貸会議室の需要が増え、運営している側は予約の管理に頭を悩ませていることもあるのではないでしょうか。そこで、予約システムを取り入れるのがおすすめです。手動によるミスや調整の手間が減り、業務負担が軽減されやすくなります。
今回は、貸会議室の予約システムについて概要やメリットなどを詳しくお伝えするので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
貸会議室の予約システムとは？
貸会議室の予約システムとは、貸会議室を他者とかぶることなくスムーズに使えるように、予約を管理してくれるシステムです。カレンダーなどで空き状況を確認して予約できたり、予約に合わせて通知が来たりします。
予約システムの基本的な機能とは？
貸会議室の予約システムに備わっている基本的な機能を見ていきましょう。
会議室の予約・キャンセル
まず、会議室の予約を入れる機能があります。使用したい日を選び、使用目的・開始時刻・終了時刻といった必要項目を入力する流れです。また、予定が中止になった場合はキャンセルもできたり、自動キャンセル機能が備わっているシステムもあります。
会議室の予約変更｜時間変更など
会議室の予約内容の変更も可能です。時間や日にちが変わった場合、きちんと変更手続きを行うことにより、空いた時間にほかの人が使うこともできます。
利用状況の一覧表示
全体的な利用状況を一覧で表示することもできます。リアルタイムで利用中や空室の会議室をチェックすることができて便利です。
貸会議室に予約システムを導入するメリットとは？
貸会議室の予約システムの概要がつかめたところで、ここからは、貸会議室で予約システムを導入することによるメリットを解説していきます。
1. 会議室の有効利用ができる
予約システムを取り入れることで、今現在の空室状況を把握できるようになります。
そのため、空いているかがわからず長期間使われないということがなくなり、急に必要になった場合は空室をサッと確認して予約することができるなど、無駄なく貸会議室を利用することが可能です。
稼働状況をもとに、会議室を増やす・減らすという検討もできるでしょう。
2. 予約管理の効率化を図れる
予約システム内で予約情報を一元化できるので、効率的に予約管理を行えます。予約のミスや重複などのトラブルも減り、スマートに管理できるでしょう。
3. 予約操作の効率化もできる
いざ貸会議室を使おうと予約する場合、通常はパソコンやスマートフォンを開いて予約を入れなければなりません。
しかし、システムによっては、各会議室の前や室内にタブレットなどの専用端末を設置できることも。直接会議室に行って、その場で空室状況のチェックや利用手続きなどの操作ができます。
4. 会議のタイムマネジメントにも利用できる
貸会議室を借りる際は、次の利用者のことも考えなければなりません。システムによってはアラームやタイムキーパーなどの機能が搭載されており、話し合いが白熱してつい時間を忘れてしまった場合も、予定終了時刻をきちんと確認できます。
会議のタイムマネジメントができるので、意図せず無断延長することもなくなり、顧客にとっても便利です。
5. 会議室の利用状況が把握できるようになる
会議室の利用状況はシステム内にデータとして蓄積されます。利用が多い部屋や時間帯などを把握できるのはもちろん、データをグラフなどで可視化してくれるシステムも。データを分析することにより、今後のよりよい経営に役立てられるでしょう。
利用率の低い部屋は、別の目的で活用するという方法もあります。
貸会議室に予約システムを導入する際の注意点とは？
前章のようにメリットの多い予約システムですが、注意したい点もあります。以下で詳しく見ていきましょう。
1. コストが掛かる
一般的に、予約システムを利用するにはコストが掛かります。初期費用や月額使用料など、コスト面も考慮して導入することが必要です。
ただし、費用が安いからと安易に選んでしまい、欲しい機能がなかった、思ったような効果が得られなかったという事態は避けたいところ。費用に見合った実用性があるかどうかもよく検討しましょう。
2. 現在利用中のシステムとの連携が必要
すでにスケジュール管理システムなどを利用している場合、そのシステムと予約システムを連携できなければ、せっかく予約システムを導入しても効果が十分に発揮されません。そのため、きちんと連携できるかどうかを確認しておく必要があります。
自社に合った予約システムを選ぶポイントとは？
前述したメリットや注意点を踏まえ、つづいて、自社に合った予約システムを選ぶポイントをチェックしましょう。
1. 自社の規模や目的に合っているか
予約システムには、いろいろな業種に対応している汎用性のあるものから、貸会議室のような施設予約に特化したものまでさまざまな種類があります。
そこでまずチェックしたいのが、自社が提供している会議室の数や目的に合っているかどうか、求める機能があるかどうかという点。システムで対応可能な部屋数や機能を、事前にしっかりチェックすることが大切です。
2. どんなシステムとの連携ができるか
前章の内容とも関連しますが、他のスケジュール管理システムなどを導入している場合、連携させられるかどうかも重要な点です。
そこで、使いたい予約システムが、自社で現在利用しているシステムと連携可能かどうかをチェックしましょう。万が一連携できなければ、予約システムに会議室の予約が入った際にもう一方のシステムに手動で入力しなければならないなど、二度手間になってしまいます。
3. コストは見合っているか
前述したように、コストが必要なシステムも多いです。そこで、どの程度の費用がかかるのかをチェックし、自社の予算に適しているか、自社にとってコストパフォーマンスに問題はないかどうかよく検討しましょう。
4. 誰にでも操作できるか
予約システムの操作性も重要なポイント。会議室を貸し出す企業側だけでなく、顧客も含めてみんなが負担なく利用できるシステムであるかどうかをチェックしましょう。
いくら高機能でも、使い方が難しいと利用しにくいです。お試しなどで使用感を確認し、使いやすいものを選んでください。
5. セキュリティは万全か
貸会議室の空き状況を誰でも見られることは大切ですが、すでに入った予約情報などが他者に漏えいしたり、部外者からアクセスされて勝手に予約情報を変更されたり、システム自体がウイルス感染したりしては大問題。
そのため、システムのセキュリティ対策はしっかりチェックしておかなければなりません。自社の信用を守るためにも、安心して利用できるものを選びましょう。
リザービアの予約システムとは？
リザービアは、美容室やエステサロンなどで多く利用されている予約システムです。しかし、貸会議室の予約システムとしても利用可能。以下でリザービアの特徴をご紹介するので、参考にしてみてください。
リザービアが選ばれる理由とは？
リザービアは、使いやすさを重視しておりかんたんに使えるのが特徴。シンプルで見やすい設計で、見たままにスイスイと操作できます。パソコン・タブレット・スマートフォンのいずれからでも利用できるのも魅力です。
また、サポート体制も整っており、不明点があるときや困ったときには、電話・メール・チャットで相談可能。スタッフがていねいに対応するので、お気軽にご相談ください。
さらに、集客にも役立つ豊富な機能を備えており、自社集客が最大化できるようにサポートを行っています。
下記ページでリザービア導入店の実際の事例をまとめているので、ぜひご覧ください。
成功事例 | 予約システム「リザービア」
リザービアの主な機能とは？
リザービアには多数の機能が備わっています。そのなかから、貸会議室で利用する際に役立つ機能の例を2つ取り上げましょう。
予約管理機能
リザービアの予約管理に関する機能として、まずは基本の「予約台帳」があります。
管理画面は時間軸で予約の入っている部分が色分けされており、空き状況も一目でわかるため便利。顧客側の画面では、スタッフやメニューを選択したのちに、空いている枠のなかから希望日時を選んでもらう形式です。
なお、貸会議室の場合は、スタッフの設定の代わりに会議室名、メニューでは利用時間などを設定するとよいでしょう。メニューオプションや設備の設定もできるので、あわせてレンタルできる機材や道具、サービスなどがあれば追加してみてください。
複数の予約窓口からの予約を一元管理できる、「BMS（ビューティーマネジメントシステム）」というオプション機能もあります。ダブルブッキング対策としてもおすすめです。
関連ページ
BMS｜予約システム「リザービア」
外部アプリ連携機能
リザービアは、オプションで外部アプリとも連携できます。たとえば、LINEやInstagramで顧客と繋がると、アプリ経由で予約を入れてもらうことが可能に。普段アプリを利用しているユーザーにとっては、予約しやすく便利です。
関連ページ
LINE連携予約オプション｜予約システム「リザービア」
Instagram連携予約｜予約システム「リザービア」
メリットと注意点を押さえて自社に合ったシステムを導入しよう
貸会議室のスムーズな運営において、予約システムが重要な役割を果たしてくれることをご理解いただけたのではないでしょうか。管理しやすく効率的なので、費用などの注意点も押さえつつ、自社に合ったシステムの導入をご検討ください。
