予約システムを導入する方法とは?必要な機能が揃った予約システムを使おう

予約システムを導入する方法とは? 機能が揃った予約システムを使おう
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予約の一元管理
  • 複数の集客サイトを使っている
  • それぞれの媒体で設定が面倒
  • 予約のダブルブッキングが起こる
  • 既存集客がおろそか


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サロンでは電話やメール、Web予約などさまざまな方法で予約が入ります。これらの予約情報を管理するには予約システムを導入すると便利です。予約システムには予約情報の管理以外にも、サロンの業務を効率化できるさまざまな機能があります。

今回は予約システムの導入について、必要な機能やメリットなどを紹介していきます。

予約システムを導入するメリット

予約システムを導入するメリット

予約システムを導入することは、どのようなメリットがあるのでしょうか。予約システムは予約の管理だけでなく以下の機能が含まれているとよりメリットを実感できます。ここからは予約システムを導入するメリットを4つ紹介します。

予約の対応を自動化できる

1つ目のメリットは、予約対応を自動化できることです。電話やメールは対応に時間をとられたり、予約台帳に1つ1つ書き込んだりする必要があります。予約システムを導入すると、電話やメールでの対応をする時間が少なくなり、スタッフの負担を削減できます。
また、手作業で記入するよりも、より正確に顧客の情報を管理できます。お客様が予約した時点で、自動的に予約システムに書き込まれるので手間を省け、ミスを減らせます。

営業時間外でも予約の受け付けができる

2つ目のメリットは、営業時間外でも予約の受け付けができることです。24時間365日予約が受け付けられるため、営業時間内に予約できないお客様には大きなメリットになります。

またお店側としても、予約機会の損失を減らせます。営業時間内のみの予約受け付けの場合は、お客様が営業時間まで予約するのを待つ必要があり、手間がかかります。しかし、24時間365日予約が受け付けられるようになれば、予約の取りこぼしが減り、売り上げアップに繋がります。

予約の状況をリアルタイムに把握ができる

3つ目のメリットは、予約の状況をリアルタイムでスタッフ全員が共有し、把握できることです。予約システムで受け付けた予約は自動的にスタッフ間で共有可能な予約台帳に反映され、リアルタイムで予約状況を確認できます。

予約状況がすぐに一括にまとめられ、スタッフ一人一人が共有できるので、予約のバッティングなどのミスが減り業務を円滑に行えます。忙しくスタッフ間で直接コミュニケーションがとりづらい状況でも、予約システムを見ることでスタッフ間でスケジュールを確認できます。

顧客情報を集めて管理ができる

4つ目のメリットは、予約すると同時に顧客情報を収集し、管理ができることです。わかりやすく顧客情報を管理し、分析をすることは、サービスの考案やマーケティングを行う上で重要です。リピーターに繋がるキャンペーンなども効果的に実施しやすくなります。
関連記事:美容業界のマーケティング戦略&収益UP法を徹底分析!

そのためにも顧客情報をよりスムーズに管理し、共有できる環境をつくることが大切です。顧客情報をさまざまなツールから予約を受けた中で手作業で記入していくのは時間のロスに繋がります。

予約システムを導入するデメリット

予約システムを導入するデメリット

予約システムを導入することで起こるデメリットはなんでしょうか。メリットだけでなく、デメリットも理解し、自店に合った方法を取捨選択しましょう。また、事前にデメリットを把握することで解決方法も考えることができます。ここからはデメリットを2つ紹介します。

システムを作るのに手間やコストがかかる

1つ目のデメリットは予約システムを作るのには手間やコストがかかることです。予約システムを自社でつくるのは、IC系などの分野に詳しいスタッフがいなければ難しいでしょう。

予約システムを外注する際は、コストがかかります。初期費用や月額費用など導入するシステムによって値段はさまざまです。自社の規模に合った価格帯やどのようなツールが入ったものを選ぶかを考える作業も必要です。

運用やメンテナンスに手間がかかる

2つ目は予約システムの運用には、メンテナンスに手間がかかることです。手作業で紙の予約台帳に記入する際は、システムのメンテナンスを行う必要性はありません。しかし、予約システムを導入した場合は、定期的にメンテナンスを行う必要があります。

個人情報など大切な情報が詰まっている予約システムなので、定期的にメンテナンスを行い、脆弱性を修正するためのアップデートやバックアップを行わなければなりません。その際に時間や手間がかかることが考えられます。

手軽に予約システムを導入する方法

手軽に予約システムを導入する方法

手軽に予約システムを導入する方法を知って、導入に向けて検討してみましょう。ここからはコストを押さえつつ、予約システムを取り入れる方法について3つ紹介します。コストをかけずに予約システムを導入したいサロンの方は参考にしてみてください。

Googleのサービスを利用する

1つ目は、Googleカレンダーやフォームなどを使ってつくる方法です。Googleカレンダーを使用し、簡単に予約システムをつくることができます。

Googleカレンダーはクラウド上にカレンダーを作成する機能があります。オンラインでさまざまな端末からアクセスすることができるため、パソコンやスマートフォン、ブラウザを問わず管理できます。随時、カレンダーを更新できるため、予定を管理するのにとても便利です。
関連記事: Googleカレンダーで予約を管理する方法を解説

WordPressのプラグインを利用する

2つ目は、Wordpressのプラグインを使って作る方法です。プラグインを利用すると、新たにできることが増えます。プラグインを行うことで、WordPressの機能が拡張し、標準装備以外の機能を使えるようになります。

この機能の中には、予約システムを作れるものもあります。これを導入することでWebサイトに予約システムを設置できます。

しかし、細かいカスタマイズをしたい場合には自分でプログラミングを行う必要があります。さらに、プラグインには脆弱性が見つかることも。個人情報漏洩のリスクがあり、個人情報が流出することは大きな損害になるので管理には注意が必要です。

予約システム作成ツールを利用する

3つ目は、予約システム作成ツールを使って作る方法です。予約システム作成ツールは、簡単な作業で予約システムを作成できるのが特色です。

より簡単にスピード感を持って予約システムを導入したいというサロンの方は、予約システム作成ツールをおすすめします。具体的な使い方としては、用意された予約フォームを自社の目的に合わせてカスタマイズしていきます。それを、Webサイトに埋め込むことで利用が可能です。

予約フォーム以外にも、さまざまな機能が備えられていることが多く、カレンダーとの連携やMAツール、チャットツールなどとも連携できるものもあります。カスタマーサポートなどのサービスがあることもあり、わからない点があればすぐに質問できるのも導入のハードルが下がるポイントです。

予約システムに必要な機能

予約システムに必要な機能

ここからは、予約システムに必要な機能を紹介していきます。調べるとたくさんの予約システムがあり、どれを導入したらよいか迷ってしまうことでしょう。

必要な機能を把握して、より使いやすいシステムの導入をすることが大切です。適切な予約システムを選択し、サロン業務の効率化を図りましょう。

予約管理機能

自店に合う予約管理機能を選びましょう。予約と一言で言っても、お客様がどのようなやり方で予約できるかが予約タイプによって異なります。

  • サロンが事前にスケジュールを設定した中から予約時間を選べるタイプ
  • お客様が自由に時間を選択できるタイプ
  • お客様が自由に時間とスタッフを指定するタイプ

美容院やホテルなど業態や、お店の規模によっても適した予約タイプが異なります。自店に合う予約タイプを考えることが大切です。例えば美容院では、ホテルとは違ってスタイリストを予約の時点で選ぶ必要があることも。このような機能が備わっているかを確かめて導入する必要があります。

他のサービスとの連携機能

他のサービスとの連携機能があるのかも大切なポイントです。美容院やサロンの場合は、いくつかのSNSやサイトから予約を受け付けている場合、他の予約サイトからの予約を連携できなければ、予約システムとして機能しにくくなります。

予約システムが、SNSや他の予約ツールとの連携ができ、予約を一括で管理できるかどうかを確認しましょう。また、外部サービスと連携することで、決済の多様化や顧客情報を入力する手間を減らすことができるなどさまざまなメリットも考えられます。

他のサービスやSNSをいくつ使っているのかを確認し、今後予約ツールを広げるのかも検討しながら予約システムを選んでいきましょう。

インスタ連携予約
  • 指名予約を増やしたいスタイリスト/ネイリスト
  • インスタグラムで集客したい方
  • DMでのやりとりが面倒と感じている方
  • 予約はリザービアで一元管理


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顧客管理機能

顧客管理機能は顧客情報を管理し、分析機能がついているものは、予約者のデータを一覧にして保存できます。効率的に顧客データをまとめることで、アフターフォローなどリピーター獲得に向けた施策を効果的に行えます。

具体的な機能の内容としては、予約者のデータのCSV形式や、Googleスプレッドシートによる出力などがあります。また、SFAと呼ばれる、営業支援システムと連携もできるので、顧客情報をまとめるだけでなく、その後の営業に繋げることができます。
関連記事:サロンの顧客管理システムがおすすめな理由と選び方のポイント

メッセージ送信機能

メッセージ送信機能は、自動でリマインドメールを送信したり、一斉メール送信したりできます。予約管理システムは登録時に、お客様のメールアドレスも登録します。

この情報をもとに、予約確定後の確認メールや、予約日付近でのリマインドメールを自動で配信します。確認メールやリマインドメールはお客様の安心感を感じてもらえます。また、確認を行うことで、お客様の来店日忘れのミスを防げます。

また、DMやメールマガジン、クーポンなどを定期的に配信することも可能です。メールによるマーケティングも行うことができ、リピーター獲得に繋がりやすくなります。
関連記事:エステ・美容サロンがDMを利用するメリットと活用のコツ

美容室やサロンに合わせた機能があるかをチェックしよう

美容室やサロンに合わせた機能があるかをチェックしよう

機能は、業種や形態によって合うものを選択する必要があります。予約システムのサイトを確認して、導入企業や導入実績を参考にしましょう。性能や価格に目が行きがちですが、実際に同業種の導入実績があるかどうかは大切なポイントです。

人気の高品質な予約システムだからといって、業種が異なれば使いやすいとは限りません。必要な機能や使用感は業種や規模によって異なります。同業種の導入実績が多く、自社と同業か、近い業種がどの予約システムを導入しているかを知ることが大切です。

同業種の導入実績が多い予約システムは、その業種で必要な機能が揃っていて使いやすいことがわかります。特徴や傾向を把握し、サポートがついているものだとより安心です。

美容室やサロンにおすすめの予約システムリザービア

ここからは、美容室やサロンでおすすめのリザービアの予約システム機能について紹介します。リザービアは美容院やサロンでの導入実績が多数ある予約システムなので、美容業界のオーナー様は参考にしてみてください。

かんたんに予約ができる

リザービアの予約システムは、簡単な操作でお客様が予約できます。会員登録が不要で、最短20秒で予約が行えます。手間を省き、お客様が予約しやすい環境を整えることで、予約ロスを減らせます。

また、専用の予約アプリの「サロンカード」でポイントカードの管理も行えます。アプリでポイントの管理ができるので、スタンプカードのデジタル化が可能になります。お客様はアプリで管理できるので、ポイントカードをなくす機会を減らせます。

その他にも、お友達紹介機能、過去予約履歴からのカンタン予約、口コミ投稿、クーポン受信が行えます。既存顧客の囲い込みに繋げやすい機能がたくさん備わっています。

ポータルサイトやSNSの予約も一元管理ができる

ポータルサイトやSNSの予約情報も一元管理できます。自動で予約情報を取り込むことができて便利です。最近では、LINEやInstagramなどのSNSからの予約を受け付けている美容室やサロンも増えてきています。

お客様も予約サイトからではなく、SNSでお店を検索して予約をすることが増えてきています。お客様のトレンドにいち早く対応することは来店者数アップに繋がります。

リザービアの予約システムは、予約サイトからの予約受け付けの管理だけでなく、LINEやInstagramから予約を受け付けて一元管理できます。さまざまな媒体からの予約を一元管理することで業務をより効率的に行えます。

InstagramやLINEと連携できるサービスはオプションの機能で追加料金がかかります。自店で導入すべきかどうかを事前によく検討しましょう。

下記のリンクで美容院の予約管理システム選びを行う時に、事前に確認すべきポイントについてまとめているので参考にしてみてください。

美容院の予約管理システム選びで確認すべき4つのポイント

LINE連携予約
  • サロンのリピート率を増やしたい
  • クーポンサイトを脱却したい
  • LINEでの予約管理が大変
  • 予約はリザービアで一元管理


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美容室やサロンに合わせたメニュー設定

美容室やサロンに合わせた機能があるかをチェックしよう

美容室やサロンでは、お客様が予約する際に、メニューごとのオプション機能やサロンのクーポンなど、柔軟に設定できる必要があります。これは美容室やサロンに特化した予約システムでないと備わっていない機能です。

リザービアの予約システムは、上記のような美容室やサロンで予約する際に必要な項目が揃っています。お客様はかんたんな操作で、予約する際に、必要なオプションメニューを追加で選択できます。

クーポンやスタイリストも予約の際に選べるので、お客様は必要な項目を選ぶだけでスムーズに予約を進められます。

予約の時に、細かく選択して自分の望みに合う施術を受けられたり、クーポンで予約できたりすることは、お客様の満足度や安心感に繋がります。美容室やサロンで予約システムを導入する場合は、メニューなどを細かく選択できるかどうかを確認しましょう。

柔軟に設定できるクーポンを集客に活用できる

予約に使える機能だけでなく、既存顧客に向けたクーポンの発行も行えます。顧客情報を一元管理しているので、既存顧客に向けたアフターメールやクーポンの発行も簡単な操作で一括でできます。

お客様の中には、クーポンがあることで予約しようと考える方もいます。店の利益に繋がるように効果的にクーポンを発行し、お客様にもサービスを喜んでもらいましょう。

美容室やサロンでは、リピーターを獲得するための施策は重要です。新規顧客だけでなく、既存顧客に向けても効果的にクーポンを発行することは大切です。その為にも、顧客情報を一元管理し、常に分析や仕分けのできる環境を整えることがポイントです。

顧客情報を管理してメッセージを送れる

このようにリザービアの予約システムは、美容室やサロンに特化した予約システムです。予約に関する網羅性はもちろん、顧客情報を分析することができ、その後のマーケティングに活かせるサービスです。

リザービアの予約システムを導入することで、自動メッセージ送信や、クーポンつきのDMなど、いろいろな角度からお客様にサービスを提供できます。顧客情報は管理するだけではもったいないです。

顧客情報を分析し、リピーターの獲得の為にも、その後のマーケティングに活かしていくことが大切です。このように、施策を打つことで、よりお客様に喜ばれる美容室やサロンを目指しましょう。

充実のサポート体制

予約システムを導入したあとも使い方やトラブルなど、わからないことがその都度あることでしょう。このような場合に、リザービアの予約システムには、充実したサポートがついています。

電話やメールでの対応はもちろん、24時間可能なチャット機能もついています。急なトラブルがあったときもサポートがついていれば安心できます。また使い方などのサポートだけでなく、集客についてのアドバイスも行っています。

集客のアドバイスまで聞けるのは心強いサポートになります。予約システムを導入することでお店の経営をよりよくするアイディアが増えます。アフターフォローがしっかりしているので、複雑な操作が苦手なオーナー様も安心できます。

無料:美容サロンに特化したリザービアの機能について問い合わせる

美容室やサロンで使いやすい予約システムを導入しよう

予約システムを導入する方法についてご紹介しました。ただ導入したらいいというわけでなく、必要な機能が充実した予約システムを選ぶことが大切です。初めて予約システムを導入する時は、リザービアのように必要な機能が揃ったシステムがスムーズに導入できます。

美容室やサロンに合った予約システムをお考えの方は、リザービアをおすすめします。導入実績やその他のサービスもチェックしてみてください。

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