Webや電話から受け付けた予約情報を一元管理し、事務の手間を減らしたい。そのようなとき、導入したいのが予約システムです。予約システムは予約内容の一元管理はもちろん、顧客情報の管理やリマインドメールの自動配信機能など、サロン経営に役立つ機能を1つに集約したシステムです。
この記事では、予約システムの主な機能、無料と有料アプリの違いや選び方、無料版の注意点などを解説します。まずは無料のシステムから導入してみたい方がサービス選びをする際にも役立つ内容ですので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
Web予約システムとは？｜業務を効率化してくれる優れたシステム
WEB予約システムをなぜ導入するのか？と疑問に考えている方も少なくないでしょう。
予約システムを業務に導入することで、店舗業務が効率化し、生産性が向上します。加えて、お客様にとっても、予約時の利便性が向上するというメリットも。
特徴やメリットを理解して、予約システムを導入すべきか検討してみましょう。
お客様が利用しやすくなる
予約システムを店舗に導入する顧客側のメリットには、以下のようなものがあります。
- 営業時間外でも顧客からの予約を受け付けられる
- 事前にサービス料金を支払うことができる
- 外部システムとの連携でさらに予約しやすいシステムも
店舗に予約システムを導入することで、お店が営業していない時間帯や休日でも、システム上で好きな時間に予約することが可能です。また、事前支払い機能を活用することで、顧客がサービス代金を支払う際の利便性の向上に役立ちます。
加えて、SNSサービスなどの外部サービスとの連携機能がある予約システムを使うことで、顧客が店舗予約から店舗情報の共有までの一連の流れを、より効率的にこなせるようになるでしょう。
このように、予約システムの導入で顧客が店舗のサービスを予約しやすくなることで、店舗の顧客獲得にもつながるでしょう。
スタッフの業務が一括化し負担が減る
予約システムを導入することで、店舗側は以下のようなメリットを得ることができます。
- 予約管理の業務を簡素化・効率化できる
- 事前支払い機能の活用で経理上の負担が減る
- 予約分析機能で店舗の経営改善に役立てる
予約システムを導入することで、予約管理にまつわる業務を効率化でき、予約ミスによるダブルブッキングなどのトラブルや、予約管理業務に多くの時間をとられることがなくなります。また、事前支払い機能を活用することで、売上管理が楽になるでしょう。
予約システムによってはデータ分析機能も備わっているので、店舗の顧客情報を把握し、経営の改善に役立てられる可能性もあります。
Web予約システムを仮に自社で作るとしたら？｜多大なコストと時間が掛かる
既存の予約システムを契約することも可能ですが、独自の予約システムを自社開発する方法もあります。
予約システムを自社開発するメリットは、自社が求める機能をシステムに自由に組み込める点です。既存の予約システムにはない、自社だけの予約システムを求めている企業は、自社開発で予約システムを開発することも一つの選択肢でしょう。
ただし、デザイナーやプログラマーに、一から予約システム開発を依頼するので、開発費用がかかります。また、予約システムが実際に使えるようになるまでには、長い時間を要するでしょう。
予約システムを自社開発するメリットとデメリットを考慮して、自社にとってベストな選択をしていきましょう。
公式LINE機能を使って予約管理を行うこともできる
LINE公式アカウントを使用すれば、LINEから店舗の予約を受けることができます。
- 公式アカウントプロフィールに予約メニューを設定
- 友達追加してくれた方に直接予約フォームを送信
- LINEの電話機能で予約受付する
- メッセージルームに予約メニューを追加
LINE上で公式アカウント設定をして、友だち登録をしてくれた顧客に対して上記のいずれかの方法で、LINE上で予約を受けられる仕組みです。
LINE公式アカウントを使って予約管理をすると、LINE上で予約客と直接コミュニケーションがとれるので、店舗のファン獲得につなげられるのがメリットです。
ただし、LINE上でその都度顧客の予約を確認してから、返信する必要があるので、とくに忙しい時間帯や休日には、返信が遅くなってしまうことが多い点がデメリットです。
LINE連携できる予約システムの機能性については、以下の記事も参考にしてください。
Googleフォームを使って予約管理を行うこともできる
Googleフォームという機能を使って手軽に予約フォームを作成し、予約管理を行うこともできます。実際の予約フォーム作成の流れは以下の通りです。
- Googleフォームで新規プロジェクトを開く
- 必要項目と予約日時・予約人数などをフォームの項目に設定する
- GoogleスプレッドシートやGoogle カレンダーと連携する
Googleの機能で予約フォームを手軽に作れるのはメリットですが、項目の設定の仕方や見やすい予約フォームを作るのにノウハウが必要というデメリットもあります。
また、あくまでも予約受付のためのフォーム作成機能なので、売上・顧客管理は別で行う必要がある点に注意が必要です。
ちなみに、Googleカレンダーと連携する際には、コーディングスキルが要求されます。手軽な予約システム作成を求める方は、LINE予約や他社サービスの利用がおすすめです。
Googleカレンダーで予約管理をする方法やメリット・デメリットについては、以下の記事も参考にしてみてください。
WordPressプラグインを使って予約管理を行うこともできる
美容サロンでWordPressを活用した公式サイトを運用しているなら、予約システムを作成できるプラグインを導入して、予約受付・管理をするシステムを作るのがおすすめです。
WordPress内でプラグインをインストールするだけで手軽に予約システムを作成でき、システムによっては顧客・売上分析の機能がついているものまで利用できます。
ただし、プラグインには日本語が非対応のものもあるので、日本語でのカスタマーサービスを重視している方は、日本語に対応しているあるものから選ぶようにしましょう。
Web予約システムの導入をおすすめしたい5つの理由
美容室やサロンに予約システムを導入するべき理由は何でしょうか？
予約システムを導入することで、顧客と店舗双方の利便性や業務効率を向上させたい方も多いはずです。
Web予約システムを導入して、業務効率化とマーケティング分析に活かしましょう。
機会損失の回避
予約の電話が重なったり、当日キャンセルが続いたりすれば、売上機会の損失につながります。予約システムを導入すれば、24時間365日体制で予約対応ができるため、日中は仕事で忙しく、電話で予約ができないような見込み顧客の獲得にもつながります。
また、予約の利便性が向上することで、既存顧客がお店を利用する頻度もアップするでしょう。当日キャンセルのような収益に直結する損失も、リマインド機能があれば、ある程度防ぐことも可能だと考えられます。
業務効率化
紙やExcelで顧客情報を管理していると、手間がかかるだけでなく、記載間違いや入力漏れなど人為的ミスも発生します。
さらに、予約情報を正確に管理できないと、顧客の信頼を失う結果にもなりかねません。
予約内容を自動で一元管理できる予約システムを使えば、業務が効率化できるため、本来の接客業務に専念できます。従来は予約管理業務にあてていた時間を、本来の業務内容の充実にあてられるのです。
また、細かな事務仕事の時間が削減できれば、スタッフの技術力向上にあてたり、早めに帰宅し余暇時間を充実させたり、これまで以上にスタッフが働きやすい環境を整えることもできるでしょう。
情報管理が容易になる
顧客情報をデータ化すれば、管理も容易になります。例えば、必要な情報はシステムを検索するだけで見つけられ、前回の施術内容や担当者も簡単に確認できます。いちいち紙カルテを探す手間も時間も必要ありません。
さらに、顧客情報は店舗の全スタッフと共有できるため、担当スタッフの急な休みのときでも、慌てることなく適切な対応ができるでしょう。
データを元にした売上分析ができる
顧客の属性（新規か既存か）や予約方法、売上日時や利用メニューなど、詳細なデータが蓄積されるため、より正確な売上分析ができるようになります。紙でデータ分析をしていては、データ収集だけで何時間も掛かってしまうでしょう。
また、蓄積したデータをPOSシステムに読み込ませれば、売上レポートの作成や予測実績の算出も可能。正確な売上分析ができるようになれば、より効果のある経営戦略の立案に役立ちます。
顧客の利便性向上
最後に、予約システムはスタッフだけでなく、顧客の利便性向上にも役立ちます。Web予約を導入すれば、いつでも顧客の好きなタイミングで予約ができるため、日中に電話連絡が難しい人でも、お店を予約しやすくなります。
また、顧客情報がシステム上で管理されていれば、担当スタッフが変わっても前回の施術内容が共有されているので、顧客にとってベストな内容のサービスを考え、その都度提供できるのがメリットです。
スタッフのスキルだけでなく、予約システムでお店を予約がしやすくなると、顧客の利便性向上につながり、結果として店舗の売上アップにつながるでしょう。
Web予約システム｜無料と有料の機能を徹底比較
予約システムには、有料のサービスと無料のサービスがあることをご存知でしょうか？しかし、予約システムの違いについて、詳しく知らない方もいるはずです。
無料と有料の予約システムの違いや特徴について知って、自分が導入するべき予約システム選びに活かしてみましょう。
利用料金：無料予約システムは全機能”無料”とは限らない点に注意！
予約システムは無料版もありますが、有料版と比較した場合に、利用できる機能に制限があるため注意しましょう。必要とする機能を備えている予約システムと費用とのバランスを見て、利用するシステムを決めるべきです。
そのため、場合によっては有料アプリを最初から導入する方が、全体として見た時のコストを抑えられる可能性もあります。
無料予約システム
無料予約システムの場合、ベーシックプランのみ、予約管理のみなど、利用制限がかかっている場合が多いです。
無料だと思っていたのに、必要な機能を全て使うと想像以上に費用がかかってしまうケースも。自社が予約システムに求める機能が無料かどうか、事前に把握しておくことが大切です。予約システムの体験利用のみが目的であれば問題ありません。
有料予約システム
無料予約システムのように、機能追加で追加料金を払う必要はありません。初期費用・月額費用などが明確なため、予算を立てやすい点が特徴です。
月額料金さえ払えば、最初から予約システムですべての機能（顧客台帳管理・メール配信機能など）を利用できます。
追加オプション：有料予約システムではさまざまなサービスと連携が可能
SNS連携やPOSシステムとの連携など、さまざまな外部サービスと連携ができる点が有料予約システムの強みです。無料予約システムでは、単一の機能に絞って提供しているため、外部連携は有料（不可が多い）のケースもあります。
今の時代はSNSから情報収集をして、予約ページまで遷移するユーザーも多いと言われているので、外部サービスと連携できるサービスは有用性が高いでしょう。
無料予約システム
無料予約システムでは追加オプションが利用できず、有料コースへの登録が必要となるケースもあります。また、そもそも単一機能のみの予約システムでは、外部連携ができない可能性も高いです。
予約システム上でSNSや外部サービスとの連携を考えている方は、有料予約システムの利用も視野に入れておきましょう。
有料予約システム
オプション料金を支払うことで、SNSやPOSシステムなど、さまざまなサービスが使えるサービスが多いです。
有料で最初からすべての機能が使える予約システムもありますが、その一方で、オプションを機能ごとに追加する料金体系の予約システムもあります。
後者の有料予約システムの場合は、あくまでオプションのため、必要がなければ追加しなくてもよく、設定の自由度が高いのが特徴です。
対応端末：有料予約システムではパソコン・スマートフォン・タブレット端末に対応
無料アプリではスマートフォンのみ、タブレットのみなど、利用端末を限定しているものもあります。その一方で、有料アプリの多くはマルチデバイス対応のため、複数デバイスで予約管理をすることで、予約業務を効率化できるでしょう。
無料予約システム
無料予約システムは、利用端末を限定しているケースが多いです。使えるデバイスが限定されていると、予約管理がしにくいケースも考えられます。
例えば、スマートフォン、タブレット端末のみで利用できる場合、シフト管理など情報の全体像を把握したいとき、不便に感じる可能性も。反対に、パソコンのみの予約管理だと、出先で予約管理ができずに不便に感じることもあるでしょう。
有料予約システム
有料予約システムの場合は、マルチデバイス対応のものが多いため、いつでも、どこからでも操作が可能です。営業時間外に一目で予約情報を一覧したい際に、非常に便利だといえます。
また、売上データなど、細かな数字や顧客の分析データなどは、パソコンで見ることもできます。予約システムをいつでも・どこでも、あなたが希望するデバイスで管理したいなら、有料の予約システムを利用するのがおすすめです。
月間予約数：有料予約システムでも従量課金制が多い傾向
月間予約数は、無料・有料を問わず、従量課金制（予約人数に応じて変動）とする予約システムが多い傾向です。人気店であればあるほど、予約数が増え、予約管理の効率性の向上が求められます。
集客能力に直結する項目のため、予約システムを検討する際は、料金体系について必ず確認しましょう。
無料予約システム
無料予約システムであっても、予約人数に応じて追加料金が掛かる場合も。また、無料プランがある予約システムでも、予約数を無制限にしたい場合、有料登録が必要となるケースが多い点に注意しましょう。
有料予約システム
従量課金制や、契約プランによって予約可能人数が変動するタイプが多いです。
契約するプランによっては、予約数の制限があり、上限に達すると予約ができなくなってしまうシステムがあります。美容室やサロンに予約したい顧客がいても、予約システムの設定のせいで、予約ができないのは大きな機会損失です。
予約数を無制限に利用できれば、毎月固定費用で安心して利用できます。あらかじめ、店舗の予約数を見越して、利用する予約システムとプランを決定しましょう。
以上のように、予約システムは有料・無料の違いだけでなく、自社が求める機能が充実したものを選ぶことがポイントです。
Web予約システムはどう選ぶ？｜選び方のポイント
予約システムを選ぶ際には、いくつかのポイントに気をつける必要があります。店舗と顧客、双方にとって導入するメリットが大きい予約システムを選ぶことで、業務効率化だけでなく、より高品質なサービスの提供につながるでしょう。
予約管理機能はスタッフ全員が使いやすいか
予約システムを選ぶ際の基準は、システムを活用する顧客やスタッフが、いかに使いやすいシステムかどうかです。
とくに予約管理機能は、顧客からの予約をシステム上で確認して、スタッフ一人ひとりが、顧客への最適なサービスを検討するために重要です。
どのスタッフでも予約情報を管理して、顧客にとってベストなサービスを提供するためにも、見やすく使いやすい予約システムを選びましょう。
顧客管理機能がついているか
予約システムを選ぶ際は、顧客の管理機能が充実しているかどうかを見ましょう。顧客の属性やよく利用するサービスをもとに、顧客情報をExcelやスプレッドシートにまとめることで、将来における顧客のデータ分析に生かせます。
自社サービスの改善や充実を目指すなら、顧客管理機能が豊富な予約システムを導入するのがおすすめです。
決済機能は何に対応しているか
予約システムによって、利用できる決済手段はさまざまです。クレジットカードはもちろんのこと、コンビニ決済や電子マネー決済、インターネット決済、QRコード決済などが、決済機能として備わっている予約システムもあります。
実際に、現金ではなく、日常的にクレジットカードやコンビニ払いなどの支払い手段を活用している人口は増えつつあります。
総務省が公表している「平成25年通信利用動向調査」によれば、インターネットで商品を購入する人の63.7%がクレジットカード払い、38.9%がコンビニ払いを利用しています。
決済機能が充実した予約システムを選ぶことで、顧客の利便性が向上し、ひいては顧客の満足度の向上につながるでしょう。
セキュリティは万全なシステムか
予約システムを導入するということは、セキュリティ対策を疎かにしていると、外部に顧客情報が漏れてしまうリスクがあることを意味します。
外部からの不正アクセスやウイルスの侵入を回避できるような、セキュリティが万全なシステムを選ぶようにしましょう。また、物理的な情報漏洩を避けるためにも、普段使っているUSBや、デバイス内のセキュリティ対策を根本的に見直すことも大切です。
同じ業界の導入実績はあるか
美容サロン向けの予約システムには、スタッフ別の予約受付・管理機能が求められます。しかし、どのような機能が使えるのか、実態をつかみづらいという場合もあるでしょう。
そういう場合には、導入を検討している予約システムの導入実績と事例を参照して、どのような機能があり、どのような点が現場で評価されているのかを確認するのがおすすめ。
どんな点が店舗経営にとってプラスに働くのかを、美容サロンでの導入実績から確認して、予約システム選びに活かしてみましょう。
複数の店舗の予約や顧客情報を管理できるか
複数店舗を経営している美容サロン向けの予約システムを選ぶ際は、複数店舗で顧客情報や売上、在庫状況などを共有できるシステムを選ぶのがおすすめです。一つのIDで複数店舗の予約・売上管理をすることで、店舗全体の予約・売上状況を一目で把握できます。
全体の統括ができるので、効果的なマーケティング施策を考えるのに役立つでしょう。
無料で利用できるWeb予約システムを紹介
予約システムは有料のものでないと機能が乏しく使い物にならないと考えている方もいるのではないでしょうか？
美容室の経営に役立つ予約システムの中には、無料で必要な機能を利用できるものもあります。ただし、システムの間で、無料で使える機能の幅は異なります。
お店が求める機能を満たすことができる無料の予約システム選びをしていきましょう。
STORES予約
STORES予約は、導入費用が無料で、月間予約数が100件までなら無料で使える予約システムです。それ以上の予約受付数を求めている方には、有料プランも用意されています。
ユーザーフレンドリーな見やすいUIのアプリが魅力で、LINE、Googleカレンダーなどの外部サービスとの連携機能もそろっています。
都度決済や回数券、月謝払いなど、支払い方法も豊富なので、様々なビジネススタイルに適応しやすい予約システムだといえるでしょう。
tol
tolは、直感的な操作感で予約サイトを作成できる予約システムアプリです。利用料金は無料で、事前ネット決済に対して6％の決済手数料がかかります。アプリで必要な情報を入力することで、店舗の予約ページを誰でもカンタンに作成できる点が特徴です。
RESERVA
RESERVAは、美容サロンに特化したクラウド型予約システムです。導入費用や利用料金が無料で使えるフリープランもあります。フリープランでは、月間予約数100件まで、登録顧客件数500件までという制約があります。まずは無料ではじめられるのが魅力です。
決済機能や顧客管理、集客・マーケティング機能も無料で利用できます。
SELECTTYPE
SELECTTYPEは、美容サロン向けの予約システムです。無料で使えるフリープランは、予約カレンダーを10個まで、予約受付は7日前からしか受け付けられないといった制約がありますが、予約受付・管理、顧客情報管理といった基本的な機能がそろっています。
サロンのイメージに合った予約ページをカンタンに作成でき、複数店舗の管理もできるSELECTTYPEを使って、店舗業務の効率化につなげてみましょう。
RESERVEN
RESERVENは、無料で登録後1分で使える手軽さが魅力の予約システムです。フリープランは保存できる顧客情報が300件までであったり、予約データの保存期間が7日間までであったりといった制限はありますが、予約自体は無制限で受付できます。
使いやすく見やすいカレンダーやダッシュボードが魅力で、予約管理の業務をわかりやすくし、効率化するのに最適な予約システムだといえるでしょう。
無料のWeb予約システムのデメリット
無料で利用できる予約システムには、設置やメンテナンスの手間や使える機能に制限がかけられているケースが多く、場合によっては有料の予約システムの方がおすすめです。
有料の予約システムを活用した方がいいケースについて知って、無料の予約システムの導入後に後悔してしまわないようにしましょう。
設置の手間がかかる
無料で使える予約システムには、設置に手間がかかるものもあります。Googleフォームで予約フォームを作成する方法や、WordPressの無料プラグインを活用する方法は、ある程度の知識やノウハウがないと予約システムの設置に時間がかかってしまいます。
設置に手間がかからない予約システムを選んで、運用していくのがおすすめです。
管理やメンテナンスの手間がかかる
予約システムはセキュリティを保守・運用していく必要があり、予約システムを自作したり、自社運用したりする場合は、セキュリティの保守業務に時間がかかってしまいます。
システムの保守やメンテナンスに手間をかけたくないという方は、システムの運用を代行できる予約システムのツールを活用することがおすすめです。
無料では機能が限られる場合がある
無料の予約システムでは、店舗が求めている売上・顧客管理や外部連携の機能が使えない場合もあります。無料の予約システムが店舗が予約システムに求めている機能を満たせないようなら、有料プランで必要な機能の充実を図るのも一つの手です。
管理や機能に不安があるなら有料の予約システムも検討しよう
無料の予約システムを利用するデメリットは、設置や管理の手間、機能性の不安です。有料プランや複数の予約システムとも比較して、導入後にシステムを変更しなければならないケースを避けるために、自店舗が導入するべき予約システムはどれか検討しましょう。
Web予約システムを探しているならリザービアがおすすめ
機能の充実した予約システムを探しているなら、リザービアがおすすめです。
月間予約数やメニュー登録数は無制限、月額利用料も明確に設定されているため、必要以上に費用がかかってしまう心配もありません。
有料でもリザービア導入をおすすめしたいポイントについて紹介します。
美容業界に特化した予約システム
リザービアは、全国で4,500店舗以上の美容サロンに導入された実績があります。サービスごとに細かいメニューやオプションを設定できたり、スタッフシフトを設定できたりするので、美容サロンの運営に役立つ予約システムだといえるでしょう。
月間予約数は無制限
せっかく予約システムを導入したのに、月間予約数に制限があったり、従量課金制だったりしては、安心して利用できません。
リザービアなら、プランを問わず月間予約数・メニュー登録数・クーポン登録数は無制限。どんなに予約が増えても安心です。
顧客管理でリピート率を強化
リザービアの顧客管理機能では、過去の予約履歴から顧客の性別や年齢、来店回数、施術メニュー、担当スタッフなど、様々な基準から顧客情報を分析できます。
顧客分析をすることで、お客様のニーズに沿った適切なクーポンやキャンペーンの提案に役立つので、結果としてリピート率の強化につながるでしょう。
「Googleで予約」は標準搭載
ネット検索からすぐに予約ができる「Googleで予約」は全プラン標準搭載。追加料金なしで利用できるため、Googleビジネスプロフィール（旧：マイビジネス）にすぐに予約ボタンを追加できます。クーポンサイトよりも上位に表示されるため、他店舗への流出防止にも役立つでしょう。
実際に、Googleで予約を活用した結果、一店舗あたりの平均予約数が226%も増加したというデータもあることからも、集客力を高めるのに効果的であることがわかります。
Googleで予約との連携機能については、以下の記事も参考にしてみてください。
SNS連携やLINE連携予約に対応
InstagramやLINEからの直接予約もオプション追加で可能に。SNSを運用しているなら、集客力アップも期待できます。お客様の予約の利便性を向上し、予約数アップを目指すのにおすすめです。
また、LINEの友達追加から予約ができることで、顧客の囲い込み対策にもなります。詳しい追加オプションの内容に関しては、以下の記事を参考にしてみてください。
予約集計で経営をサポート
予約方法や顧客の属性（新規・既存）に分け、予約方法やクーポン使用の有無などで、予約内容を集計し、最適な集客戦略のサポートをします。
また、POSシステムと連携すれば、担当別売上や予算実績など、より詳細なレポートの自動作成も可能です。売上集計・分析ができる予約システムなら、美容サロンの経営に役立つ体系的な分析ができておすすめです。
予約集計の機能に関しては、以下の記事も参考にしてみてください。
5か国語の多言語対応
リザービアは店舗画面・顧客画面どちらも「日本語・英語・中国語（簡体字/繁体字）・韓国語・タイ語」の5カ国語に対応。外国人スタッフの雇用や、日本に滞在する海外の方が利用する際も安心です。訪日外国人旅行客も増加しつつある中、多言語に対応することで競合と差別化できるのが大きなメリットだといえます。
多言語対応に関する詳しい機能については、以下の記事も参考にしてみてください。
Web予約システムを選ぶなら「サロンに合った機能が使えるか？」の確認が大切！
美容サロンが予約受付・管理、集客に活用できる予約システムには、幅広い種類があります。GoogleフォームやWordPressの無料プラグインを活用する方法や、無料の予約システム・アプリを有効活用する方法など、予約システムの種類はさまざまです。
美容サロンに予約システムを導入するなら、美容サロンに特化した機能をもつ予約システムを選ぶのがおすすめです。自分の店舗に合った予約システムや必要な機能を満たしているシステムを選んで、店舗の売上や業務の効率化につなげていきましょう。
引用
STORES：予約公式ホームページ
tol：公式ホームページ
RESERVA：公式ホームページ
SELECTTYPE：公式ホームページ
RESERVEN：公式ホームページ
