これまで電子カルテを利用するメリットをチェックしてきましたが、電子カルテにもデメリットがあります。
3つのデメリットを紹介しますので、メリットとデメリットを比較したうえで
「電子カルテを本当に取り入れたほうがよいのか」
「電子カルテを取り入れる場合はどのようなアプリを選ぶべきなのか」
「自分のサロンにはどのような機能が必要なのか」を考えていきましょう。
イラストが描きにくい
電子カルテには写真のほか、イラストや図を残せる機能もあります。
イラストや図はキーボードで文章を入力するよりもスピーディーにメモとして残すことができるので、かなり重宝される機能といってもよいかもしれません。
しかし、電子カルテに寄せられる不満に多いのは「イラストや図が描きにくい」という点です。
電子であるがゆえにペンと画面がうまく連動せずに、スタッフから不満の声が出やすい原因になっているのです。
忙しいタイミングでこのような電子カルテの不具合を感じてしまうとスタッフに大きなストレスを与えるだけでなく、それがオーナーへの反発になる恐れもあります。
導入する電子カルテにイラストや図が残せることを重視したい場合は「イラストや文字の描きやすさはどうなのか」を中心に、
「写真は残せるのか」
「保存できる写真の枚数はどれくらいなのか」
「写真にもメモが残せるのか」
という点をポイントに検討しましょう。
1台のみだと回転率が悪い
電子カルテは紙媒体のものとは異なり、端末台数が1台では回遊率が悪くなります。たとえばタブレット1台のみでカルテを管理している場合、他のスタッフの入力作業が終わるまで待ってから利用しなければならず、かえって使い勝手が悪くなるのです。
個人でサロンを運営している方であれば大きな問題はないかもしれませんが、複数のスタッフがいるのにも関わらず1台しか端末を用意できないと業務の非効率を招いてしまいます。
タブレットなどをレジとして活用している場合は、複数台が必要になるので注意しましょう。回転率の悪さを解消するには「サロンにあるデバイスは導入するシステムに対応しているか」などのほかに「セキュリティ面はきちんと対策されているのか」も含めて検討するようにしてください。
融通が利くシステムばかりではない
電子カルテを導入すると確かに業務の効率性を求めることができますが、必ずしも融通が効くシステムばかりではないことは理解しておきましょう。
「融通が効くシステムばかりではない」ということは、導入した電子カルテに運用を合わせなければならない場面も出てくるでしょう。たとえば、電子カルテに移行する前に紙媒体のカルテで使っていた項目がなくなっていると、不便を感じてしまうこともあります。
アプリやシステムによっては項目を自由にカスタマイズすることが可能となっていますが、必要な項目をイチから設定するのはとても手間や時間がかかる恐れがあります。サロンのカルテに必要な項目がないこと、そして必要な項目をカスタマイズするために時間や手間がかかることは思わぬストレスを溜めてしまう場合もあるかもしれません。
また予約管理や顧客管理、POSデータ管理など、現在活用しているシステムと連動できないアプリを選んでしまうと、顧客の二重管理になり業務の非効率が発生してしまいます。
現在の予約システムやPOSデータ管理に乗り換えることはできますが、電子カルテを導入するときに重要なのはお客様が利用する「ネット予約システム」の質といってもよいでしょう。
電子カルテの導入するためだけに、サロンやお客様が不便を感じるシステムを導入してしまうのはなんとしても避けなければなりません。電子カルテの導入を検討する際は、本当に大切なものや必要なものをよく考えることが重要です。
もし電子カルテの導入を本格的に考えるのならば、「サロンに必要な項目が備えられているのか」「項目のカスタマイズは可能なのか」に加えて「顧客データなどの二重管理にならないか」「予約システムやPOSデータ管理の質をきちんと考えられているか」を慎重に検討するようにしましょう。
マツエクサロンが電子カルテを導入する大きなメリットは、業務の効率化とカルテを保管する場所を大幅に縮小できることです。サロンが長く続けば続くほど、顧客のカルテや同意書、ヒアリングシートなどは増え続けることになります。
それはいつか保管場所がカルテであふれるリスクがあり、顧客カルテを探すのに時間がかかるだけでなく最悪の場合は顧客情報の紛失にもつながりかねません。さらに、ある程度時間が経った顧客カルテを破棄する際も時間や手間がかかり、スタッフにストレスがかかります。
しかし、電子カルテに移行すればカルテの管理が容易になり、さらに時間や場所を問わずカルテを確認できるようになるので個人でマツエクサロンを経営する方にとっては現在のお悩みを解消できるツールになるはずです。
また、電子カルテ内の写真を顧客やスタッフと共有できるアプリを選べばサロン内の技術向上に限らず、お客様へのサービス力も高められます。電子カルテの導入は、カルテ用紙の購入費や印刷代が不要になるので、経費削減や業務の効率化にも直結するでしょう。
ただし、電子カルテのデメリットにも目を向ける必要があります。目先のメリットだけを追い求めてしまうと、業務面のみならず経費面から見ても負担となるケースを見落としてしまうかもしれません。電子カルテを導入するメリットは大きいですが、デメリットも踏まえて導入を検討すれば自ずとそれぞれのサロンに必要な電子カルテが見えてきます。
どのようなアプリを導入するか迷っている場合は、サロンにとってのメリットやデメリットに加えて「一番必要なものや大切なもの」を維持できるものを選ぶようにしましょう。
