美容室やエステサロンなどの仕事場で、お客様やスタッフに対して送信する機会が考えられる「リマインドメール」。しかし、リマインドメールを送るタイミングや書き方に気をつけなければ失礼だとみなされたり、メールの効果が低くなってしまったりします。
本記事では、そもそもリマインドメールとは何か、メールを送るべき3つのタイミングについて解説。加えて、基本的な書き方や返信の仕方、実際に使える例文を紹介します。
リマインドメールを仕事で有効活用したいと考えている方は、参考にしてみてください。
目次
リマインドメールとは？
リマインドメールとは、お客様に予約したことを思い出してもらうために送るメールのことです。予約をしたお客様に予約の内容や店舗の情報を送り、店舗への来店を促すことができます。
リマインドメールはEメールのほか、LINEなどのSMSのショートメッセージを利用して送ることも。リマインドメールを送ることでどのようなメリットが有るのかを紹介します。
ビジネスの場面におけるリマインドメールの役割とは？
リマインドメールを美容室やエステサロンなどのビジネスの場で有効活用すると、お客様への予約確認やスタッフへの重要な連絡事項の再確認など、きちんと情報が伝わっているのかを確認したい場面で役立ちます。
こちらにとっては重要な日程や情報を伝達したつもりでも、相手にとっては数ある連絡事項の内の一つで、もしかすると連絡を見逃している可能性も。しかし、リマインドメールを適切なタイミングや頻度で送信することで、仕事上の重要な予約や連絡漏れを防げる可能性が高まります。
また、お客様と接点を持ち続けるために、感謝メールやキャンペーン情報などのリマインドメールを送信するのも重要な役割です。
「督促」などの類似語との違いは？
リマインドメールとよく間違われる言葉として、「督促」という言葉が使われることがあります。督促は「誰かに何かを要求する」というニュアンスが含まれているので、「確認」の意味が主なリマインドメールとは、意味合いが少し違うと覚えておきましょう。
リマインドメールを送るべき3つのタイミング
リマインドメールはむやみに送ればいいというものではありません。以下の3つのタイミングに沿って送ることで、リマインドメールの効果を最大限に生かすことができます。
- 取引先からしばらく連絡が返ってこない
- 重要な商談や会議が近づいている
- 店舗でスタッフ同士の行事が開かれる
リマインドメールを送るべきタイミングとメールを送る効果について確認して、実際にリマインドメールを送る際の参考にしてみましょう。
1.取引先からしばらく連絡が返ってこない場合
美容室やエステサロンで備品の納品を依頼している業者や内装業者など、日々の業務で関わり合いがあって、緊急度の高い連絡をする場合を想定しましょう。
リマインドメールで連絡事項を確認しないと、日々の業務や店舗の運営スケジュールに影響を及ぼす可能性もあるでしょう。このような場合、取引先から確認の連絡がないなら、リマインドメールを送信するべきです。
2.重要な商談や会議が近づいている場合
重要な商談や会議が近づいている際の確認メールとして、リマインドメールを活用するのもおすすめです。とくに取引先との重要な商談や店舗間で実施される大きな会議など、出席者全員にもれなく情報を伝達したい場合は、リマインドメールを送るべきでしょう。
3.店舗でスタッフ同士の行事が開かれる場合
美容室やエステサロンの店舗で歓送迎会などの行事を催す場合、予定の日時や必要なものなど、必要な情報を参加者にもれなく伝える必要があります。行事開催日の直前にリマインドメールを送ることで、参加者全員に間違いなく情報を伝えられるでしょう。
リマインドメールの基本的な5つの書き方
リマインドメールの書き方にはいくつかのルールがあります。具体的には、以下の5点を覚えておくことが大切です。
- メールには起承転結をつける
- タイトルで内容がわかるようにする
- メール内容は5W1Hで簡潔に書く
- ビジネスマナーに則ったメールを書く
- 誤字・脱字がないか不自然な文章ではないか確認する
これらのルールをおさえて、ビジネス上の失礼がなく、相手に伝わりやすいリマインドメールの作成を目指しましょう。
1.メールには起承転結をつける
リマインドメールを書く際は、起承転結をつけて文章を書くようにしましょう。こちらが伝えたい内容を記載して、必要な情報を伝達してから、本当に理解しやすい文章の流れになっているか、第三者にチェックしてもらうのがおすすめです。
リマインドメールを送った理由を明確に伝えて、確認事項を記載することで、相手に伝わりやすいリマインドメールになるでしょう。
2.タイトルで内容がわかるようにする
リマインドメールに限らず、すべてのメールで重要なのが読みやすいタイトルをつけることです。どれだけ重要なリマインドメールでも、一目で重要性に気がつかないようなタイトルだと、リマインドメールを読んでくれない可能性もあります。
重要度の高いリマインドメールを送信する時にこそ、具体的な日時や行事の名前をタイトルに入れて重要性をアピールしましょう。そして、すべての人に読んでもらえるタイトルを心がけてみてはいかがでしょうか？
3.メール内容は5W1Hで簡潔に書く
リマインドメールを書く際は、5W1Hを意識して具体的な内容を意識しましょう。
- When：いつ
- Where：どこで
- Who：だれが
- What：何を
- Why：なぜ
- How：どのような
これらの内容をリマインドメールを書く際に意識することで、メールの内容に具体性が生まれて、伝わりやすいメールを執筆できます。
4.ビジネスマナーに則ったメールを書く
リマインドメールを書くシチュエーションは、お客様への予約確認やスタッフ、取引先に対して重要事項の確認をする場面が想定されます。そのため、誰に対しても失礼のないビジネスマナーを遵守したリマインドメール作成を心がけるべきです。
5.誤字・脱字がないか不自然な文章ではないか確認する
リマインドメールは確認メールとはいえ、きちんとした文章で誤字・脱字がないようにチェックしてから送信するのがマナーです。多少の誤字・脱字でも、メールを受け取った相手から「信頼できない」と思われてしまう原因になります。
リマインドメールを送信する前には、必ず誤字・脱字がないかチェックして、相手の信頼を失わないようなメール作成を心がけましょう。
【シチュエーション別】リマインドメールの例文
リマインドメールの基本的な書き方のほかにも、シチュエーション別にふさわしいメールの書き方は変化します。
- お客様に対しての予約確認メール
- 予約前日のリマインドメール
- 一度サービスを体験したお客様に対してのメール
- お客様の誕生日を祝福するメール
- サロンのお得なキャンペーンを伝えるメール
シチュエーション別のリマインドメールの書き方をおさえて、状況に応じた相応しいリマインドメールを作成しましょう。
1.お客様に対しての予約確認メール
タイトル：〇〇さま。ご予約していただき誠にありがとうございます
本文：この度は当店をご予約いただき誠にありがとうございます。お客様のご予約日時は◯日◯時◯分です。当日は混雑状況により、待合室で多少の時間お待ちいただく可能性もございます。あらかじめご了承ください。
締め：当日は〇〇さまのご来店をスタッフ一同、心よりお待ちしております。
2.予約前日のリマインドメール
タイトル：〇〇（店名）ご予約日時のご確認
本文：明日◯時◯分にご予約を承っております。〇〇（店名）の〇〇（担当者名）です。予約の確認のためのご連絡させていただきました。
締め：お店の位置情報や連絡先は〇〇です。何かご不明点や疑問点がございましたら、遠慮なくお問いわせください。
3.一度サービスを体験したお客様に対してのメール
タイトル：〇〇さま。この度は当店をご利用くださり誠にありがとうございました。
本文：この度は当店のサービスをご利用くださり、誠にありがとうございました。当店のサービスにご満足頂ければ幸いです。また機会がございましたら、スタッフ一同、〇〇さまのご来店を心よりお待ちしております。
締め：また、お手数ではございますが、当店の施術に関する意見がご要望がございましたら、ぜひご連絡いただけると幸いです。
4.お客様の誕生日を祝福するメール
タイトル：〇〇さま。お誕生日おめでとうございます。
本文：以前〇〇さまに利用していただいた〇〇（店名）の〇〇（担当者名）です。〇〇さまにとって、実りあるよい1年になりますよう心より祈っております。
締め：〇〇さまのお誕生日を祝して、当店では割引キャンペーンを実施します。機会があればご利用していただければと思います。
5.サロンのお得なキャンペーンを伝えるメール
タイトル：〇〇さま。お得なキャンペーン情報のお届けです。
本文：お世話になっております。〇〇（店名）の〇〇（担当者名）です。いつも当店をご利用してくださるお客様へのお得なキャンペーンのお知らせです。今ご予約していただくと、通常価格から〇〇%引きの値段でご提供しています。
締め：お得なこの機会にぜひ当店をご利用ください。スタッフ一同、〇〇さまのご来店を心よりお待ちしております。
スタッフ同士のリマインドメールに対する返信は？
スタッフからリマインドメールに対する返信をする際には、以下の点に注意しましょう。
- リマインドメールには素早く返信する
- メールを読んだら必ず返信する
- 返信が遅れたら必ず謝罪する
スタッフ同士でリマインドメールを送る場合というのは、重要な情報の確認であったり、直近に迫った商談や会議・行事に関するお知らせであったりするケースがほとんどです。
そのため、リマインドメールはできるだけ早く読んだうえで必ず返信して、相手にリマインドメールを確認したことを伝える必要があります。もしリマインドメールへの返信が遅れる場合は、謝罪の言葉を一言添えておくと、相手からの印象もいいでしょう。
メールよりも効果的！LINEのトークにリマインド通知
予約システムを導入しているサロンでは、メールなどで予約前日などの通知を自動送信していることと思います。ですが、予約システムを利用していないためにメールを毎回手作業で送信しているサロンもあるのでは？
毎回、予約日の前日にメールを作成して一人一人に送信するのは手間がかかります。また、メールによるリマインドメールの送信は迷惑メールに振り分けられてしまったり、見逃されてしまうリスクがあります。
そこで、LINEでリマインドメールを送ることをおすすめします。LINEなどのSMSはメールに比べてメッセージが届いたことが分かりやすいため、リマインドメールを見落とすことが少ないのがメリットです。
LINEミニアプリとリザービアを連動させると、予約情報は自動的にLINE内の「Service Messages」トークに送信されてお客様のLINEに通知をすることが可能になります。
LINEのトークに届くので、迷惑メールに振り分けられてしまったり、見逃してしまうといったリスクも避けることができ、ドタキャン抑制&お客様の利便性UPにつながります。
3つのタイミングで送信可能
通知は3つのタイミングでお客様に送信されます。
- 予約完了時
- 予約前日などのリマインド
- 予約キャンセル時
みなさんはプライベートでメールを頻繁にチェックしていますか？
現在ではメールを利用する機会が減っている方もいるため、メールは見落としてしまうことが多くなってしまいます。日常的に使っているLINEであればリマインドが目に触れやすく、予約を忘れていてドタキャンしてしまうというケースも減らすことができます。
LINE内の「Service Messages」は自動送信のみとなっているので、お客様からメッセージを受け付けたり、トーク上でやり取りをすることはできません。LINE公式アカウントと併用することで、トークでのやり取りと予約の受付を併用することは可能です。
LINE公式アカウントにミニアプリの予約リンクを載せることができるので、一緒に活用していくことをオススメします。
LINE公式アカウントとLINEミニアプリの違いは分かりづらいものなので、以下の記事で2つの違いを解説しています。お時間がある時にこちらも合わせてご覧ください。
リザービアはLINEとも連携ができる
リザービアのLINE連携機能はリマインドメールの送信だけではありません。お客様にLINE公式アカウントをお友だち登録してもらうことでより便利に利用していただけるLINE連携予約についても解説します。
LINE連携予約は、リザービアと連携してLINE公式アカウントからかんたんに予約を受け付けられるようになる機能です。予約のやり取りがすべてLINEで行うことができ、予約の完了通知やリマインドメールの送信もできます。
LINE公式アカウントを活用することで、キャンペーンのお知らせやクーポンの配信もできるようになります。お客様に新たにアプリをダウンロードしてもらう手間なく、利用してもらいやすいので、リピート率をアップさせるのにおすすめです。
リマインドメールを送るべきタイミングと書き方をおさえて、ビジネスの場で有効活用していこう！
この記事では、リマインドメールの定義や送るべきタイミング、メールの基本的な書き方や、リマインドメールの具体例やスタッフ間の返信方法について紹介しました。
リマインドメールは重要な情報を確実に伝えるためのメールです。そのため、簡潔明瞭で伝わりやすいメール内容を心がける必要があります。
5W1Hやシンプルなタイトルづけを心がけて、お店が伝えたい情報をお客様や取引先、スタッフに対してメールでリマインドしていきましょう。
