歯科医院では、患者の予約行動の変化やスタッフの人手不足など、さまざまな課題が増えています。従来の電話予約だけでは対応が難しく、患者満足度や業務効率の低下につながるケースも少なくありません。
そこで注目されているのが、スマートフォンやパソコンから24時間いつでも利用できる予約システムです。
本記事では、歯科医院が予約システムを導入するメリットや注意点・おすすめの予約システムなどを紹介します。患者とスタッフ双方にとって、便利で効率的な予約管理を実現するための参考にしてください。
目次
歯科予約システムとは？
歯科予約システムとは、患者がパソコンやスマートフォンなどから24時間いつでも診療予約を取れるようにする、歯科医院向けの予約管理ツールです。従来は電話や窓口での対応が主流でしたが、受付時間外は対応が難しく、スタッフの業務負担や予約の取りこぼしといった課題がありました。
一方、予約システムを導入することで、患者自身が希望日時を確認しながらスムーズに予約できるため、利便性が大幅に向上します。また、医院側も空き状況を一元管理でき、ダブルブッキングを防いだり、キャンセル対応を自動化したりと、業務効率の改善も。
近年では、LINEやメールと連携したリマインド機能を搭載したり、電子カルテと連携したりと、多機能化も進んでおり、患者満足度の向上と医院経営の効率化の両面から注目されています。
なぜ歯科医院に予約システムが必要なのか
歯科医院を取り巻く環境は大きく変化しており、従来の予約対応ではカバーしきれない課題も増えています。そこで注目されているのが予約システムの導入です。
ここからは、なぜ歯科医院に予約システムが必要なのか、その理由について見ていきましょう。
患者の予約行動の変化
スマートフォンの普及は、患者の予約行動にも大きな影響を与えています。総務省の調査によると、2024年時点で情報通信端末の世帯保有率はモバイル端末全体で97.4％、スマートフォンはそのうちの90.6％と、非常に高い普及率を示しています。
こうした背景から、医療機関でも「インターネットで手軽に予約できること」が重要視されるようになりました。
電話受付のみの体制では、日中忙しい患者にとっては予約のハードルが高くなり、他院に流れてしまう可能性も。こうした変化に対応するためにも、オンライン予約は重要な導入施策といえるでしょう。
引用元
総務省｜令和6年版 情報通信白書｜情報通信機器・端末
人手不足や業務効率化の必要性
厚生労働省の令和4年の発表によると、歯科医師数は前年比で2,176人減少し、減少率は約2.0％です。このように歯科業界では慢性的な人手不足が深刻化しており、限られたスタッフで多くの業務をこなす必要があります。
特に電話や窓口での予約対応は時間と労力を要し、診療以外の負担が増大しています。予約システムを導入することで、予約管理の自動化やキャンセル対応がスムーズになり、スタッフの負担軽減と医院全体の業務効率化が期待できるでしょう。
引用元
厚生労働省｜令和４(2022)年医師・歯科医師・薬剤師統計の概況
歯科医院が予約システムを導入する4つのメリット
予約システムは患者の予約利便性を高めるだけでなく、医院の運営効率化や経営改善にもつながる重要なツールです。ここからは、歯科医院が予約システムを導入する主な4つのメリットを見ていきましょう。
1. 24時間オンライン予約で予約機会を最大化
オンライン予約システムを導入することで、営業時間外や休診日でも、患者が自分の都合に合わせて予約が可能になります。これにより、電話受付の時間帯に予約が取れずに機会を逃すリスクを減らせます。
特に、仕事や育児で日中の電話対応が難しい患者にとって、24時間いつでもアクセスできる予約手段は大きな利便性となり、医院の予約数増加にもつながるでしょう。
2. 受付業務の効率化とスタッフ負担の軽減
予約システムの導入により、電話対応や手書きの予約帳管理といった受付業務の負担が大幅に軽減されます。自動で予約を受け付け、変更やキャンセルもオンラインで完結するため、スタッフの負担が減り業務効率が向上するでしょう。
スタッフは患者対応や診療準備など本来の業務に集中でき、医院全体のサービス品質向上にもつながります。限られた人員での運営が求められるなかで、受付業務の効率化は非常に重要なメリットです。
3. 無断キャンセル・予約忘れの防止
無断キャンセルや予約忘れは、医院の診療計画に大きな影響を与え、収益にも直結します。多くの予約システムには、LINEやメールでのリマインド通知機能が搭載されており、予約前日や当日に自動で患者へ通知を送ることが可能です。
これにより患者の予約忘れを減らし、キャンセル率の低減につながります。また、キャンセルが発生した場合も、システム上で空き枠の管理や再予約がスムーズに行えるため、効率的な診療体制の維持に役立つでしょう。
4. データ管理と分析による経営改善
予約システムは、単なる予約受付ツールではありません。予約状況やキャンセル率・患者の来院頻度などのデータを蓄積・分析することができます。
こういった情報を活用することで、混雑時間帯の把握や患者動向の分析が可能になり、効果的なマーケティング戦略や診療体制の見直しに役立ちます。データに基づく経営改善は、医院の収益向上と患者満足度アップの両立ができるでしょう。
予約システムを導入する際の注意点
予約システムは多くのメリットをもたらしますが、一方で導入コストや操作面での課題・システム障害のリスクなど注意すべきポイントも存在します。医院の規模や患者層に合ったシステム選びと、トラブルへの備えが重要です。
ここからは、予約システムを導入する際の注意点について見ていきましょう。
初期費用や月額コストがかかる
予約システムの導入には、初期費用や月額利用料・追加オプション料金などがかかる場合があります。医院の規模や運営スタイルに合わせて、費用対効果をしっかり検討することが重要です。
特に料金体系が不明瞭なサービスは、後から予期せぬ費用が発生する可能性があるため注意が必要です。導入前に費用の詳細やサポート内容を確認し、無理なく継続できるシステムを選びましょう。
インターネットに不慣れな患者にも配慮が必要
高齢者をはじめ、ネット予約の操作に慣れていない患者も一定数存在します。そのため、Web予約のみにしてしまうと、予約しづらくなってしまう患者が出てしまうリスクも。
電話予約と併用するなど、多様な予約手段を用意し、誰にとっても使いやすい体制を整えることが大切です。患者の利便性を考えた柔軟な対応が、信頼関係の維持にもつながります。
通信トラブルやシステム障害のリスク
クラウド型の予約システムはインターネット環境に依存しているため、通信障害やサーバーのトラブルが発生すると、システムが利用できなくなるリスクがあります。
これに備えて、定期的なデータのバックアップや、オフラインでの対応策が用意されているか確認することが重要です。また、トラブル発生時のサポート体制が充実しているかどうかも、導入前にしっかり確認しておきましょう。
主要な歯科予約システム3選
予約システムは多数ありますが、ここでは歯科医院向けに特化した3つのシステムを紹介します。それぞれの特徴や機能を比較し、自院に合った予約システム選びの参考にしてください。
デンタマッププラス
出所：デンタマッププラス公式Webサイト
デンタマッププラスは、歯科医院専用のオンライン予約システムで、患者からの24時間予約受付に対応しています。予約管理だけでなく、予約キャンセルや変更にも柔軟に対応可能です。
さらに、予約状況をリアルタイムで確認できるため、効率的な診療スケジュール管理が可能となっています。操作性もシンプルで、スタッフの負担軽減に役立つ設計です。
引用元
dentamap plus
デンタルアクセス
出所：デンタルアクセス公式Webサイト
デンタルアクセスは、歯科医院向けの予約管理と顧客管理を統合したクラウド型システムです。Web予約機能だけでなく、患者情報の一元管理や診療履歴の管理も可能で、医院の経営効率化に貢献します。多様な機能が搭載されている一方、操作は直感的で使いやすく、導入後のサポートも充実している点が特徴です。
引用元
デンタルアクセス
DentNet
出所：DentNet公式Webサイト
DentNetは、全国の歯科医院向けに提供されているオンライン予約システムです。患者が24時間いつでも予約できる環境を整え、医院の予約受付業務を自動化します。
予約状況の見える化やキャンセル管理機能も備えており、スムーズな診療運営をサポートします。また、システムはクラウドベースで、場所を選ばずアクセス可能な点も利便性の高いポイントです。
引用元
デントネット
歯科医院におすすめの予約システム「リザービア」
リザービアは、整体院や治療院などで多数の導入実績を持つ予約システムです。歯科医院向けにも強みを発揮し、GoogleやLINE連携・・丁寧なサポート体制など、予約業務の効率化と患者満足度の向上を同時に実現できます。ここからは、リザービアの主な特徴を紹介します。
Google・LINE連携で予約ハードルを軽減
リザービアは、GoogleマップやGoogle検索に表示される「予約」ボタンから直接予約できる、「Googleで予約」に対応しています。さらに、LINE公式アカウントと連携することで、患者は普段使い慣れたLINEから手軽に予約できるようになります。
LINE上でのリマインド通知も行えるため、予約忘れや無断キャンセルの防止にもつながるでしょう。
充実のサポート体制で安心の導入と運用
導入時に、専任スタッフによるマンツーマンの初期設定サポートが受けられます。導入後も電話・メール・チャットによる迅速なサポート対応が用意されており、初めて予約システムを導入する歯科医院でも安心です。
さらに、他院での成功事例や運用ノウハウの提供もあり、継続的な運営をしっかりと支援します。
決済サービス「サロンペイ」で会計もスムーズに
リザービアには、オンライン決済機能「サロンペイ」が標準搭載されています。患者が予約時にクレジットカードを事前登録することで、来院時のスムーズなキャッシュレス決済が可能です。また、無断キャンセル時には、登録カードからキャンセル料を自動で請求できるため、機会損失の防止にも役立ちます。
業務効率と使いやすさを両立するリザービアの魅力
歯科医院においては、スマホ普及による患者の予約行動の変化や慢性的な人手不足を背景に、予約システムの導入が不可欠となっています。オンライン予約による利便性向上・受付業務の効率化・無断キャンセル防止・データ活用による経営改善など、多くのメリットが期待できます。一方で導入コストや操作面の配慮、システム障害のリスクも考慮しましょう。
リザービアはGoogleやLINE連携・充実のサポート体制・オンライン決済機能「サロンペイ」などのさまざまな機能を備え、使いやすさと業務効率を両立します。導入を検討してみてはいかがでしょうか。
